O registro de horas dos funcionários é procurado na maioria das empresas onde há pessoal contratado. Este documento não é obrigatório, mas a sua presença permite resolver muitas questões e prevenir o desenvolvimento de situações desagradáveis ​​para ambas as partes na relação de trabalho.

ARQUIVOS

Por que você precisa de um documento

Antes de responder a esta pergunta, vamos nos deter mais detalhadamente no próprio conceito de "tempo de trabalho". Como você sabe, a semana de trabalho padrão dura 40 horas - 8 horas por dia. Durante esse período, o empregado deverá desempenhar as funções trabalhistas que lhe forem atribuídas pelo empregador em total observância ao acordo trabalhista (ou coletivo) e ao procedimento adotado na empresa.

Os salários são calculados com base nas horas trabalhadas. Todas as horas que o empregado despendeu no trabalho além desta norma legalmente estabelecida são pagas em dobro. Mas se um funcionário faltar ao horário, a administração tem o direito de aplicar certas sanções a ele.

Para resolver questões relacionadas com o estabelecimento de horas efectivamente trabalhadas, está a ser desenvolvido um registo de horas de trabalho.

As informações no diário são inseridas para cada funcionário da organização separadamente.

Assim, o documento é necessário para ambos os lados da relação trabalhista, pois desempenha várias funções ao mesmo tempo:

1. Resolve o problema de controlar a contabilização do tempo que cada funcionário da empresa passa em seu local de trabalho.
2. Serve como base para a folha de pagamento (especialmente se a organização adotou salários por hora).
3. É uma ajuda para a gestão na organização da disciplina na empresa.

Às vezes, um documento pode se tornar um motivo justificativo para impor uma sanção disciplinar a um funcionário que violou o horário de trabalho.

Como acompanhar as horas de trabalho

Existem vários métodos para registrar as horas de trabalho:

• Padrão diário- usado se os funcionários vêm para o trabalho e saem ao mesmo tempo.
• No semanalmente contábil, o parâmetro diário perde o sentido, pois o empregado não é obrigado a “sacar” as horas, mas deve cumprir um determinado ritmo de trabalho durante a semana, inclusive por horário (por exemplo, um empregado trabalha seis horas em um dia, dez em outro).
• Resumido o método é ideal na produção ou com um horário de trabalho flexível. Normalmente, os dados são registrados aqui no final do mês, mas às vezes são cobertos períodos mais longos (o máximo é um ano).

como fazer um diário

A revista pode ser mantida em formato eletrônico e em papel.

O diário eletrônico é possível em diferentes formatos, dependendo de qual software o empregador usa. Existem formulários de orçamento, nos quais quase todas as ações são realizadas manualmente, e existem sistemas mais complexos, “avançados” totalmente automatizados que transferem informações diretamente para programas de contabilidade (geralmente o acesso a esse software ocorre apenas se o funcionário tiver uma chave) .

Em qualquer caso, a forma eletrônica do documento é conveniente, porque permite economizar tempo, esforço e permite controlar facilmente o horário de trabalho dos funcionários com base em indicadores como ausências não autorizadas, horas extras, dias de doença, etc.

Se a revista for mantida em papel, todas as suas folhas devem ser numeradas, amarradas com uma linha “dura” (não pode ser usado grampeador), a seguir anote o número de folhas na última página, carimbo (desde que a impressão é usado no trabalho da organização) e assine a pessoa responsável por manter o registro. No futuro, cada página preenchida do documento deverá ser autografada.

A revista é geralmente mantida por um especialista em recursos humanos ou um contador. Dependendo disso, também é determinado o local de armazenamento do documento durante o período de sua validade.

O funcionário responsável é responsável não apenas pela veracidade das informações inseridas no diário, mas também por sua transferência oportuna e completa aos especialistas para folha de pagamento, bem como pela execução de todas as demais ações necessárias.

Amostra de registro de horas do funcionário

Se você precisar criar um registro de horas do funcionário, siga as dicas abaixo e veja um documento de amostra.

