Kung walang papel ay wala ka! At sa isang piraso ng papel - isang negosyante na nagsasagawa ng kanyang negosyo nang matapat at propesyonal. O isang karampatang accountant na tumutulong sa kanya. Tamang disenyo ang mga dokumento sa accounting ay mahalaga din para sa pagbuo ng data accounting, at upang matukoy ang mga obligasyon sa buwis ng organisasyon. At kung gusto mong protektahan kung ano ang pinakamahalaga, huwag tratuhin ang mga dokumento nang maluwag, at maingat na pag-aralan kung anong mga kinakailangan ang dapat nilang matugunan. Kahit papaano basahin mo muna ang artikulong ito!

Ang mga espesyalista sa accounting at mga kinatawan ng maliliit na negosyo na nag-iingat ng mga rekord sa kanilang sarili ay kailangang malaman ang mga pangunahing kinakailangan para sa pamamaraan para sa paglikha, pagproseso, paglipat at pag-iimbak ng mga dokumento.

1. Konsepto ng isang dokumento

2. Mga uri ng pangunahing mga dokumento ng accounting

3. Mga anyo ng pangunahing mga dokumento ng accounting

4. Pag-apruba ng mga pangunahing dokumento ng accounting

5. Mga mandatoryong detalye ng mga dokumento ng accounting

6. Paghahanda ng mga dokumento sa accounting

7. Power of attorney para sa lagda pangunahing mga dokumento

8. Iskedyul ng daloy ng dokumento para sa mga dokumento ng accounting

9. Journal ng mga pangunahing dokumento

10. Pagwawasto ng mga dokumento ng accounting

11. Pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting

12. Responsibilidad para sa pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento

Kaya, pumunta tayo sa pagkakasunud-sunod.

1. Konsepto ng isang dokumento

Ang konsepto ng "dokumento" ay hindi isiniwalat sa mga regulasyon sa accounting. Gamitin natin ang kahulugang itinatag ng GOST R ISO 15489-1-2007:

Dokumento: makikilalang impormasyon na naitala sa isang tangible medium na nilikha, natanggap at pinananatili ng isang organisasyon o isang indibidwal bilang katibayan kapag kinukumpirma ang mga legal na obligasyon o aktibidad ng negosyo (sugnay 3.3 ng GOST).

Anong mga dokumento ang pangunahin? Ang mga pangunahing dokumento ay mga dokumentong naglalaman ng paunang impormasyon tungkol sa mga operasyon at proseso. Ito ang mga dokumentong batayan nito mga entry sa accounting.

Pangunahing mga dokumento ng accounting- ito ay mga dokumento na nagdodokumento ng mga katotohanan ng buhay pang-ekonomiya (sugnay 1 ng Artikulo 9 ng Batas Blg. 402-FZ ng Disyembre 6, 2011 "Sa Accounting").

Ang pangunahing kinakailangan para sa kanilang paghahanda ay ang mga pangunahing dokumento ay dapat na iguguhit kapag ang mga katotohanan ng buhay pang-ekonomiya ay nangyari, o kaagad pagkatapos ng kanilang pagkumpleto (kung ang gayong posibilidad ay umiiral).

Mga halimbawa ng pangunahing dokumento:

• mga papasok at papalabas na cash order,
• consignment note (ayon sa TORG-12 form),
• maagang ulat,
• impormasyon sa accounting.

2. Mga uri ng pangunahing mga dokumento ng accounting

Walang maayos na pag-uuri o pagpapangkat ng mga dokumento ng accounting sa anumang batas sa regulasyon.

Ang mga sumusunod na uri ng pangunahing mga dokumento ng accounting ay maaaring makilala depende sa:

1. mga lugar ng compilation:

• panloob,
• panlabas,

1. Mga form ng dokumento na ginamit:

• pinag-isa (nilikha ayon sa mga form na nilalaman sa mga album ng pinag-isang mga form),
• non-unified (nilikha ayon sa mga form na binuo ng organisasyon nang nakapag-iisa),

1. uri ng daluyan ng imbakan:

• papel,
• electronic,

1. dami ng impormasyon:

• pangunahin,
• buod,

1. uri ng mga asset at pananagutan, mga lugar ng accounting:

• sa accounting ng mga fixed asset,
• sa accounting ng imbentaryo,
• accounting para sa mga accrual at pagbabayad ng sahod,
• para sa accounting ng mga transaksyon sa cash,
• ang iba ay katulad.

3. Mga anyo ng pangunahing mga dokumento ng accounting

Ang paghahanda ng mga dokumento sa accounting ay nagsasangkot ng paggamit ng parehong independiyenteng binuo at pinag-isang mga form. Mula noong 2013, ang paggamit ng karamihan sa mga pinag-isang form ay hindi sapilitan.

Ang lahat ng anyo ng mga pangunahing dokumento ay inaprubahan ng pinuno ng organisasyon. Kasalukuyan Ang mga sumusunod na uri ng pinag-isang form ay kinakailangang gamitin:

1. sa accounting para sa mga transaksyong cash (Resolution ng State Statistics Committee na may petsang Agosto 18, 1998 No. 88, Directive ng Bank of Russia na may petsang Marso 11, 2014 No. 3210-U),
2. sa accounting ng paggawa at pagbabayad nito (Decree of the State Statistics Committee na may petsang Enero 5, 2004 No. 1),
3. sa accounting para sa mga serbisyo sa transportasyon ng kargamento (Dekreto ng Gobyerno Blg. 272 ​​​​na may petsang Abril 15, 2011, Charter iba't ibang uri transportasyon).

Ang order ng pagbabayad ay mayroon ding karaniwang form, lahat ng mga field nito ay sa amin.

Kapag kinukumpleto ang pinag-isang mga form, lahat ng ibinigay na linya (column) ay pinupunan. Kung may nawawalang mga indicator, maglalagay ng gitling sa mga ito.

Halimbawa 1.

Nagbigay ang supplier ng mga materyales, nagbigay ng TORG-12 at isang invoice, ang mga huling linya nito ay pinunan bilang "mga serbisyo sa paghahatid"; walang ibang mga dokumento.

Ang mga posibleng kahihinatnan ay hindi pagtanggap ng mga pagbawas sa VAT at mga gastos sa buwis sa kita, pagkilala sa transaksyon bilang kathang-isip (haka-haka), dahil ang katotohanan ng transaksyon (ang katotohanan ng paghahatid ng mga materyales, at posibleng ang pagbili ng mga materyales mismo) ay hindi pa nakumpirma . Kailangan ng bill of lading.

Ang mga pinag-isang form, na hindi sapilitan, ay ginagamit pa rin sa mga organisasyon. Batay sa mga panloob na pangangailangan ng kumpanya, ang mga naturang form ay maaaring baguhin upang gawing mas maginhawa at angkop para sa pagpapakita ng mga partikular na katotohanan ng negosyo.

Halimbawa, maaari mong alisin ang katangiang "lokasyon ng pag-print" at tumanggi na gamitin ang pagmamarka sa "harap/likod na bahagi".

4. Pag-apruba ng mga pangunahing dokumento ng accounting

Obligado ang organisasyon na aprubahan ang mga anyo ng mga pangunahing dokumento ng accounting na ginagamit sa mga patakaran sa accounting nito (clause 4 ng PBU 1/2008 "Mga patakaran sa accounting ng organisasyon"). Dapat tandaan na ang isang link lamang sa isa sa mga album ng pinag-isang mga form ng dokumento ay hindi sapat.

Ang patakaran sa accounting (sa apendiks sa patakaran sa accounting) ay dapat maglista ng mga partikular na dokumento mula sa mga album ng pinag-isang mga form na gagamitin ng kumpanya, pati na rin ang isang listahan ng mga taong may karapatang pumirma sa mga pangunahing dokumento (impormasyon ng Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation No. PZ-10/2012).

Ang isang halimbawa ng disenyo ng isang aplikasyon sa patakaran sa accounting ay matatagpuan sa aming artikulong "". Ang mga halimbawa ng mga independiyenteng binuo na mga form ay naka-attach sa patakaran sa accounting na may mga paliwanag para sa pagpuno sa mga ito.

Ang mga form ay maaari ding aprubahan ng ibang mga lokal na regulasyon. Halimbawa, isang Kautusan sa pag-apruba ng mga pangunahing dokumento. Ang isang sanggunian sa naturang order ay dapat na nakapaloob sa patakaran sa accounting.

5. Mga mandatoryong detalye ng mga dokumento ng accounting

Mga kinakailangan sa mga mandatoryong detalye ng mga pangunahing dokumento ng accounting itinatag ng Pederal na Batas "Sa Accounting". Mayroon lamang 7 tulad na mga detalye:

1. Pamagat ng dokumento,
2. petsa ng paghahanda ng dokumento,
3. pangalan ng pang-ekonomiyang entity na nag-compile ng dokumento,
4. nilalaman ng katotohanan ng buhay pang-ekonomiya,
5. ang halaga ng natural at (o) monetary na pagsukat na may indikasyon ng mga yunit ng pagsukat,
6. ang mga pangalan ng mga posisyon ng mga taong responsable para sa transaksyon,
7. mga lagda mga responsableng tao na may decryption ng lagda.