A revista não possui um padrão único de design. Isso significa que os representantes de cada organização podem formá-la de qualquer forma ou de acordo com um modelo desenvolvido na empresa e aprovado pela direção, bem como pelo órgão sindical (se houver).

Assim como o design da revista, sua estrutura e texto ficam totalmente a mercê dos funcionários da empresa.

• Nome da empresa;
• data de abertura do diário e data final (inserida após o fechamento do documento);
• indicar o funcionário responsável pela sua manutenção;
• se a organização tiver uma nomenclatura de casos, você precisará fornecer um link para o índice da revista de acordo com este documento contábil.

A parte principal da revista é melhor organizada na forma de uma tabela na qual os seguintes dados devem ser inseridos:

• o número de série do funcionário, seu nome completo e cargo;
• data, hora de chegada e saída, bem como informações sobre atrasos (número exato em minutos e horas);
• informações sobre absenteísmo - sim / não;
• o total de horas trabalhadas (menos as ausências por conta própria);
• assinatura do empregado.

Se necessário, a tabela pode ser complementada com outros dados (por exemplo, por que o funcionário deixou o local de trabalho durante o dia).

Por quanto tempo e como armazenar um documento

O registro de tempo imediatamente após o término não pode ser jogado fora ou descartado. Deve ser mantido pelo período estabelecido por lei ou pelo período especificado na política contábil da empresa (mas não inferior a cinco anos). Só depois de decorrido este prazo é que o diário poderá ser destruído de acordo com o procedimento estabelecido para a documentação comercial.

Manter o controle do horário de trabalho só é possível com a organização de uma contabilidade precisa da entrada e saída dos funcionários. Esse controle pode ser organizado usando logs, cartões ou impressões digitais.

Ao sair e chegar, o funcionário deverá apresentar seu RG ao leitor, que registrará a hora e o nome do funcionário. Tal sistema de contabilidade permitirá registrar todos os movimentos de funcionários, absenteísmo, atrasos e saídas antecipadas.

Em sistemas de contabilidade automatizados, você pode registrar dias de doença, absenteísmo e receber dados com qualquer profundidade de amostragem: por um mês, por um ano ou por um período arbitrário.

Registros em papel ou sistemas de cartão permitem que você mantenha um registro da chegada e da contabilidade dos funcionários, mas não podem confirmar que essa pessoa em particular passou pelo portão. Os cartões podem ser transferidos, os funcionários podem marcar vários cartões ao mesmo tempo e falsificar uma assinatura não é um problema. Os sistemas biométricos são privados dessa deficiência.

Basta colocar o dedo no scanner e um registro aparece no banco de dados com o fato de um funcionário ter sido marcado. Ao mesmo tempo, sabe-se com segurança que este é exatamente o funcionário que foi anotado. Afinal, uma impressão digital não pode ser transferida ou marcada para outra pessoa.

Contabilização da entrada e saída de funcionários

De acordo com o sistema automatizado, um contador (cronometrista ou contador) pode calcular os salários, levar em consideração as horas trabalhadas ou os turnos. Neste caso, é possível utilizar tanto os relatórios embutidos no sistema, quanto a formação de alguns outros, com base nos dados do sistema.

A presença de uma contabilidade completa de entradas e saídas por parte da gestão permitirá manter a disciplina na organização ao nível adequado, o que, por sua vez, afeta diretamente a componente económica da atividade. Usando recibos automatizados, a gerência tem a oportunidade de influenciar rapidamente a equipe, gastando um mínimo de tempo.

Oferecemos um sistema de controle de ponto de impressão digital simples e livre de manutenção. Nosso sistema o ajudará no menor tempo possível a começar a levar em consideração todos os atrasos e absenteísmo e a não gastar dinheiro extra com instalação e manutenção.