Ang ilang mga dokumento na hindi pangunahing mga dokumento ng accounting ay maaaring gamitin bilang tulad.

Kapag sumasalamin sa upa sa mga gastos, ang mga naturang dokumento ay mga kasunduan sa pag-upa at mga aksyon. Alinsunod sa Artikulo 611 at 622 ng Civil Code ng Russian Federation, sa kasong ito, ipinag-uutos na gumuhit ng mga bilateral na gawa ng pagtanggap at paglipat ng mga bagay sa accounting.

Halimbawa 4.

Ang kumpanya ay umuupa ng espasyo sa opisina. Ang mga dokumento na batayan kung saan kakalkulahin ang buwanang upa ay ang kasunduan sa pag-upa at ang sertipiko ng pagtanggap ng naupahang ari-arian.

Alinsunod sa Artikulo 753 ng Civil Code ng Russian Federation, ang unilateral acts ay maaaring gamitin bilang pangunahing mga dokumento.

6. Paghahanda ng mga dokumento sa accounting

Isaalang-alang natin ang mga espesyal na kaso na madalas na nakatagpo kapag naghahanda ng mga dokumento.

Pagtanggi sa mga selyo

Ang layunin ng selyo ay upang patunayan ang pirma ng responsableng tao.

Mula 04/07/2015, hindi kinakailangang magkaroon ng selyo ang mga organisasyon. Ang impormasyon tungkol sa selyo ay dapat na tinukoy sa Charter ng kumpanya (Federal Law No. 82-FZ ng 04/06/2015).

Ang isang selyo ay kinakailangan lamang sa mga kaso na itinatag ng pederal na batas.

• Kapangyarihan ng abogado upang kumatawan sa mga interes legal na entidad sa korte (Artikulo 53 ng Civil Procedure Code ng Russian Federation, Artikulo 61 ng Arbitration Procedure Code ng Russian Federation),
• mga dokumentong isinumite sa mga awtoridad sa customs (311-FZ na may petsang Nobyembre 27, 2010),
• kumilos sa isang aksidente sa industriya (Artikulo 230 ng Labor Code ng Russian Federation),
• double warehouse certificate (Artikulo 913 ng Civil Code ng Russian Federation).

Ang isang selyo ay hindi isang ipinag-uutos na kinakailangan, ngunit ang presensya nito ay maaaring ibigay para sa anyo ng pangunahing dokumento na inaprubahan ng pinuno ng organisasyon (Liham ng Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation na may petsang 08/06/2015 No. 03- 01-10/45390).

Mga dokumento sa wikang banyaga

Tanging mga dokumento sa Russian ang tinatanggap para sa pagpaparehistro (clause 9 ng Order of the Ministry of Finance ng Russian Federation No. 34n).

Dapat mayroong pagsasalin sa Russian, at isang line-by-line na pagsasalin. Ang pagsasalin ay hindi kinakailangang ma-certify (Liham ng Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation na may petsang Abril 20, 2012 No. 03-03-06/1/202). Ang mga kaso kung kailan kinakailangan ang notaryo na pagsasalin ay itinakda ng 1961 Hague Convention.

Non-ruble meters sa mga pangunahing dokumento

Pinahihintulutan na ipakita ang data ng gastos sa mga dokumento ng accounting sa rubles, pera, at maginoo na mga yunit.

Para sa paghahambing, sa accounting ng buwis ang kinakailangan upang punan ang mga invoice para sa mga pagbabayad sa rubles lamang sa rubles ay itinatag ng Dekreto ng Pamahalaan No. 1137 na may petsang Disyembre 26, 2011 (sugnay 1 ng Pamamaraan para sa pagpuno ng mga invoice).

Mga elektronikong pangunahing dokumento

Ang Pederal na Batas "Sa Accounting" ay nagpapahintulot sa paghahanda ng mga pangunahing dokumento kapwa sa papel at elektronikong anyo.

Ang elektronikong dokumento ay dapat maglaman ng lahat ng mandatoryong detalye ng mga dokumento ng accounting at isang electronic signature (ES).

May tatlong uri ng mga electronic na lagda: simple, pinahusay na hindi kwalipikado, at pinahusay na kwalipikado. Isinasaalang-alang ng Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation na posible na gumamit ng anumang elektronikong lagda (Liham ng Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation na may petsang Setyembre 12, 2016 No. 03-03-06/2/53176).

7. Kapangyarihan ng abogado na pumirma sa mga pangunahing dokumento

Ang isang empleyado ng isang organisasyon ay may karapatang pumirma kapag ang isa sa mga dokumento ay iginuhit:

• utos sa kanang pumirma,
• kapangyarihan ng abogado na pumirma sa mga pangunahing dokumento (Artikulo 185 – 189 ng Civil Code ng Russian Federation).

Hindi tulad ng isang utos sa karapatang pumirma, ang isang kapangyarihan ng abogado na pumirma sa mga pangunahing dokumento ay maaari ding ibigay sa isang mamamayan na hindi empleyado ng organisasyon.

Para sa lagda, sa pamamagitan ng kasunduan ng mga partido, ang isang facsimile ay maaaring gamitin (Artikulo 160 ng Civil Code ng Russian Federation, pagpapasiya ng Supreme Arbitration Court ng Russian Federation na may petsang Disyembre 17, 2009 No. VAS-16259/09).

8. Iskedyul ng daloy ng dokumento para sa mga dokumento ng accounting

Ang iskedyul ng daloy ng dokumento ay isang paglalarawan sa anyo ng isang diagram o talahanayan ng pamamaraan para sa paglikha, paglipat, pagproseso at pag-iimbak ng mga dokumento. Ang iskedyul ay maaaring maaprubahan bilang isang apendiks sa patakaran sa accounting, o sa anyo ng isang lokal normative act. Sa huling kaso, ang patakaran sa accounting ay dapat maglaman ng isang sanggunian sa naturang pagkilos.

Dapat kasama sa iskedyul ng daloy ng dokumento ang:

• mga deadline para sa pagpaparehistro, paglipat, pagproseso at pag-iimbak ng mga dokumento,
• mga posisyon ng mga taong responsable para sa mga operasyon na tinukoy sa iskedyul ng daloy ng dokumento (mga sugnay 5.4, 5.6 ng Order ng Ministri ng Pananalapi na may petsang Hulyo 29, 1983 No. 105).

9. Journal ng mga pangunahing dokumento

Ang pag-iingat ng isang journal ng mga pangunahing dokumento ay higit na isang panuntunan ng makatwirang daloy ng dokumento, sa halip na accounting.

Upang magrehistro ng mga papasok/papalabas na dokumento, ang naturang journal ng mga pangunahing dokumento ay kinakailangan. Pinapayuhan ka namin na panatilihin ang gayong journal kahit na kung ang accounting ay isinasagawa nang hindi gumagamit ng isang accounting program.

Kapag ginagamit, halimbawa, ang 1C program, ang isang log ng dokumento ay maaaring mabuo at mai-print anumang oras. Kaya, ang journal para sa accounting ng mga dokumento ng mga supplier ay bubuuin bilang "Register ng mga dokumento "Resibo (act, invoice)"", ang journal para sa accounting ng mga cash na dokumento bilang "Register ng mga cash na dokumento".

Sa accounting, hindi tulad ng tax accounting, posible salamin ng katotohanan ng buhay pang-ekonomiya sa kawalan ng mga pangunahing dokumento, sa kondisyon na dumating sila mamaya.

Sa kasong ito, ang katotohanan ng buhay pang-ekonomiya ay makikita sa accounting sa tinantyang halaga. Kapag ang isang dokumento ay natanggap, ang dati nang ginawang pag-post ay hindi nababaligtad, ngunit isasaayos lamang sa petsa na natanggap ang dokumento.

Ang pamamaraang ito ay nakumpirma sa mga sumusunod na dokumento:

1. PBU 21/2008
2. Kautusan ng Ministri ng Pananalapi na may petsang Disyembre 28, 2001 No. 119n " Mga Alituntunin sa accounting ng mga imbentaryo" (subsection 5 ng seksyon 1)
3. Desisyon ng Korte Suprema ng Russian Federation na may petsang Hulyo 8, 2016 No. AKPI16-443.

Ang isang pagbubukod sa pamamaraang ito ay mga dokumento sa mga intermediary na transaksyon. Dapat ibigay ng tagapamagitan ang lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa transaksyon. Kung ang isang ulat ng transaksyon ay iginuhit na may mga pagkakamali o kamalian, ang punong-guro ay maaaring magtaas ng pagtutol sa loob lamang ng 30 araw mula sa petsa ng pagtanggap ng ulat (Mga Artikulo 999, 1008 ng Civil Code ng Russian Federation).

10. Pagwawasto ng mga dokumento ng accounting

Ang paghahanda ng mga dokumento sa accounting ay minsan ay sinamahan ng mga pagkakamali at kamalian. Sa kasong ito, kakailanganin ang mga pagwawasto.

Ang mga pagwawasto ay ipinagbabawal lamang sa cash at mga dokumento sa pagbabangko (halimbawa, mga order sa pagbabayad sa papel). Ang lahat ng iba pang mga dokumento ay maaaring amyendahan.

Ang pagwawasto ng mga dokumento ng accounting ay isinasagawa tulad ng sumusunod:

1. ang maling entry ay lagyan ng ekis ng isang linya para mabasa ang na-cross out,
2. ang tamang halaga ay ipinahiwatig sa tabi nito,
3. ang entry na "Corrected" ay ipinasok,
4. ang petsa ng pagwawasto at ang pirma ng taong nag-compile ng dokumento ay ipinahiwatig ng isang transcript ng kanyang lagda.

Ang nasabing mga patakaran ay itinatag ng Federal Law "On Accounting" No. 402-FZ (clause 7 ng Artikulo 9) at Order ng Ministry of Finance na may petsang Hulyo 29, 1983 No. 105.

Hindi na kailangang maglagay ng selyo. Ang isang pagbubukod ay ang mga pagwawasto sa sertipiko ng kawalan ng kakayahan para sa trabaho, na pinatunayan ng isang selyo.

Ang pagwawasto ay dapat gawin ng empleyado na nag-compile ng dokumento. Kung hindi ito posible, halimbawa, ang tao ay huminto, pagkatapos ay ang pagwawasto ay gagawin ng bagong empleyado o ng kanyang agarang superbisor.

11. Paano mag-imbak at sirain ang mga dokumento ng accounting

Ang pamamaraan para sa pag-iimbak ng dokumento ay tinutukoy ng Order ng Ministri ng Kultura na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558. Ang pangkalahatang panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento alinsunod sa Artikulo 29 Pederal na Batas"Sa accounting" - 5 taon. Ang tagapamahala ay may pananagutan sa pag-aayos ng pag-iimbak ng mga dokumento.

Maraming mga dokumento ang may pinalawig na panahon ng pagpapanatili:

Maaaring sirain ang mga dokumento ng accounting kung ang kanilang panahon ng pag-iimbak ay nag-expire na (mga sugnay 2.3, 4.11 ng Order of the Ministry of Culture of Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526). Ang desisyon sa pagsira ay ginawa ng isang ekspertong komisyon, na maaaring gawin taun-taon o maaaring kumilos nang tuluy-tuloy.

Batay sa pagsusuri ng mga dokumento, ang mga panukala ay unang iginuhit sa paglalaan para sa pagkasira ng mga dokumento na hindi napapailalim sa imbakan, at pagkatapos ay direktang isang aksyon sa paglalaan para sa pagsira ng mga dokumento na hindi napapailalim sa imbakan. Kasama sa batas ang mga dokumento na ang panahon ng pag-iimbak ay nag-expire sa Enero 1 ng taon kung kailan ginawa ang kilos.

Ang kilos ay dapat aprubahan ng tagapamahala.

Maaari mong sirain ang mga dokumento:

1. sa sarili. Sa kasong ito, kinakailangan na gumuhit ng isang aksyon sa pagkasira ng mga dokumento. Ang ganitong pagkilos ay dapat magpahiwatig kung aling mga dokumento, sa kung anong dami at sa anong paraan ang nawasak,
2. P pagkatapos ay inilipat para sa pagkawasak sa isang dalubhasang organisasyon. Kasabay nito, ang isang invoice ay iginuhit, na nagpapahiwatig ng bilang ng mga dokumento na inilipat at ang kanilang timbang (sugnay 2.4.7 ng Rosarkhiv Rules, na inaprubahan ng desisyon ng Rosarkhiv Board ng 02/06/2002). Sa kasong ito, ang pagkilos ng pagsira ng mga dokumento ay iginuhit ng isang dalubhasang organisasyon.

12. Responsibilidad para sa pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento

Ang mga parusa para sa pagtatrabaho sa mga pangunahing dokumento ay itinatag ng Artikulo 15.11 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation.

Ibinibigay ang mga parusa para sa matinding paglabag sa mga kinakailangan sa accounting, kabilang ang pag-uulat ng accounting (pinansyal).

Isa sa malalaking paglabag accounting ay:

"Ang pang-ekonomiyang entity ay kulang sa mga pangunahing dokumento ng accounting, at (o) mga rehistro ng accounting, at (o) mga accounting (pinansyal) na mga pahayag, at (o) isang ulat ng auditor sa mga accounting (pinansyal) na mga pahayag (kung ang pag-audit ng accounting (pinansyal) mga pahayag) ang pag-uulat ay sapilitan) sa loob ng itinatag na mga panahon ng pag-iimbak para sa mga naturang dokumento."

Mga halaga ng multa:

1. para sa mga opisyal sa halagang limang libo hanggang sampung libong rubles,
2. para sa paulit-ulit na komisyon - sa mga opisyal sa halagang sampung libo hanggang dalawampung libong rubles o disqualification para sa isang panahon ng isa hanggang dalawang taon.

Kasabay nito, kinakailangang isaalang-alang ang katotohanan na kapag sinusuri, ang kawalan ng mga pangunahing dokumento ay mauunawaan din bilang kaso kapag mayroong mga dokumento, isang sapat na bilang ng mga ito, ngunit sila ay iginuhit sa mga form na hindi naaprubahan.

Pananagutan sa buwis Ang Tax Code ng Russian Federation ay nagtatatag din para sa pagkabigo upang matiyak ang kaligtasan ng mga pangunahing dokumento (Artikulo 120):

1. Sa isang panahon ng pag-uulat - hanggang sa 10 libong rubles,
2. Para sa higit sa isang panahon ng buwis - hanggang sa 30 libong rubles,
3. Kung ang base ng buwis ay understated - 200% ng halaga ng hindi nabayarang buwis (kontribusyon), ngunit hindi bababa sa 40 libong rubles.

Kung mayroon ka pa ring mga katanungan tungkol sa paghahanda ng mga pangunahing dokumento sa accounting, tanungin sila sa mga komento sa ibaba.

Paghahanda ng mga dokumento sa accounting: ang pinakamahalaga

Ang daloy ng dokumento sa mga organisasyon ay isang mahalagang bahagi ng mga proseso ng negosyo. Ang mga dokumento ng accounting ay idinisenyo upang itala sa pagsulat ang lahat ng mga kaganapan na nagaganap sa mga negosyo na nakakaapekto sa mga isyu sa pagtatrabaho.

Ang kakanyahan at kahalagahan ng mga dokumento ng accounting

Ang mga kinakailangan sa pambatasan, lalo na ang mga probisyon ng Batas sa Accounting, ay ginagawang mandatory na idokumento ang lahat ng mga kaganapan sa larangan ng ekonomiya. Dokumentasyon pagpaparehistro ng accounting ay ginagamit upang kumpirmahin ang pagkumpleto ng anumang mga transaksyon at nagsisilbing nakasulat na katibayan ng mga patuloy na proseso.

Ang isang dokumento sa accounting ay isang form kung saan ang mga kasalukuyang kaganapan, ang kanilang pagpapahalaga, at iba pang pamantayan na nagpapakilala sa isang transaksyon sa negosyo ay maaaring maitala.

Ayon sa uri, ang mga dokumento sa accounting sa pananalapi at ang kanilang layunin ay maaaring mauri bilang mga sumusunod:

1. Administrative. Batay sa kanila, ang mga transaksyon sa negosyo ay hindi naitala. Ang mga dokumentong ito ay nagsisilbing mga tagubilin para sa pagpapatupad ilang mga aksyon. Kasama sa grupong ito ang mga order at tagubilin mula sa management.
2. Exculpatory - kumpirmahin ang pagkumpleto ng mga aktwal na transaksyon sa kasalukuyang mga aktibidad ng kumpanya. Ang mga ito ang batayan para sa paggawa ng mga tala, halimbawa, mga gawa ng pagtanggap at paglilipat ng mga mahahalagang bagay, mga invoice para sa write-off, panloob na paggalaw. Kadalasan ang kanilang presensya ay dapat kumpirmahin ng mga administratibong dokumento.
3. Ang mga dokumento sa accounting ay idinisenyo upang gawing simple ang pamamaraan ng accounting. Ang mga ito ay iba't ibang mga pahayag, mga sertipiko ng accounting na nagpapaliwanag ng pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga aksyon at ang kanilang pagiging angkop.
4. Ang pinagsamang mga dokumento ay nagtataglay ng mga katangian ng administratibo at exculpatory na mga dokumento sa parehong oras. Ang mga ito ay nagsisilbing batayan para sa paglitaw ng isang transaksyon sa negosyo at naglalaman din ng indikasyon ng pagkumpleto nito. Sa kasong ito, bilang isang halimbawa, maaari naming isaalang-alang ang mga dokumento ng pera (expenditure cash order).