Existem muitos artigos sobre Habré dedicados ao controle de tempo, mas quase todos eles se relacionam com sistemas de rastreamento de tempo e monitoramento de ações de funcionários em um PC. Falaremos sobre equipamentos e sistemas que registram o horário de chegada e saída, e consideraremos a questão de sua necessidade.

Primeira parte do artigo Duro será dedicado aos equipamentos que são utilizados para controlar fisicamente o tempo gasto pelos funcionários no local de trabalho.

Consideraremos todos os tipos de sistemas de rastreamento de tempo usados ​​no mercado russo com vários graus de atividade.

Quase todos os sistemas que consideraremos exigirão instalação, comutação de equipamentos, fiação, configurações de software.

Parte dois hardcore incidirá sobre a necessidade e uso ético de sistemas de controle de tempo. Especialmente para você, os empresários russos mais famosos responderão a esta pergunta.

Duro

Terminais de check-in e check-out

A lógica do trabalho: a primeira identificação é a chegada, a segunda é a partida. Funcionará desde que o gestor decida pagar a jornada de trabalho apenas se o empregado tiver sido identificado duas vezes, na entrada e na saída.

A maioria dos terminais usa a biometria de uma pessoa como identificador. Na maioria das vezes, é uma impressão de um padrão de pele de dedo, um formato de rosto, um padrão venoso de um dedo ou mão.

Os terminais biométricos são os mais convenientes. o identificador não pode ser perdido, esquecido, quebrado, enfim, está sempre com você. No caso da impressão digital, a principal limitação é a limpeza das mãos, já que o vidro do sensor pode ficar sujo facilmente e o erro de identificação será maior.

Para completar o quadro, vamos acrescentar que há um pequeno número de terminais que funcionam apenas com cartões sem contato, mas não vejo sentido em considerá-los com mais detalhes, porque. a prática generalizada de comemorar a chegada/partida uns dos outros minimizará seus efeitos.

Celular

fechadura eletrônica

Com a passagem de várias pessoas, em cerca de 90 casos em 100, uma pessoa aplicará o cartão e, naturalmente, todos passarão. Levando em consideração o fato de que as pessoas vêm trabalhar e saem, via de regra, ao mesmo tempo, isso ocorrerá o tempo todo.

No mínimo funcionará desde que a sala seja interna, e se não houver muitas pessoas nesta sala - quanto maior o número de pessoas, mais erros haverá nos relatórios.

Composição do sistema e preços

Fechadura eletrônica - de 1129 rublos
Software - pode ser pago e gratuito, dependendo do fabricante do controlador.
Leitores - de 562 rublos

Computador - de 12.000 rublos

Catraca

Composição do sistema e preços

Catraca - preço de 32.000 rublos
Controlador ACS - preço de 3.000 rublos
Software - pode ser pago e gratuito, dependendo do fabricante
Leitores - de 562 rublos
Cartões sem contato - a partir de 16 rublos
Computador - de 12.000 rublos

Filmadora

Controle de atividades de pessoal

Uma opção ideal para aqueles funcionários cujo local de trabalho é definido com precisão. São, por exemplo, funcionários de escritório em suas mesas, trabalhadores em máquinas, caixas, vigias, operadores de videovigilância, seguranças.

5000 rublos

Além do próprio fato da presença de um funcionário no local de trabalho, a análise de vídeo permite registrar a atividade, o que é importante para operadores de videovigilância ou seguranças que podem adormecer no local de trabalho.

Reconhecimento facial

O segundo modelo para usar a análise de vídeo é um sistema de identificação de pessoas baseado no reconhecimento facial.

Módulo de software - 314.000 rublos

O rastreamento de tempo não é a função principal desses sistemas, mas mesmo agora eles podem ser usados ​​para registrar chegadas e partidas automaticamente.

hardcore

O desejo de qualquer pessoa de evitar a negatividade é absolutamente natural, não é estranho aos autores de artigos sobre a contabilização do tempo de trabalho, razão pela qual, ao que me parece, esta importante questão foi deixada sem a devida atenção.