Ano ang naaangkop sa mga dokumento ng accounting

Ang mga dokumento na kumokontrol sa accounting ay nabuo ayon sa pagkakasunud-sunod kung saan sila ay pinagsama-sama, iyon ay, nahahati sila sa pangunahin at pinagsama-sama. Ang batayan para sa paggawa ng mga entry sa accounting ay mga pangunahing dokumento ng accounting. Maaari silang mabuo nang direkta sa enterprise, o maaari silang matanggap mula sa labas - mula sa mga supplier, mamimili, at iba pang mga katapat. Ang mga pangunahing dokumento ng accounting na nauugnay sa mga pangunahing ay mga invoice, pagbabayad, cash, bangko at iba pang mga dokumento. Ang mga buod na ulat ay pinagsama-sama batay sa pangunahing data at naglalaman ng pangkalahatang impormasyon.

Ayon sa kanilang nilalaman, maaari silang kumuha ng materyal at mga halaga ng pera. Ang materyal na bahagi ay sumasalamin sa presensya at paggalaw ng mga kalakal at iba pang mahahalagang bagay. Halimbawa, ang mga kilos ng pagtanggap at paglilipat, mga invoice para sa pagpapalabas ng mga kalakal ay nagbibigay ng tumpak na ideya ng mga uri at dami ng ari-arian na inililipat. Ibinibigay din ang pagtatantya ng gastos ng operasyong isinagawa.

Ang ilang mga papeles ay eksklusibong nauugnay sa mga settlement. Ito ay tungkol tungkol sa mga pay slip, cash order, bank statement. Ang impormasyong dala nila ay eksklusibong pinansyal - ang katayuan ng mga pakikipag-ayos sa mga kontratista, sahod sa mga empleyado.

Hanggang kamakailan, ang kinakailangan para sa ipinag-uutos na paggamit ng pinag-isang mga form sa accounting ay nanatili. Ang pagpasok sa puwersa ng Batas No. 402-FZ sa accounting ay ginagawang posible para sa pamamahala ng mga organisasyon na independiyenteng bumuo ng mga anyo ng mga pangunahing dokumento. Ngunit sa parehong oras, ang ilang mga kinakailangan para sa pagkakaroon ng mga mandatoryong detalye ay nananatili. Iyon ay, sa pangunahing accounting, ang tanging wastong dokumento ng accounting ay isang form na sumasalamin sa sumusunod na impormasyon:

• pangalan at petsa ng paghahanda ng form;
• mga detalye ng entidad ng negosyo;
• ang nilalaman ng operasyon at ang mga katangian nito sa monetary at quantitative terms;
• pirma ng mga responsableng tao.

Ano ang ginagamit ng mga dokumento ng accounting?

Para sa mga organisasyon at maging sa mga negosyante, ang kahalagahan ng mga dokumento ng accounting ay mahusay. Hindi lamang sila nagsisilbing kumpirmasyon ng mga natapos na katotohanan ng aktibidad sa ekonomiya, ngunit tumutulong din na matukoy ang kasalukuyang pinansiyal na kalagayan mga kumpanya. Sa kanilang batayan, ang mga paksa ay nagsasagawa ng mga kalkulasyon ng buwis, habang ang pagbabawas ng base ng buwis ay posible lamang kung mayroon silang mga dokumento na wastong iginuhit mula sa punto ng view ng batas.

Ang kawalan ng mga kinakailangang pangunahing dokumento, sertipiko, at pahayag ay maaaring magdulot ng maraming problema para sa organisasyon, na nagbubunga ng mga karagdagang katanungan mula sa mga awtoridad sa regulasyon. Kadalasan ang katotohanang ito ay nagsisilbing batayan para sa muling pagkalkula ng base ng buwis.

Anong mga dokumento ng accounting ang dapat mayroon ang isang LLC upang matiyak ang patuloy na operasyon ng negosyo? Depende sa mga detalye ng trabaho, ito ay mga dokumento na kumokontrol sa mga aktibidad ng negosyo - mga order, mga tagubilin, mga patakaran sa accounting. Ang kumpirmasyon ng mga katotohanan ng natanggap na kita at mga gastos na ginawa ay mga invoice, invoice, payslip sa mga tauhan, at iba pang cash at mga dokumento sa bangko. Upang gawing simple ang pamamaraan ng accounting, ang turnover at accumulative statement na naglalaman ng pangkalahatang impormasyon tungkol sa mga homogenous na transaksyon ay malawakang ginagamit.

Paglipat ng mga dokumento at panahon ng imbakan

Isinasaalang-alang na ang papel at kahalagahan ng mga dokumento ng accounting ay hindi maikakaila para sa bawat entity ng negosyo, ang kanilang paggalaw at imbakan ay dapat ding sumailalim sa ilang mga patakaran.

Ang mga organisasyon ay nakapag-iisa na gumuhit ng iskedyul ng pangunahing daloy ng dokumento, na kinabibilangan ng mga sumusunod na yugto:

• pagtanggap o pagpaparehistro;
• paggamot;
• imbakan;
• ilipat sa archive.

Ang tinukoy na iskedyul ay dapat maglaman ng pinakamainam na time frame para sa pagproseso ng natanggap na data. Kung kinakailangan, pinapayagan ang mga pagsasaayos sa mga itinatag na panahon.

Ang pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ay ibinibigay ng mga empleyado ng serbisyo ng accounting. Kasabay nito, kapag nagbabago ang mga responsableng tao, kinakailangan na gumuhit ng isang gawa ng pagtanggap at paglipat ng mga dokumento ng accounting, isang sample na kung saan ay binuo na isinasaalang-alang ang mga katangian ng kumpanya. Ngunit sa parehong oras, kinakailangan upang lumikha ng isang detalyadong rehistro ng mga dokumento ng accounting kapag naglilipat ng mga kaso, isang sample na kung saan ay dadalhin ng buong impormasyon tungkol sa kasalukuyang dami ng mga transaksyon.

Ang panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento ay nag-iiba depende sa kanilang layunin. Ang impormasyong nagbibigay ng data sa mga kalkulasyon ng buwis ay dapat na available nang hindi bababa sa 4 na taon. Ang mga nakumpletong form ng impormasyon ng empleyado ay pinananatili hanggang 75 taon.

Magrehistro ng mga dokumento ng accounting kapag naglilipat ng mga kaso (sample)

Ngunit halos kahit ano aktibidad ng entrepreneurial sinamahan ng isang malaking halaga ng iba't ibang dokumentasyon. Ang isang makatwirang tanong ay nagiging, ano ang mga pangunahing dokumento?

Pangunahing impormasyon

Ang pangunahing accounting ay nangangahulugang ang paunang yugto ng generalization ng mga indibidwal na operasyon ng negosyo, na nagpapakilala sa mga pangunahing proseso ng organisasyon.

Ang mga sumusunod ay kinikilala bilang mga bagay sa accounting:

• pagkuha ng mga hilaw na materyales para sa proseso ng produksyon;
• pagbili ng mga materyal na mapagkukunan at ang kanilang kasunod na paggasta;
• gastos para sa mga aktibidad sa produksyon;
• paggalaw ng mga manufactured na produkto at hindi natapos na produksyon;
• dami ng mga natapos na produkto;
• pagpapadala at pagbebenta ng mga produkto;
• mga transaksyon sa pag-areglo sa mga supplier, customer at mamimili;
• pag-uulat sa mga bangko, tagapagtatag at institusyong pampinansyal;
• iba pa.

Ang lahat ng mga operasyong ito ay sinamahan dokumentasyon. Ang impormasyon tungkol sa mga proseso ng negosyo at mga kaugnay na nuances ay ipinapakita sa pangunahing dokumentasyon.

Pangunahing Konsepto

Ang kahulugan ng isang pangunahing dokumento ay isang dokumento na sumasaklaw sa paunang impormasyon tungkol sa mga resulta ng isang aktibidad.

Ang pangunahing dokumento ay nakasulat na katibayan ng pagpapatupad ng isang transaksyon sa negosyo. Ang dokumentong ito ay iginuhit sa oras ng transaksyon o kaagad pagkatapos nito.

Iyon ay, ang mga dokumento ng accounting na nagpapatunay sa katotohanan ng isang transaksyon sa negosyo ay itinuturing na pangunahin. Ang anumang impormasyong naroroon sa mga pangunahing dokumento ay kinakailangan para ipakita sa accounting.

Upang maipon at ma-systematize ito, ginagamit ang mga rehistro ng accounting. Naglalaman ang mga ito ng data sa lahat ng mga transaksyon sa negosyo na isinasagawa sa organisasyon.

Pagkatapos ng isang tiyak na panahon, ang impormasyon mula sa mga rehistro ng accounting sa isang pinagsama-samang form ay inilipat sa mga financial statement.

Ang mga pangunahing uri ng mga pangunahing dokumento ay:

• mga order ng pera;
• / atbp.

Ang mga dokumentong ito ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa transaksyon sa negosyo na isinagawa. Sa ilang mga kaso, ang mga anyo ng pangunahing mga dokumento ay inuri bilang mahigpit na mga form sa pag-uulat.

Batay sa uri ng mga transaksyon, ang pangunahing dokumentasyon ay nahahati sa mga papel na accounting para sa mga fixed asset, sahod, mga transaksyon sa cash, cash, atbp.

Ito ay nararapat na espesyal na atensyon. Sa katunayan, ang dokumentong ito ay halos hindi pangunahin, dahil hindi ito nagbabalangkas ng isang partikular na transaksyon sa negosyo, bilang isang apendiks sa pangunahing dokumento.

Ang pangangailangan para sa isang invoice ay lumitaw sa panahon ng proseso ng pangongolekta ng VAT. Gayunpaman, sa parehong oras kakailanganin mong magpakita ng invoice o pagkilos.

Kasabay nito, binabanggit ng Tax Code ang isang invoice na may direktang koneksyon sa mga pangunahing dokumento.

Ano ang kanilang mga tungkulin

Ang pangunahing layunin ng pangunahing dokumento ay upang kumpirmahin ang legal na bisa ng nakumpletong transaksyon sa negosyo.

Kasabay nito, para sa pagsasagawa ng mga operasyon, ang responsibilidad ay itinatag para sa ilang mga tagapalabas para sa mga nakumpletong operasyon.

Iniimbak ng pangunahing dokumento ang lahat kinakailangang impormasyon tungkol sa isang partikular na transaksyon sa negosyo, at ang katotohanan ng pagkakaroon ng dokumento ay nagpapatunay sa pagpapatupad ng aksyon.

Iyon ay, ang mga pangunahing dokumento ay nag-iimbak ng data sa lahat ng aktibidad ng negosyo ng organisasyon. Ang pangunahing dokumentasyon ay naka-imbak upang matugunan ang mga personal na pangangailangan ng negosyo, pati na rin para sa probisyon sa mga awtoridad sa regulasyon.

Ito ay batay sa mga pangunahing dokumento na isinasagawa ang accounting. Batay sa data na magagamit sa mga dokumento, ang pag-uulat sa pananalapi at buwis ay nilikha.

Kasalukuyang balangkas ng regulasyon

Ang mga pangunahing tuntunin sa pangunahing mga dokumento ng accounting ay tinukoy sa Pederal na Batas No. 402 ng Disyembre 6, 2011 "Sa Accounting".

Ngunit kahit na ang paggamit ng ilang pinag-isang mga form ay hindi itinuturing na sapilitan, walang pumipigil sa kanilang paggamit.

Ang desisyon sa bagay na ito ay ginawa ng pinuno ng paksa aktibidad sa ekonomiya. Siya ang nag-apruba ng mga form para sa mga pangunahing dokumento sa panukala ng taong responsable para sa accounting.

Sa form, ang code ay matatagpuan sa kanang sulok sa itaas. Kung ang isang operasyon ng negosyo ay nakumpleto gamit ang hindi isang karaniwang form, ngunit gamit ang isang independiyenteng binuo na form, kung gayon hindi kinakailangan na irehistro ang "code".

Alinsunod sa sugnay 19 ng probisyong ito, ang pagkakaroon ng mga pagwawasto, blots at pagbura, o ang paggamit ng mga paraan ng pagwawasto sa dokumentasyon ng pagbabangko, mga cash receipts/expenditure order, mga kalakip na resibo at mga dokumentong pinapalitan ang mga ito ay hindi pinahihintulutan.

Kung may nakitang error, hindi matatanggap ang mga dokumento ng bangko at cash para sa pagpapatupad. Kailangang muling i-draft ang mga ito na isinasaalang-alang ang mga pangunahing kinakailangan.

Mahalaga na hindi wasakin ang mga maling naisagawa o nasira na mga dokumento ng pera. Dapat silang i-cross out at pagkatapos ay ilakip sa ulat ng pera (rehistro) para sa araw na sila ay inisyu.

Mga umuusbong na nuances

Sa proseso ng pagguhit at pagproseso ng mga pangunahing dokumento, maraming iba't ibang mga nuances ang lumitaw. Kabilang sa mga pangunahing maaaring mapansin ang mga sumusunod:

Ano ang isang dalawang panig na dokumento

Sa ilang mga kaso, kapag naghahanda ng pangunahing dokumentasyon, pinapayagang gumamit ng dalawang panig na pangunahing dokumento. Ito ang anyo ng isang universal transfer document (UDD).

Video: pangunahing mga dokumento

Ang UPD form ay isang gumaganang anyo ng isang invoice, na pupunan ng mahahalagang indicator ng pangunahing dokumentasyon.

Ang "1" na katayuan ng UPD ay nagpapahintulot sa dokumentong ito na palitan hindi lamang ang isang invoice, kundi pati na rin ang isang dokumento o invoice.

Kasabay nito, ang UTD ay sabay-sabay na ginagamit sa mga kalkulasyon para sa at sa pagkilala sa mga gastos sa proseso ng pagbubuwis ng mga kita. Ang UPD na may status na "2" ay pumapalit lamang sa akto o invoice.

Pinagsasama ng UPD ang mga elemento ng isang invoice at isang pangunahing dokumento na nagkukumpirma sa pagkumpleto ng isang transaksyon sa negosyo. Hindi ipinagbabawal ng batas ang pag-iisyu ng mga invoice o mga tala sa paghahatid sa magkabilang panig ng isang medium na papel.

Kailangan ko bang itatak ito?

Ang mga selyo ay hindi kabilang sa mga mandatoryong detalye ng mga pangunahing dokumento. Walang binanggit tungkol dito sa Artikulo 9 Bahagi 2 ng Pederal na Batas Blg. 402.

Samakatuwid, kinakailangang maglagay ng selyo kung ang organisasyon ay gumagamit ng sarili nitong dokumento na nangangailangan ng selyo.

Ngunit sa parehong oras, kinakailangang patunayan sa pamamagitan ng selyo ang mga dokumentong iyon kung saan ang pagkakaroon ng selyo ay itinatadhana ng batas. Halimbawa, kabilang dito ang mga invoice at.

Gayundin, ang pangangailangan para sa isang selyo ay maaaring matukoy ng patakaran sa accounting ng organisasyon o sa pamamagitan ng kasunduan ng mga partido.

Sino ang may pananagutan sa kanilang kaligtasan?

Ang Artikulo 17 ng Pederal na Batas "Sa Accounting" ay nag-oobliga sa mga organisasyon na panatilihin ang pangunahing dokumentasyon, mga rehistro ng accounting at mga pahayag sa pananalapi para sa isang tinukoy na panahon.

Ayon sa mga pamantayan ng organisasyon ng estado ng mga gawain sa archival, ang panahong ito ay hindi maaaring mas mababa sa limang taon. Sa panahon ng pag-iimbak, dapat matiyak ang proteksyon laban sa mga hindi awtorisadong pag-edit.

Ang anumang mga pagwawasto ay dapat na makatwiran at wastong sertipikado. Ang mga nilalaman ng mga rehistro ng accounting at mga pahayag sa pananalapi ay isang komersyal na sikreto.

Para sa pagsisiwalat nito, ang mga taong may access sa impormasyon ay may pananagutan alinsunod sa mga pamantayan ng batas ng Russian Federation. Sa una, ang mga pangunahing dokumento ng accounting ay iniimbak sa mga saradong cabinet sa ilalim ng pangangasiwa ng punong accountant ng organisasyon.

Ang mga wastong naprosesong dokumento ay inililipat para sa imbakan sa archive. Direktang responsable ang may-ari ng negosyo para sa kanilang kaligtasan.

Ang pagkakaroon ng mga pangunahing dokumento ng accounting ay isang mahalagang bahagi ng mga aktibidad ng anumang organisasyon.

Kung wala ang mga ito, ang normal na pagkakaroon ng isang negosyo ay halos imposible. Samakatuwid, napakahalagang malaman at sundin ang pamamaraan para sa pagguhit at pagproseso ng mga pangunahing dokumento.

Ang bawat kumpanya ay dapat gumamit ng mga karaniwang form upang ipakita ang mga katotohanan ng mga transaksyon sa negosyo. Isaalang-alang natin kung aling mga pinag-isang anyo ng mga pangunahing dokumento ng accounting ang inaprubahan ng gobyerno. Mga NilalamanMahahalagang aspeto Anong mga anyo ng pangunahing mga dokumento ng accounting ang ginagamit (listahan)? Ano ang kanilang shelf life...