Timura Goryachev - Diretor Geral da Kalina Concern

Em conclusão, gostaria de observar que o controle de pessoal não é um fim em si mesmo, mas uma ferramenta cuja relevância está aumentando muito nas atuais condições econômicas de crise.

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A empresa SOTOPS oferece sistemas automatizados para registro de horas de trabalho. São tecnologias modernas que aumentam a produtividade de qualquer negócio.

O programa do sistema automatizado de rastreamento de tempo melhorará a eficiência dos funcionários e, consequentemente, os salários. Até o momento, esta é a única oportunidade barata de atingir as metas.

O processo de contabilização das horas de trabalho é bastante trabalhoso. A automação desse processo e o programa de computador correspondente para registrar as horas de trabalho libertarão o contador e até vários economistas do trabalho monótono e eliminarão a influência do fator humano.

Todos os funcionários devem ser obrigados a registrar sua hora de partida/chegada ao local de trabalho usando os cartões de acesso sem contato emitidos. Para o cumprimento inquestionável desses requisitos, é necessário notificar todos os funcionários da organização que os salários serão provisionados com base nos dados do sistema. À entrada no território da empresa ou no departamento, o colaborador leva o cartão ao leitor, identifica-o e regista a hora de chegada.

Existem várias opções para a conclusão de tal sistema, que são selecionadas dependendo do orçamento e da complexidade do trabalho de instalação. Além da instalação de equipamentos para sistema automatizado de controle de horas, é necessária a instalação de um software especial que permitirá a cada funcionário construir seu próprio horário de trabalho.

Este tipo de software permite ter em conta:

• ♦ Horários multi-turnos e rotativos;
• ♦ Razões válidas de faltas ao trabalho, desde que comprovadas por certidões;
• ♦ Trabalho extraordinário;
• ♦ Horários de férias;
• ♦ NOVO! Balanço de horas trabalhadas. A utilização do balanço permite-lhe acompanhar o tempo de trabalho sem referência rígida ao horário de trabalho, permitindo desvios no final e início do dia de trabalho, desde que o trabalhador tenha cumprido o tempo previsto para o período contabilístico como um todo . Um saldo zero ou positivo significa que o funcionário trabalhou o limite de tempo prescrito para o período. Um saldo negativo mostra que o funcionário tem um defeito (atraso não trabalhado ou saídas antecipadas).

Com base na contabilização do tempo de trabalho e horário individual, é possível automatizar o preenchimento dos formulários standard T12 e T13 e do formulário planilha de horário, que reflete apenas o número real de horas que o funcionário esteve no trabalho. Um módulo de software adicional permitirá que você integre dados ACS com software de contabilidade de 1C(para obter dados sobre horas trabalhadas e folha de pagamento ).

Ao organizar um sistema de registro, existem várias opções que diferem na composição do equipamento utilizado:

Opção de orçamento1 com um conjunto mínimo de equipamentos sem o uso de dispositivos de bloqueio (fechaduras e catracas) é muito econômica.

Para o funcionamento eficaz de tal sistema de contabilidade automatizado, é necessário um controle estrito sobre o cumprimento das regras de entrada e saída do trabalho. Ao entrar, o funcionário deverá apresentar o cartão ao leitor, que registrará o horário de chegada. Na saída, ele deve levar o cartão ao leitor, que também registrará essa ação. Para maior clareza visual, um dispositivo é colocado próximo a ele que exibe a hora atual.

Este sistema não utiliza dispositivos de barreira automática, pelo que os funcionários sem escrúpulos podem registar a sua chegada à entrada e depois sair por conta própria (portanto, este período de tempo será contabilizado como trabalho).

O leitor de entrada está localizado em frente à porta, a passagem de uma pessoa só é possível com identificação correta: neste caso, o controlador abre a fechadura da porta. Para sair, você também precisa levar o cartão ao leitor - somente depois disso a porta será destrancada. Esse sistema pode não apenas acompanhar as horas trabalhadas, mas também controlar o acesso às instalações.

Você também pode considerar a opção de um sistema de controle de tempo usando uma catraca:

Uma catraca moderna determina inequivocamente o fato de passagem e sua direção, portanto, os fatos de substituição e transferência de cartões entre funcionários são excluídos. Se um funcionário já estiver logado, é impossível usar seu cartão novamente.

A introdução de um sistema de controle de tempo permite aumentar a eficiência da organização, introduzir um sistema de sanções por atraso e saída prematura do local de trabalho. Aumentar o nível de disciplina de trabalho recuperará rapidamente o custo de sua instalação.

As tarefas de melhorar a disciplina e a produtividade do trabalho são relevantes para a maioria das empresas e organizações.

Qualquer empresa gostaria de pagar aos funcionários pelo tempo realmente trabalhado, e não por atrasos, ausências não autorizadas e saídas antecipadas do trabalho.

A contabilização das horas de trabalho, via de regra, é organizada com base em catracas instaladas na entrada do empreendimento.

Se os locais de trabalho dos funcionários estiverem longe o suficiente do posto de controle, a melhor solução seria uma solução baseada em um novo terminal especial para registro do tempo de trabalho e monitoramento da disciplina trabalhista PERCo-CR01 (LICON) . Ele é instalado no local destinado ao controle e conectado à rede de computadores da empresa (rede Ethernet).

O LICON também é ideal quando a empresa é pequena (ocupa várias salas por andar) e não possui entrada equipada com catraca.

Dois leitores de cartões de proximidade estão embutidos no terminal LICON para registrar a entrada e saída de funcionários. Os locais para apresentação dos cartões são marcados com pictogramas. Os colaboradores recebem cartões de acesso sem contacto, que apresentam no terminal LICON quando entram e saem do trabalho.

No painel frontal do terminal existe um display LCD a cores que mostra a hora de chegada/saída dos funcionários.

O terminal LICON possui uma memória não volátil que armazena dados de 5.000 funcionários e uma lista de 125.000 eventos (apresentações de cartões). Pode funcionar de forma autônoma, a comunicação com o controlador é necessária apenas para baixar a lista de eventos para criar os relatórios necessários no software.

efeito de implementação

O registo automático da chegada e saída dos colaboradores permite-lhe acompanhar o tempo efetivamente trabalhado pelos colaboradores, sendo que a introdução de medidas administrativas adequadas irá reduzir significativamente a perda de tempo de trabalho.

A tabela mostra um exemplo de cálculo do efeito econômico da introdução do sistema de rastreamento de tempo PERCo para uma organização com 100 funcionários trabalhando 22 dias por mês durante 8 horas por dia.

O custo de um conjunto de equipamentos para organizar o controle de tempo para a empresa dada como exemplo é de aproximadamente 26.400 rublos:

• 12.000 rublos - o custo de um terminal LICON
• 12.000 rublos - o custo de um pacote de software especial que atende a todos os terminais LICON instalados na empresa
• 2400 rublos - o custo de instalação (20% do custo do equipamento)

O cálculo mostra que o custo de instalação do sistema compensa em menos de meio mês e a partir daí o sistema começa a dar lucro. Além disso, o registro preciso do tempo trabalhado pelos funcionários torna o trabalho da empresa mais transparente e gerenciável.

Princípio da Operação

O LICON pode funcionar como um dispositivo independente e como parte do sistema de controle de acesso PERCo-S-20.

Em ambos os casos, o software básico PERCo-SN01 do sistema PERCo-S-20, bem como os relatórios disciplinares PERCo-SM05 e os módulos de software PERCo-SM07 Time Recording são usados ​​para controlar a disciplina de trabalho e o registro de tempo de trabalho. Com base nos dados recebidos do terminal LICON, o software gera relatórios de atrasos, absenteísmo, saídas antecipadas e cria uma folha de ponto.

Na tela do LICON, enquanto aguarda a apresentação dos cartões, são exibidos o horário atual e as direções “entrada” e “saída”. Usando o software, você pode alterar a direção de entrada/saída e alterar o texto das mensagens na tela.

Ao apresentar um cartão, o LCD apresenta o facto e a hora do evento, o nome do titular ou o número do cartão. As violações (chegadas tardias, saídas prematuras, erros, por exemplo, tentativa de registrar novamente "entrada" em vez de "saída") são destacadas em cores e acompanhadas por um sinal sonoro. Se um funcionário tentar apresentar um cartão para um colega ausente no terminal LICON na entrada da loja sem apresentá-lo no portão, uma mensagem de violação de zona aparecerá no visor. O LICON não registra tal apresentação se ela estiver configurada com as regras de trabalho apropriadas usando o software.

Na entrada do escritório, está instalado um terminal de controle de tempo e disciplina de trabalho PERCo-CR01 (LICON). Ele se conecta à rede de computadores da empresa (Ethernet).

O módulo de software "Relatórios Disciplinares" é instalado no computador do chefe e o módulo de software "Acompanhamento de Tempo" é instalado no computador do oficial responsável.

Os funcionários, entrando e saindo do trabalho, apresentam seus cartões no terminal LICON. Os dados de tempo de entrada/saída são armazenados e transferidos para o software. A operação constante do computador não é necessária, todos os eventos permanecem na memória do terminal e podem ser transferidos para o software posteriormente. Com base nos dados de chegadas/saídas, podem ser obtidos os relatórios necessários sobre infrações à disciplina laboral, bem como é gerada a folha de ponto dos funcionários. O relatório pode ser gerado em qualquer computador com o software instalado.

Exemplo de aplicação em uma empresa de médio porte

Uma empresa com mais de 100 funcionários geralmente ocupa um andar ou vários andares em um centro de negócios. A maioria das empresas tem mais de uma entrada no território. Terminais LICON são instalados em cada entrada.

Os terminais LICON são conectados a uma rede Ethernet. O módulo de software "Relatórios Disciplinares" é instalado no computador do chefe e o módulo de software "Acompanhamento de Tempo" é instalado no computador do oficial responsável.

Os funcionários, entrando e saindo do trabalho, apresentam seus cartões nos terminais LICON. Os dados de tempo de entrada/saída são armazenados e transferidos para o software.

Com base nos dados de chegadas/saídas, podem ser obtidos os relatórios necessários sobre infrações à disciplina laboral, bem como é gerada a folha de ponto dos funcionários.

O relatório pode ser gerado em qualquer computador com o software instalado. Se necessário, você pode diferenciar os direitos de acesso do usuário, e cada gerente criará relatórios apenas para seu departamento.

Exemplo de aplicação em uma grande empresa

No posto de controle de um empreendimento industrial, via de regra, são instaladas catracas, que podem ser utilizadas não só para controlar o acesso ao empreendimento, mas também para registrar as horas de trabalho.

Quase sempre, os locais de trabalho nas lojas são retirados do posto de controle, além disso, os trabalhadores precisam de tempo para trocar de roupa. Assim, é aconselhável considerar a chegada ao local de trabalho como o início/fim do horário de trabalho, e não a passagem pelo posto de controlo. Os terminais PERCo-CR01 (LICON) são instalados em oficinas e conectados a uma rede Ethernet. O software é instalado no PC dos gerentes e funcionários responsáveis.

Os colaboradores, ao chegarem ao trabalho e ao saírem dele, apresentam os seus cartões primeiro no posto de controlo e depois à entrada da oficina nos terminais do LICON. Saindo do trabalho, os funcionários mostram o cartão no terminal e depois no posto de controle. Se a sequência for violada, o LCD do terminal exibirá informações de erro para alertar sobre uma violação de zona. Os dados de horário de entrada/saída são armazenados e transferidos para o software, onde, a partir deles, serão contabilizados os horários de trabalho dos funcionários e serão gerados relatórios de infrações à disciplina trabalhista.