Ang accounting ay isang kumplikadong organisadong sistema. Sa batayan nito, ang impormasyon ay kinokolekta sa mga pangunahing dokumento, pagpaparehistro at kanilang karagdagang pagsusuri. Yung. Ang accounting ay ang pagpapahayag ng lahat ng mga transaksyon sa pananalapi at pang-ekonomiya sa mga tuntunin ng pananalapi. Malalaman mo kung paano isinasagawa ang pangunahing accounting sa artikulo.

Lahat ay may kanya-kanyang presyo

Binibigyang-daan ka ng accounting na dalhin ang lahat ng mga transaksyon sa mga tuntunin sa pananalapi. Halimbawa, Ugnayan sa paggawa, mga relasyon sa pagitan ng mga mamimili at mga supplier, pag-iingat ng mga talaan ng mga oras ng pagtatrabaho, mga relasyon sa estado - nagbabayad ng mga buwis. Sinasalamin nito hindi lamang ang pagsasagawa ng naturang mga operasyon, kundi pati na rin ang kanilang pagsusuri. Ito ay nagpapahintulot sa amin na gumawa ng isang konklusyon tungkol sa solvency at creditworthiness ng organisasyon sa kabuuan. At batay sa alisin ito mahinang panig patakaran sa pananalapi at piliin ang direksyon karagdagang pag-unlad.

Mahalaga: ang batayan para sa direksyon ng karagdagang pag-unlad ng organisasyon ay ang pagpapanatili ng pangunahing accounting.

Ito ang pundasyon na nagpapahintulot sa iyo na mangolekta ng lahat ng kinakailangang impormasyon.

Pinagmulan ng mga dokumento

Sa itaas, tinawag naming pangunahing dokumentasyon ang pundasyon ng accounting sa isang negosyo. Maaari din itong ihambing sa mga ugat ng isang puno, kung saan ang isang puno at mga sanga - nagrerehistro - mamaya tumubo. Ang mga dahon ay sintetikong accounting ng mga account, na nagbibigay-daan sa iyo upang tumpak at ganap na masuri ang gawain ng kumpanya.

Bigyan natin ng depinisyon. Ang pangunahing dokumentasyon ay isang tiyak na dokumento ng isang malinaw na itinatag na form ng batas, na napunan alinsunod sa lahat ng mga patakaran ng accounting, mga rekomendasyon ng buwis, pagbabangko, statics at isang bilang ng iba pang mga awtoridad na interesado dito.

Ang pag-apruba ng pangunahing dokumentasyon ay nagaganap sa mga awtoridad sa istatistika. Ang mga mas dalubhasa at makitid na nakatutok na mga dokumento ay ibinibigay ng mga departamento para sa mga indibidwal na uri ng mga aktibidad.

Ang nasabing dokumentasyon ay nagbibigay-daan sa iyo na i-record at subaybayan ang mga transaksyon sa pananalapi at pang-ekonomiya sa negosyo. Yung. Ito ang batayan ng ginamit na kagamitan sa mga indibidwal na kumpanya.

Mga panuntunan sa pagpuno

Bilang karagdagan sa katotohanan na ang mga awtoridad sa istatistika ay namamahala sa pag-apruba ng mga dokumento, nakabuo sila ng ilang mga kinakailangan para sa pagpuno sa mga ito.

Kinakailangang pagpuno:

• Buong pangalan ng dokumento (hindi pinapayagan ang mga pagdadaglat);
• Petsa ng paglabas ng dokumento;
• Buong impormasyon tungkol sa organisasyon na kumukuha ng dokumento at kung kanino ito inilaan;
• Buong mga detalye ng bangko ng katapat, kung kinakailangan;
• Kumpletong impormasyon tungkol sa pagpapatakbo ng negosyo, na ipinahayag sa dami at pera;
• Impormasyon tungkol sa empleyado na may karapatang patunayan ang dokumento (posisyon, lagda, transcript);
• Selyo o selyo (basa).

Sa kabila ng katotohanan na ang mga kinakailangan sa itaas ay ipinag-uutos, sa ilang mga kaso, dahil sa kawalan ng pansin o iba pang mga kadahilanan, ang isa o higit pang mga punto ay maaaring hindi nakuha. Ang paglabag na ito ay hindi kasama ang kawalan ng bisa ng pangunahing accounting.

Mga uri ng pangunahing dokumentasyon

Ang isang partikular na dokumento ay ibinibigay para sa bawat indibidwal na transaksyon sa pananalapi at pang-ekonomiya. Ilista natin ang mga pangunahing.

• Invoice – para sa mga mamimili, na nagpapahiwatig ng pangalan ng produkto o serbisyo, mga detalye ng bangko ng supplier;
• Payment order - para sa supplier mula sa mamimili, na nagpapatunay sa katotohanan ng pagbabayad, non-cash form;
• Resibo - para sa mamimili, ayon sa kung saan binayaran niya ang supplier sa cash;
• Bank statement – ​​nagbibigay-daan sa iyo na makita ang cash flow kasalukuyang account negosyo para sa isang tiyak na panahon;
• Cash order - nagpapahintulot sa iyo na makita ang paggalaw ng mga pondo sa cash register ng organisasyon;
• Waybill o unibersal na mga dokumento sa paglilipat, invoice – kinukumpirma ang pagpapadala ng materyal o pagkakaloob ng mga serbisyo pagkatapos ng pagbabayad. Ipinapahiwatig nito ang pangalan ng produkto, dami at gastos.
• Bill of lading - para sa pagdadala ng mga materyales mula sa supplier patungo sa bumibili. Ipinapahiwatig nito ang buong pangalan ng supplier at mamimili, TIN, legal na address, lugar kung saan at kung saan dinadala ang kargamento, impormasyon tungkol sa carrier.
• Ang isang resibo sa pagbebenta, tulad ng isang tala sa paghahatid, ay nagpapatunay sa pagpapadala ng mga kalakal mula sa supplier patungo sa mamimili. Kailangang may petsa, numero at nakarehistro sa tanggapan ng buwis.
• Ang advance na ulat ay isang dokumento sa pag-uulat na nagkukumpirma kung paano ginasta ang mga pananagutan na pondong ibinigay sa empleyado. Bilang karagdagan, ang mga resibo ng pera, mga resibo, mga kasunduan sa aplikasyon na nagpapatunay ng mga gastos ay nakalakip dito sa sheet A4.
• Time sheet - itinatala nito ang bilang ng mga oras na nagtrabaho ang empleyado sa organisasyon bawat buwan;
• Payroll, payroll o payroll - sa batayan ng una, ang mga sahod ay kinakalkula, at sa batayan ng pangalawa, ang payroll ay inisyu.

Mahalaga: Ang mga dokumento sa itaas ay pamantayan at mahigpit na pinag-isa ng batas. Ang mga ito ay hindi maaaring gawin sa kahilingan ng pinuno o baguhin sa anumang paraan.

Pinapayagan na magpasok ng karagdagang dokumentasyon batay sa mga detalye ng trabaho.

Mga pagwawasto sa pangunahing dokumentasyon

Hindi laging posible na punan nang tama ang form. Ang ilan ay nagpapahintulot sa mga pagwawasto, ang iba ay kailangang muling isulat. Kung paano nangyayari ang pagwawasto ay ibinigay sa ibaba.

Mga pagwawasto sa pangunahing dokumentasyon:

• Ang mga pagwawasto ay hindi pinapayagan sa isang hindi mahigpit na dokumento sa pag-uulat - dapat itong ganap na muling isulat;
• Sa isang mahigpit na dokumento sa pag-uulat: i-cross out ang error gamit ang pulang linya nang pahilis sa isang cell at markahan ang "kanselado"; kung mali ang form, siguraduhing i-save ito;
• Anumang pagwawasto: ekis ito, isulat ang tamang bersyon sa itaas at isulat ang "maniwala sa naitama na tao", selyo at lagda ng nagwawasto na empleyado;
• Huwag kailanman lilim o gumawa ng makapal na linya sa pamamagitan ng strikeout; ang maling entry ay dapat na nakikita.

Shelf life

Ang buhay ng istante ng iba't ibang anyo ay nag-iiba. Dapat silang maiimbak nang hindi bababa sa 5 taon. Halimbawa, ang lahat ng mga dokumento na nauugnay sa mga empleyado (suweldo, buwis, personal na mga file) ay dapat itago nang hindi bababa sa 75 taon. Ito ay dahil sa madalas na paghiling dating empleyado para sa pagkalkula ng mga pensiyon.

Kung magpasya kang alisan ng laman ang mga istante ng mga lumang dokumento, pagkatapos mag-expire ang panahon ng pag-iimbak, gumuhit ng isang espesyal na aksyon at mag-ipon ng isang komisyon para sa pagtatapon ng pangunahing dokumentasyon.

Mga resulta

Kaya, tiningnan namin kung paano pinapanatili ang pangunahing dokumentasyon. Ito ang batayan para sa buong accounting ng enterprise. Samakatuwid, ang pangunahing accounting ay dapat pangasiwaan nang may lahat ng responsibilidad at pangangalaga.

Ang mga pangunahing dokumento ng accounting ay pinag-isa. Ang mga ito ay binuo ng mga awtoridad sa istatistika. Ang organisasyon ay walang karapatan na gumawa ng sarili nitong mga pagbabago sa kanila. Ang pamagat ng dokumento, ang petsa ng pagpapatupad, ang buong pangalan ng katapat ng mamimili at supplier, ang pangalan ng produkto sa halaga at dami, at ang pirma ng isang awtorisadong tao ay dapat punan.

Ang mga pagwawasto sa pangunahing dokumentasyon ay pinahihintulutan. Upang gawin ito, ang maling entry ay dapat na i-cross out at ang tamang bersyon ay nakasulat sa itaas, na nag-uugnay sa "corrected believe", ang petsa, lagda at selyo ng organisasyon.

Ang panahon ng pag-iimbak para sa pangunahing dokumentasyon ay 5 taon o higit pa.

Ang materyal na ito ay magbibigay sa iyo ng ideya tungkol sa:
mga gumagamit ng impormasyon sa accounting;
mga pag-andar ng negosyo sa pag-aayos ng accounting;
pangunahing mga dokumento sa accounting, ang kanilang mga uri at mga mandatoryong detalye;
daloy ng dokumento;
mga rehistro ng accounting at ang kanilang mga uri;
mga account sa accounting at ang kanilang istraktura;
pinasimple na working chart ng mga account para sa isang maliit na negosyo;
iba't ibang anyo ng organisasyon ng accounting.

1. Mga dokumento sa accounting

Alinsunod sa Artikulo 9 ng Batas "Sa Accounting", lahat ng mga transaksyon sa negosyo na isinasagawa ng isang organisasyon ay dapat na dokumentado na may mga sumusuportang dokumento. Ang mga dokumentong ito ay nagsisilbing pangunahing mga dokumento ng accounting batay sa kung saan isinasagawa ang accounting.

Pangunahing mga dokumento ng accounting ay tinatanggap para sa accounting kung ang mga ito ay pinagsama-sama alinsunod sa form na nilalaman sa mga album ng pinag-isang anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting, at ang mga dokumento na ang form ay hindi ibinigay para sa mga album na ito ay dapat maglaman ng mga sumusunod na mandatoryong detalye:

• Pamagat ng dokumento;
• petsa ng paghahanda ng dokumento;
• pangalan ng organisasyon sa ngalan kung saan iginuhit ang dokumento;
• nilalaman ng isang transaksyon sa negosyo;
• pagsukat ng mga transaksyon sa negosyo sa pisikal at monetary na termino;
• ang mga pangalan ng mga posisyon ng mga taong responsable para sa pagpapatupad ng transaksyon sa negosyo at ang kawastuhan ng pagpapatupad nito;
• mga personal na pirma ng mga taong ito.

Ang pangunahing dokumento ay nakasulat na katibayan ng isang transaksyon sa negosyo (pagbabayad para sa mga kalakal, pagpapalabas ng cash sa account, atbp.).

Sa kurso ng mga aktibidad nito, ang isang negosyo ay maaaring gumamit ng mga independiyenteng binuo na anyo ng mga pangunahing dokumento, na isinasaalang-alang ang itinatag na mga kinakailangan para sa mga pangunahing dokumento. Ang mga anyo ng naturang mga dokumento ay inaprubahan ng order sa patakaran sa accounting ng negosyo.

Ang lahat ng mga pangunahing dokumento ay maaaring nahahati sa mga sumusunod na grupo:

1. organisasyonal at administratibo;
2. exculpatory;
3. mga dokumento sa accounting.

Mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo– ito ay mga utos, tagubilin, tagubilin, kapangyarihan ng abogado, atbp. Ang mga dokumentong ito ay nagpapahintulot sa pagsasagawa ng ilang partikular na transaksyon sa negosyo.

Mga pansuportang dokumento- kabilang dito ang mga invoice, mga kinakailangan, mga order ng resibo, mga sertipiko ng pagtanggap, atbp. Ang mga dokumentong ito ay sumasalamin sa katotohanan ng isang transaksyon sa negosyo at ang impormasyong nakapaloob sa mga ito ay ipinasok sa mga rehistro ng accounting.

Ang ilang mga dokumento ay parehong pinahihintulutan at exculpatory. Kabilang dito ang, halimbawa, isang cash order, isang payroll, atbp.

Mga dokumento sa accounting pinunan ng isang accountant. Kabilang sa mga ito ang iba't ibang ulat at sertipiko. Ang impormasyong nakapaloob sa mga ito ay ipinasok din sa mga rehistro ng accounting.

Mga rehistro ng accounting- Ang mga ito ay espesyal na inangkop na mga sheet para sa pagtatala at pagpapangkat ng data ng accounting. Sa pamamagitan ng hitsura Ang mga rehistro ng accounting ay:

• mga libro (cash register, pangunahing);
• card (fixed asset accounting, materials accounting);
• mga magasin (maluwag o may linyang mga sheet).

Ayon sa mga uri ng mga rekord na ginawa, ang mga rehistro ay nahahati sa:

• kronolohikal (log ng pagpaparehistro);
• sistematiko (pangkalahatang ledger ng mga account);
• pinagsama (journal orders).

Ayon sa antas ng detalye ng impormasyong nakapaloob sa mga rehistro ng accounting, ang mga ito ay:

• synthetic (pangkalahatang ledger ng mga account);
• analytical (mga card);
• pinagsama (order journal).

Ang mga pangunahing dokumento na natanggap ng departamento ng accounting (accountant) ay dapat suriin:

• sa pamamagitan ng form (pagkakumpleto at kawastuhan ng dokumento, pagpuno sa mga detalye);
• arithmetically (pagbibilang ng mga halaga);
• sa pamamagitan ng nilalaman (koneksyon ng mga indibidwal na tagapagpahiwatig, kawalan ng mga panloob na kontradiksyon).

Para sa tamang pamamahala ang pangunahing accounting ay binuo at naaprubahan iskedyul ng daloy ng dokumento, na tumutukoy sa pagkakasunud-sunod at tiyempo ng paggalaw ng mga pangunahing dokumento sa loob ng negosyo at ang kanilang pagtanggap sa departamento ng accounting. Ang iskedyul ng paggalaw ng mga pangunahing dokumento ng accounting ay maaaring may sumusunod na anyo:

Ang mga entry sa pangunahing mga dokumento ay dapat gawin sa pamamagitan ng paraan na matiyak ang kaligtasan ng mga entry na ito para sa tagal ng panahon na itinatag para sa kanilang imbakan sa archive.

Pagkatapos ng pagtanggap, ang impormasyon mula sa pangunahing dokumento ay inilipat sa mga rehistro ng accounting, at isang marka ang ginawa sa dokumento mismo upang ibukod ang posibilidad ng dobleng paggamit nito (halimbawa, ang petsa ng pagpasok sa rehistro ng accounting ay ipinahiwatig).

Ang pangunahin at pinagsama-samang mga dokumento ng accounting ay maaaring i-compile sa papel at computer media. Sa huling kaso, ang organisasyon ay obligadong gumawa, sa sarili nitong gastos, mga kopya ng naturang mga dokumento sa papel para sa iba pang mga kalahok sa mga transaksyon sa negosyo, pati na rin sa kahilingan ng mga awtoridad na nagsasagawa ng kontrol alinsunod sa batas. Pederasyon ng Russia, mga korte at mga tanggapan ng tagausig.

Ang mga organisasyon ay kinakailangan na mag-imbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting, mga rehistro ng accounting at mga pahayag sa pananalapi para sa mga panahon na itinatag alinsunod sa mga patakaran para sa pag-aayos ng mga gawain sa archival ng estado, ngunit hindi bababa sa limang taon.

Ang mga dokumento para sa pag-archive ay pinili sa magkakasunod-sunod, nakumpleto, nakagapos at naka-file sa mga folder. Ang pagsusumite ng mga dokumento sa archive ay sinamahan ng isang sertipiko.

Ang isang account ay isang paraan ng pagpapangkat at pagpapakita ng mga pagbabago sa mga pondo (pag-aari), ang kanilang mga pinagmumulan at mga obligasyon ng isang negosyo.

Ang mga transaksyon sa mga account ay makikita sa isang panukalang pera, iyon ay, ang lahat ng ari-arian, ang mga pinagmumulan nito at mga obligasyon (mga utang) ng negosyo ay tinasa, at ang halaga nito ay naitala sa mga account.

Ang mga pondo ng kumpanya ay maaaring tumaas o bumaba. Upang magkahiwalay na account para sa mga pagtaas at pagbaba sa mga pondo, ang account ay nahahati sa dalawang bahagi. Ang kaliwang bahagi ng account ay tinatawag utang, A kanang bahagi ang account ay tinatawag pautang.

Sa graphically, ang account ay karaniwang ipinapakita sa anyo ng isang talahanayan na binubuo ng dalawang column:

Depende sa kung ano ang makikita sa mga account, maaari silang:

1. aktibo;
2. pasibo;
3. active-passive.

Naka-on mga aktibong account ang accounting ng mga pondo ng negosyo at ang kanilang paggalaw ay makikita (halimbawa, mga fixed asset, inventories, tapos na produkto, cash, settlements, atbp.).

Ang isang aktibong account ay tumataas sa pamamagitan ng debit, iyon ay, ang mga transaksyon na nagpapataas nito ay makikita sa kaliwang bahagi (debit) ng account.

Ang balanse ng aktibong account - ang balanse sa dulo at sa simula ng panahon - ay naitala rin bilang debit.

Aktibong istraktura ng account:

Naka-on mga passive na account Ang mga mapagkukunan ng mga pondo ng negosyo ay makikita (halimbawa, ang awtorisadong kapital o awtorisadong kapital, tubo) at mga pananagutan ng negosyo (halimbawa, isang pautang sa bangko, hindi nabayaran sahod at iba pa.).

Ang isang passive account ay tumataas nang may credit, iyon ay, ang mga transaksyon na nagpapataas nito ay makikita sa kanang bahagi (credit) ng account.

Ang balanse ng passive account - ang balanse sa dulo at sa simula ng panahon - ay naitala din bilang isang kredito.

Passive na istraktura ng account:

Naka-on active-passive na mga account ang balanse ay maaaring alinman sa isang kredito o isang debit.

Ang tsart ng mga account ay inaprubahan ng Ministri ng Pananalapi.

3. Mga form ng accounting

Ang mga form ng accounting ay naiiba sa bilang ng mga rehistro na ginamit, ang kanilang layunin, hitsura at nilalaman.

Mayroong sumusunod na tatlong pangunahing anyo ng accounting:

• warrant ng pang-alaala;
• journal-order.

Ang pinakasimpleng anyo ay "", dahil ang anumang operasyon sa isang pangunahing dokumento (o isang pangkat ng mga katulad na operasyon) ay naitala sa aklat na "Journal-Main", na pinagsasama ang journal ng pagpaparehistro ng mga transaksyon sa negosyo (kronolohikong talaan) at mga sintetikong account (systematic tala). Ang aklat ng Pangunahing Journal ay ganito ang hitsura:

Sa aklat na ito, ang mga balanse ng account sa simula ng panahon ng pag-uulat ay unang naitala, pagkatapos ay ang lahat ng mga transaksyon sa mga dokumento ay naitala, pagkatapos kung saan ang turnover para sa panahon ng pag-uulat ay tinutukoy (ang kawastuhan ng entry ay nasuri: ang halaga ng turnover para sa ang panahon ng pag-uulat ay dapat na katumbas ng kabuuan ng debit turnover ng lahat ng mga account at ang kabuuan ng credit turnover ng lahat ng mga account) at ang mga balanse ng account sa pagtatapos ng panahon ng pag-uulat ay natukoy. Batay sa mga balanse ng account, ang huling balanse ay pinagsama-sama.

Ang form na ito ay ginagamit sa mga negosyo na may maliit na bilang ng mga empleyado at may maliit na bilang ng mga operasyon. Ang libro ay maaaring mapanatili ng isang accountant.

Ang "journal-main" accounting scheme ay ganito ang hitsura:

Memorial order form ng pagpaparehistro ay batay sa hiwalay na pagpapanatili ng mga kronolohikal at sistematikong mga talaan. Ang pagpaparehistro ng mga entry sa accounting ay isinasagawa gamit ang mga espesyal na dokumento - mga order ng pang-alaala, na iginuhit batay sa mga pangunahing dokumento. Ang mga order ng alaala ay nakarehistro sa isang espesyal na journal (talaan ng kronolohikal) at batay sa mga ito, mga entry sa ledger account(sistematikong pag-record).

Ang anyo ng mga pangkalahatang ledger account ay binuo na may breakdown ng mga debit at credit para sa bawat kaukulang account at ganito ang hitsura:

Pangkalahatang ledger sa form na ito ito ay tinatawag ding check-chess sheet.

Isinasaalang-alang lamang ng mga pangkalahatang ledger account ang kasalukuyang turnover para sa panahon ng pag-uulat. Samakatuwid, ayon sa data ng mga pangkalahatang ledger account, ang isang turnover sheet para sa synthetic accounting account ay pinagsama-sama (kasabay nito, ang pagkakumpleto at kawastuhan ng pag-record ng mga transaksyon sa negosyo ay nasuri; ang kabuuang turnover sa debit at credit ng ang mga account ay na-verify sa kabuuan sa registration journal). Tinutukoy din nito ang mga balanse sa account sa pagtatapos ng panahon ng pag-uulat, kung saan ang isang bagong balanse ay iginuhit.

Kung ikukumpara sa pangunahing journal, hindi nililimitahan ng memory order form ang bilang ng mga transaksyon na isinasaalang-alang, tinutukoy ang mga pagbabago sa mga pondo sa mga account, at pinapalawak ang mga posibilidad ng dibisyon ng paggawa sa pagitan ng mga manggagawa sa accounting at automation ng accounting.

Ang scheme ng accounting form na ito ay ang mga sumusunod:

Gayunpaman, sa ganitong paraan ng accounting, ang parehong mga entry ay paulit-ulit na maraming beses sa iba't ibang mga rehistro ng accounting, na nagpapataas ng dami ng trabaho. Mayroong pinasimpleng bersyon ng form na ito para sa maliliit na negosyo - gamit mga pahayag sa accounting: fixed asset, naipon na pamumura (wear and tear); mga imbentaryo at mga natapos na produkto; gastos sa produksyon; cash at pondo; mga pag-aayos at iba pang mga transaksyon; pakikipag-ayos sa mga supplier; sahod.

Ang statement ay isang accounting account na sumasalamin sa pambungad na balanse, turnover para sa panahon ng pag-uulat sa pamamagitan ng debit at credit batay sa mga dokumentong pinaghiwa-hiwalay ng mga kaukulang account, at ang balanse sa pagtatapos ng panahon ng pag-uulat. Halimbawa, ang anyo ng pahayag ng cash register ay ganito:

Ang data mula sa mga pahayag ay buod sa isang chess sheet, batay sa kung saan ang turnover sheet ay pinagsama-sama. Batay sa data ng turnover sheet, iginuhit ang isang balanse.

Ang pinasimpleng anyo ng accounting ay ang mga sumusunod:

Sa journal-order form ng accounting Sa batayan ng mga pangunahing dokumento, pinagsama-sama ang mga pinagsama-samang pahayag at mga talahanayan ng pag-unlad. Sa kasong ito, ang mga homogenous na transaksyon na nauugnay sa isang partikular na account ay naitala sa mga journal sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod ayon sa kaukulang mga account. Sa katapusan ng buwan, kinakalkula ng bawat journal ang kabuuang turnover ng mga kaukulang account. Ang mga kabuuan na ito ay kumakatawan sa mga entry sa journal (mga memo order) na itatala sa mga pangkalahatang ledger account.

Ang pinagsama-samang mga journal ay tinatawag na order journal. Ang mga journal ng order ay binuo batay sa kredito, i.e. Ang mga talaan ng mga transaksyon ay ginawa sa kredito ng isang partikular na account kaugnay ng pag-debit ng iba't ibang mga account.

Ang pagkakasunud-sunod ng journal ay ganito ang hitsura:

Ang mga kabuuan ng turnover para sa buwan mula sa mga journal ng order ay inililipat sa mga general ledger account, na mayroong sumusunod na form:

Ang credit turnover ay inililipat sa pangkalahatang ledger account sa isang kabuuang halaga bawat buwan, dahil ito ay nakapaloob sa pinalawak na anyo sa order journal. Ang pagbabalik ng debit sa pangkalahatang ledger account ay isinasaalang-alang sa pakikipag-ugnayan sa iba pang mga account. Sa pangkalahatang ledger account, ang debit turnover ay kinokolekta habang ang data ay nai-post mula sa iba't ibang mga journal ng order. Sa pagkumpleto ng pag-post ng turnover mula sa mga order journal hanggang sa pangkalahatang ledger account, ang mga kabuuan para sa debit ng bawat account ay kinakalkula, ang balanse sa katapusan ng buwan ay tinutukoy, at ang isang balanse ay iginuhit.

Ang journal-order form ng accounting ay maaaring ipakita sa sumusunod na form: