Ang layunin nito ay isang kolektibong talakayan, pag-unawa sa mga problema at isyu ng negosyo (organisasyon) at paggawa ng naaangkop na desisyon.

Mga uri pulong ng negosyo ay nakikilala sa pamamagitan ng pangunahing layunin o mga gawain na kailangang malutas: pagpaplano, pagganyak, panloob na regulasyon, pagsubaybay sa mga aktibidad ng mga empleyado at iba pa.

Ang pagsasagawa at paghahanda ng isang pulong ng negosyo ay may isang tiyak na teknolohiya, na sumusunod kung saan maaari mong madaling makabisado ang form na ito komunikasyon sa negosyo.

Hakbang 1: Tukuyin ang layunin ng pulong at agenda.

Ang isang pulong sa negosyo ay hindi lamang isang pulong ng mga empleyado. Ang layunin nito ay dapat magmukhang isang resulta ng layunin, iyon ay, paggawa ng isang partikular na desisyon. Samakatuwid, ang resulta na ito ay dapat na mabalangkas nang maaga. Kung mas tiyak ang pagbabalangkas ng desisyon, mas magiging epektibo ang pulong at makakamit ang resulta. Sa proseso ng pagtukoy ng layunin, kailangang sagutin ng organizer ang tanong: Maresolba ba ng isang partikular na empleyado ang isyung ito sa kasalukuyang order ng trabaho? Posible bang palitan ang pulong ng ibang paraan ng paglutas sa isyu?

Ang agenda ay inihanda nang maaga. Ang mga kalahok sa pagpupulong ay dapat na pamilyar sa paparating na talakayan, mga kinakailangang materyales para makapag-isip tungkol sa desisyon. Bukod dito, ang bawat item sa agenda ay dapat magkaroon ng sarili nitong layunin-resulta. Bilang karagdagan sa mga item sa agenda, ang mga kalahok sa pagpupulong ay alam ang oras na inilaan para sa talakayan ng bawat isyu.

Hakbang 2. pag-uugali at bilang ng mga kalahok.

Ayon sa kaugalian, ang mga pulong sa negosyo (maliban sa mga emerhensiya) ay ginaganap sa isang partikular na araw ng linggo sa hapon. Ang bilog ng mga kalahok ay dapat matukoy sa paraang makakagawa ng pinakamababang bilang ng mga empleyado. Ang pinakamainam na pagpipilian ay 6-7 tao. Solusyon sa disenyo ang mga tanong at problema ay nakasalalay sa pagkakaroon lamang ng mga interesadong partido. Mas mainam na ipagkatiwala ang pagpupulong sa mga empleyadong may pinakamaraming kakayahan sa paksang ito.

Hakbang 3. Pag-aayos ng venue.

Dapat na asahan ng mga organizer, hangga't maaari, ang pagiging tugma ng mga kalahok sa pagpupulong. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang ayusin ang mga upuan at upuan ang mga tao sa paraang ginagawang mas epektibo ang komunikasyon. Ang impormasyon ay mas mahusay at mas mabilis na nakikita kung ang mukha, mga mata, at mga kilos ng nagsasalita ay malinaw na nakikita.

Hakbang 4. Pagsasagawa ng pulong: tagal at mga regulasyon.

Ang isang business meeting ay may ilang bahagi na direktang nakakaapekto sa pagiging epektibo ng paggawa ng desisyon. Ang tagal ay dapat na hindi hihigit sa 40-45 minuto. Sa sikolohikal, hindi siya makakapagtrabaho nang produktibo sa kabila ng panahong ito. Kung kinakailangan upang ipagpatuloy ang talakayan, inirerekumenda na magpahinga ng hindi bababa sa 30 minuto, na nagpapataas ng kagalingan at pagkaasikaso.

Ang isang pulong ng negosyo ay dapat may iskedyul ng pagsasalita. Ang pagtiyak sa pagsunod sa mga regulasyon ay responsibilidad ng chairman. Gayunpaman, ang paggalang sa mga patakaran ng lahat ng mga kalahok sa pagpupulong ay nagpapakita ng kakayahan ng mga empleyado.

Hakbang 5. Mga minuto ng pulong.

Ang pagguhit ng isang opisyal na dokumento na nagtatala ng mga pangunahing yugto ng pulong, mga pangalan ng mga tagapagsalita, mga panukala at mga desisyon na ginawa ay isang kinakailangang bahagi ng isang pulong ng negosyo. Batay sa protocol, ang tagapamahala ay may karapatang humiling ng pagpapatupad mga desisyong ginawa.

Hakbang 6. Pagsusuri ng paghahanda at pagsasagawa ng pulong.

Itinuturing na matagumpay ang isang business meeting kung ang mga sumusunod na tanong ay masasagot ng positibo: Gaano katama ang pagkakatukoy ng circle of meetings? Nakakatulong ba ang lokasyon ng mga kalahok sa pagiging epektibo ng komunikasyon? Gaano kainteresado ang mga kalahok sa pulong sa mga isyung tinalakay? Ano ang nag-udyok sa kusang mga diskarte sa solusyon? Anong mga kontradiksyon ang lumitaw sa pagitan ng personal at kolektibong mga layunin? Ano ang dahilan ng mga salungatan na lumitaw (kung mayroon man)? Mabisa ba ang oras ng pagpupulong?

gawaing kurso

Organisasyon ng mga pagpupulong at negosasyon sa negosyo

Panimula

1.

1.2 Pagsasagawa ng mga pulong sa negosyo

1.3 Mga negosasyon bilang isang paraan upang malutas ang mga salungatan

2. Pagsasanay sa negosasyon

2.1 Mga yugto ng negosasyon

2.2 Mga taktika

Konklusyon

Bibliograpiya

Panimula

Kaugnayan gawaing kurso. Ang mga pagpupulong at negosasyon sa negosyo ay ang mga pangunahing paraan ng paggawa ng desisyon sa pamamahala ng kolehiyo. Ang una ay isang anyo ng talakayan ng mga mahahalagang isyu sa produksyon at organisasyon sa pagitan ng mga tauhan ng kumpanya o pamamahala nito, iyon ay, sa panloob na kapaligiran.

Ang wastong organisasyon ng mga pagpupulong sa negosyo ay nangangailangan, una sa lahat, maingat na pagpaplano. Ang pinaka mahahalagang puntos sa paghahanda:

Agenda. Kinakailangang tukuyin ang ilang malalaki at maliliit na isyu o problema na tatalakayin. Ang kanilang matagumpay na solusyon ang magiging layunin ng pulong.

Time frame. Ang pinakamagandang opsyon ay halos isang oras, plus o minus 20 minuto. Ang tagal na ito ay hindi mapapagod sa mga kalahok at magbibigay ng pagkakataong talakayin ang lahat ng mga isyung ibinangon.

Ang pangunahing layunin. Ang pinaka-epektibong bahagi ng isang pulong ay ang gitna. Sa oras na ito dapat talakayin ang talakayan ng pinakamahalagang problema o isyu, dahil ang aktibidad ng pag-iisip ng mga empleyado sa sandaling ito ay aabot sa rurok nito.

Abiso ng mga kalahok. Ang bawat isa na makikibahagi sa pulong ay dapat na maabisuhan nang maaga, na nagpapahiwatig ng eksaktong lokasyon at oras ng pagpupulong, pati na rin ang hanay ng mga isyu na isasaalang-alang. Ang mga empleyado o kasama ay makakapaghanda at makakapagplano ng kanilang araw ng trabaho sa kaganapang ito.

Lokasyon. Dapat itong piliin na isinasaalang-alang ang bilang ng mga tao, ang kaginhawahan ng paglalagay at ang pagkakaroon ng mga pantulong na elemento (halimbawa, isang projector na may screen, isang whiteboard o isang computer).

Ang mga negosasyon sa negosyo ay nagaganap sa pagitan ng mga kinatawan ng iba't ibang mga organisasyon; sa kanilang proseso, ang mga paraan upang tapusin ang mga deal o mga pagpipilian para sa pakikipagtulungan ay tinalakay, iyon ay, ito na ang panlabas na kapaligiran. Upang matagumpay na maisakatuparan ang mga ito kailangan mo:

Magtakda ng isang layunin, iyon ay, isang resulta na dapat makuha sa panahon ng negosasyon.

Isipin kung anong mga pagtutol ang maaaring lumabas mula sa iyong kapareha o kung ano ang maaari niyang hilingin bilang kapalit.

Maghanda ng mga argumento at mga dahilan nang maaga upang ipagtanggol ang iyong posisyon.

Sanayin sa isip ang kurso ng mga negosasyon, sagutin ang iyong kapareha sa mas maraming detalye hangga't maaari at sinusubukang asahan ang kanyang mga tanong.

Isaalang-alang ang oras, lugar, tagal ng negosasyon at akomodasyon ng mga kalahok. May mga lugar ng personal na espasyo na hindi maaaring labagin, at mga posisyon na hindi komportable para sa eye contact. Kailangan ding isaalang-alang ang mga puntong ito para maging komportable ang lahat ng naroroon.

Ang susi sa matagumpay na kooperasyon sa hinaharap ay ang kapwa benepisyo ng transaksyon para sa magkabilang partido. Samakatuwid, kapag naghahanda, kailangan mong isaalang-alang hindi lamang ang iyong mga interes, kundi pati na rin ang posisyon ng iyong kapareha. Ang maingat na pagpaplano at organisasyon ang susi sa matagumpay na negosasyon at pagpupulong sa negosyo.

Ang layunin ng gawaing kurso ay pag-aralan ang organisasyon ng mga pulong at negosasyon sa negosyo.

Upang makamit ang layuning ito, kinakailangan upang malutas ang mga sumusunod na gawain:

• Pag-aralan ang paghahanda at pagsasagawa ng mga pulong sa negosyo;
• Isaalang-alang ang mga kasanayan sa negosasyon.

1. Paghahanda at pagdaraos ng mga pulong sa negosyo

1.1 Paghahanda ng mga pulong sa negosyo

Epektibong pagpapatupad pulong ng negosyo nangangailangan ng seryoso at masusing paghahanda.

Panimula. 3

Kabanata 1. Mga layunin ng mga pulong at negosasyon sa negosyo. 4

1. Pag-uuri ng mga pulong sa negosyo. 4
2. Organisasyon ng mga pulong sa negosyo. 5
3. Etika at sikolohiya ng mga negosasyon sa negosyo. 10

Kabanata 2. Ang layunin ng negosasyon sa negosyo. 14

2.1. Paghahanda ng mga negosasyon sa negosyo. 15

2.3. Mga pamamaraan ng negosasyon. 17

Kabanata 3. Pagsusuri ng mga resulta ng negosasyon sa negosyo. 21

3.1. Mga kondisyon para sa epektibong negosasyon. 23

Konklusyon. 25

Bibliograpiya. 26

Mga aplikasyon. 27

Panimula.

Sa modernong mga kondisyon, kapag yamang tao nagiging pangunahing mapagkukunan ng negosyo, ang mga aktibidad ng bawat miyembro ng pangkat ay lalong mahalaga. Kabilang sa mga salik na nagtataguyod ng aktibidad ng trabaho ng mga tao o, sa kabaligtaran, humahadlang dito, isang mahalagang papel ang ginagampanan ni sikolohikal na pamamaraan pamamahala.

Ang kakayahang makipag-usap sa isang kasosyo sa negosyo, pag-unawa sa sikolohiya ng ibang tao, ang mga interes ng isa pang organisasyon ay maaaring ituring na isa sa mga kadahilanan sa pagtukoy sa proseso ng negosasyon. Ang kasanayang ito ay nangingibabaw hindi lamang sa mga negosasyon sa negosyo. Kung alam ng isang tao kung paano hikayatin ang ibang tao na kumilos, kung gayon siya ay magtatagumpay bilang isang pinuno.

Ang mga pagpupulong at negosasyon sa negosyo ay isang mahalagang bahagi ng buhay ng sinumang tao. Ito ay isinasagawa sa verbal form (English verbal - verbal, oral). Ito ay nangangailangan ng mga kalahok sa komunikasyon hindi lamang upang maging literate, ngunit din upang sundin ang etika ng verbal na komunikasyon. Bilang karagdagan, kung anong mga kilos at ekspresyon ng mukha ang ginagamit natin para samahan ng pagsasalita (non-verbal na komunikasyon) ang may mahalagang papel. Ang pinakamahalagang bagay ay ang kakayahang makinig sa iyong kausap, patuloy na magpakita ng pansin sa kanya at gantimpalaan siya ng mga gantimpala, i.e. ipagdiwang ang mga positibong katangian, tulungan ang pagpapatibay sa sarili ng kasosyo sa pakikipag-ayos.

Tinutukoy nito ang kaugnayan ng napiling paksa.

Ang layunin ng gawaing kursong ito ay maayos na ayusin ang mga pagpupulong at negosasyon sa negosyo.

Ang mga gawain ay upang matukoy ang paksa (mga problema) ng mga negosasyon, maghanap ng mga kasosyo upang malutas ang mga ito, bumuo ng isang plano at programa para sa mga negosasyon, lutasin ang mga isyu sa organisasyon at ihanda ang mga kinakailangang dokumento.

1. Mga layunin ng mga pulong sa negosyo.

Ang mga pagpupulong sa negosyo (mga pulong) ay isa sa pinakamahalagang anyo ng aktibidad ng pamamahala. Sa panahon ng pagpupulong, ang impormasyon ay ipinagpapalit sa pagitan ng mga subordinates at ng manager, at ang mga desisyon sa pamamahala ay ginawa.

Ipinapakita ng karanasan na ang mga pagpupulong sa negosyo ay hindi palaging nagdadala ng nais na epekto dahil sa katotohanan na maraming mga tagapamahala ang may hindi malinaw na pag-unawa sa teknolohiya para sa pag-aayos at pagsasagawa ng mga ito.

Ang pagpupulong sa negosyo ay isang paraan upang maakit ang kolektibong pag-iisip upang bumuo ng pinakamainam na solusyon sa kasalukuyan at pinaka-kumplikadong mga isyu na nagmumula sa negosyo. Ang proseso ng pamamahala sa bagay na ito ay bumaba sa tatlong pangunahing yugto 1:

• koleksyon at pagproseso ng impormasyon;
• koordinasyon ng mga aktibidad ng lahat ng serbisyo ng kumpanya at lahat ng empleyado;
• paggawa ng desisyon.

Bilang karagdagan sa direktang layunin nito, ang bawat makatwirang organisadong pagpupulong ay nalulutas din ang isang mahalagang gawaing pang-edukasyon. Sa pagpupulong, natututo ang mga empleyado na magtrabaho sa isang pangkat, kumuha ng pinagsamang diskarte sa paglutas ng mga karaniwang problema, maabot ang mga kompromiso, magkaroon ng kultura ng komunikasyon, atbp.

Para sa ilang empleyado, ang pagdalo sa isang pulong ng negosyo ay ang tanging pagkakataon upang makita at marinig ang mga antas ng senior management. Bukod pa rito, sa isang business meeting, binibigyan ng pagkakataon ang manager na ipakita ang kanyang talento bilang manager.

Kaya, ang mga aksyon sa pangangasiwa ng tagapamahala ay pupunan ng mga kolektibong sesyon (pagpupulong), kung saan nalutas ang mga pang-araw-araw na isyu at problema sa negosyo.

1.1. Pag-uuri ng mga pulong sa negosyo.

Ang mga pagpupulong sa negosyo ay isang espesyal na uri ng organisasyon sa trabaho na tumatakbo sa napakaikling panahon at may partikular na pokus.

Ang mga pagpupulong ay inuri ayon sa mga sumusunod na pangunahing katangian.

Sa pamamagitan ng layunin:

• pagbuo at paggawa ng mga desisyon;
• paglilinaw at paglilinaw ng mga gawain para sa pagpapatupad ng mga naunang ginawang desisyon;
• pagbubuod at pagtatasa ng mga naunang ginawang desisyon;
• pagpapatakbo (mga control room).

Ayon sa dalas (dalas) ng kaganapan:

• isang beses;
• regular;
• pana-panahon.

Sa bilang ng mga kalahok:

• makitid na komposisyon (hanggang limang tao);
• pinalawig (hanggang dalawampung tao);
• kinatawan (higit sa dalawampung tao).

Ayon sa antas ng katatagan ng komposisyon ng mga kalahok sa pulong:

• na may isang nakapirming komposisyon;
• kasama ang mga inanyayahan ayon sa listahang pinagsama-sama para sa bawat pagpupulong;
• pinagsama-sama.

Sa pamamagitan ng accessory:

• party (at iba pa pampublikong organisasyon);
• administratibo;
• siyentipiko at pang-agham-teknikal;
• nagkakaisa.

1.2. Organisasyon ng mga pulong sa negosyo.

Upang makamit ang iyong mga layunin, ang pagpupulong ay dapat na maayos na inihanda at isinasagawa. Mayroong ilang mga kinakailangang elemento kung wala ang mga layunin ng pulong ay hindi makakamit.

Ang paghahanda para sa isang pulong ay nagsisimula sa pagtukoy sa pagiging posible ng pagdaraos nito. Kapag nagpapasya kung kinakailangan ang isang pagpupulong, dapat isipin ng tagapamahala ang mga gawain na kailangang lutasin dito (ang anyo ng trabahong ito, tulad ng isang pulong, ay mas produktibo kaysa sa iba). Ang isang pagpupulong ay dapat isagawa kapag may pangangailangan na makipagpalitan ng impormasyon, tukuyin ang mga opinyon at alternatibo, pag-aralan ang kumplikado (hindi pamantayan) na mga sitwasyon, at gumawa ng mga desisyon sa mga kumplikadong isyu.

Bilang karagdagan, sa parehong yugto, dapat suriin ng manager ang lahat ng mga alternatibo sa form na ito: ang desisyon ng senior management; ang kakayahang lutasin ang isyu sa telepono; tawag sa kumperensya; Posibilidad ng pagsasama sa iba pang (naka-iskedyul) na mga pagpupulong. Kasabay nito, dapat matukoy ng tagapamahala kung ano ang kinakailangan upang malutas ang problema.

Kapag nagpapasya sa komposisyon ng mga kalahok, kailangan mong lapitan ang pagbuo ng listahan nang maingat, kapwa sa mga tuntunin ng dami at husay na komposisyon. Hindi naman talaga kailangan, halimbawa, na mag-imbita ng mga department head sa bawat pagpupulong. Ito ay kinakailangan upang maakit sa pakikilahok sa pulong ang mga opisyal na pinaka may kakayahan sa problemang pinag-uusapan, at, tulad ng ipinapakita ng kasanayan, hindi sila palaging mga pinuno ng mga departamento. Tungkol sa bilang ng mga kalahok sa pagpupulong, hindi ka dapat mag-imbita ng kasing dami ng mga tao na mayroong mga upuan sa silid ng pagpupulong (imbitasyon para sa mass participation). Ang pinakamainam na opsyon ay itugma ang bilang ng mga kalahok sa pagpupulong sa bilang ng mga taong aktibong kalahok sa talakayan ng isyu. Ang pangunahing pamantayan sa pagpili ng mga kalahok ay ang kakayahan sa mga isyu sa agenda. Nang matukoy ang komposisyon ng mga kalahok, kailangan mong magtakda ng isang araw at oras para dito.

Karaniwan, isang partikular na araw bawat linggo ang nakalaan para sa pulong. Ito ay nagpapahintulot sa mga kalahok nito na maayos na planuhin ang kanilang oras ng pagtatrabaho at paghandaan ito ng maayos. Ang pinakamagandang araw para sa isang pulong ay Miyerkules o Huwebes, dahil ang lingguhang performance curve ay may kapansin-pansing pagbaba sa Lunes at Biyernes.

Ang mga pagpupulong ay pinakamahusay na gaganapin sa hapon. Ito ay magsisilbing karagdagang insentibo para sa pagpupulong sa mga kalahok upang gumana nang mabilis at mahusay upang hindi mapuyat. Dahil ang anumang pagpupulong ay nakakagambala sa normal na ritmo ng trabaho, hindi ipinapayong isagawa ito sa unang kalahati ng araw ng trabaho.

Paghahanda ng mga kalahok sa pagpupulong - huling yugto sa pamamaraan ng mga pulong sa negosyo. Ang kakanyahan ng lahat ng gawain sa direksyon na ito ay bumaba sa pagiging pamilyar sa lahat ng mga kalahok sa agenda at mga kinakailangang materyales nang maaga. Dapat malaman ng lahat nang maaga ang paksa at layunin ng pagpupulong, na sa dakong huli ay makatutulong sa epektibong pagsasagawa ng pulong, dahil ang mga kalahok nito ay magiging maayos na handa para dito.

Nagdaraos ng pagpupulong. Ang pinakamainam na tagal ng magkasanib na aktibidad ng kaisipan ng isang malaking bilang ng mga tao ay 40-45 minuto lamang. Pagkatapos ng 50-60 minuto, humihina ang atensyon ng mga kalahok sa pagpupulong: ingay, hindi kinakailangang paggalaw, at mga nakakagambalang pag-uusap. Kung patuloy kang magkakaroon ng pulong nang walang pahinga, karamihan sa mga tao ay napapagod. Pagkatapos ng 30-40 minutong pahinga, bumuti ang pakiramdam ng mga naroroon, naibalik ang kanilang normal na kalagayan, at maaaring magpatuloy ang pagtalakay sa mga problema.

Ang mga minuto ng pagpupulong ay ang pangunahing opisyal na dokumento, batay sa kung saan ang pamamahala ay may karapatang hilingin na kumpletuhin ng mga empleyado ang mga gawain na itinalaga sa kanila. Itinatala ng kalihim ng pulong sa mga minuto sa ngalan ng pulong ang pinakamahahalagang punto 1:

• pagkamit ng layunin ng pulong;
• solusyon;
• mga gumaganap ng gawain at mga deadline.

Pagbubuod at paggawa ng desisyon. Ang huling yugto ng pag-aayos ng mga pagpupulong ay ang paggawa ng desisyon at pagpapatupad nito. Dapat tandaan na ang desisyon sa pulong ay ginawa ng bawat isa nang sama-sama at ng bawat isa nang paisa-isa. Ang pagiging epektibo ng pulong ay nakasalalay sa lawak kung saan naisama ng kalahok sa pulong ang kanyang mga ideya at pagsasaalang-alang sa pangkalahatang desisyon.

Paglikha ng mga kanais-nais na kondisyon para sa pagtutulungan ng magkakasama at kolektibong mga desisyon.

Kung ang mga kumplikadong problema ay tinatalakay sa isang pulong, kung gayon kinakailangan na magbigay ng mga kondisyon para sa kolektibong gawaing pangkaisipan ng mga naroroon. Masasabi nating matagumpay ang pangkatang gawain kapag ang resulta ay:

• mas mataas kaysa sa resulta ng gawain ng pinakamahusay na miyembro ng pangkat;
• mas mahusay kaysa sa kabuuan ng mga indibidwal na resulta ng lahat ng miyembro ng grupo.

Ang pangkatang gawain ay nangangailangan ng espesyal na paghahanda. Sa pisikal na trabaho, ang panuntunang ito ay walang sinasabi (ang gawain ng pangkat ay palaging mas produktibo), ngunit sa mental na gawain, ang pagkamit ng naaangkop na resulta ay mas mahirap.

Lumilikha ng isang kapaligiran ng kadalian at kahusayan.

Ang kapaligiran sa isang pulong ay kadalasang nakasalalay sa pinuno. Ang pakikipagtulungan sa negosyo ay nahahadlangan ng labis na pagpuna, iba't ibang mga reklamo, atbp. Upang lumikha ng isang kapaligiran ng kadalian at kahusayan, kinakailangan na ang mga kalahok nito ay makaramdam ng pantay at madama ang kahalagahan ng mga isyu na isinasaalang-alang.

Dapat tiyakin ng pinuno ng pagpupulong na ang pagiging kaswal ay hindi makalulupig sa kahusayan at kabaliktaran. Ang isang problema na hindi kasiya-siya para sa lahat ay dapat isaalang-alang sa pagtatapos ng pulong (ang ilang mga tao ay maaaring ilabas sa oras na iyon) at, kung maaari, sa madaling sabi. Karamihan sa mga problemang ito ay kailangang lutasin sa isang indibidwal na batayan. Mas mabuti kapag ang mga tagapamahala at mga espesyalista sa mas mababang antas ng pamamahala ay nagbabahagi ng kanilang mga saloobin sa simula ng pulong. Ang tagapangasiwa ng pulong ay dapat lumikha ng isang tulad ng negosyo at sa parehong oras ay nakakarelaks na kapaligiran kung saan ang lahat ay nakakaramdam ng relaks. Ang pang-aapi, isang kapaligiran ng takot at poot sa anumang paraan ay hindi nakakatulong sa epektibong pagtutulungan ng magkakasama. Ang layunin ng pagpupulong ay hindi upang mahanap ang salarin, ngunit upang malutas ang problema. Ang malaya at prangka na pagpapahayag ng kanilang mga saloobin ng mga empleyado, gayundin ang kanilang kadalian sa komunikasyon, ay makabuluhang bawasan ang nasayang na oras.

Pagtitiyak na ang lahat ng mga kalahok sa pulong ay aktibo.

Dapat isaalang-alang ng namumunong opisyal ang tinatawag na psychological phenomenon at ayusin ang ganitong pagkakasunud-sunod ng mga talumpati kung saan ang kanilang pagkakasunud-sunod ay magiging inversely proportional sa awtoridad at posisyon ng nagsasalita. Ito ay dahil sa ang katunayan na ang mga nakababatang empleyado ay lubhang nag-aatubili na ipahayag ang kanilang pananaw - lalo na kapag hindi ito tumutugma sa opinyon ng manager na ipinahayag na. Kaya naman ang mga bago at makabagong solusyon sa mga problemang nagmumula sa mga nakababatang empleyado ay kadalasang hindi napag-uusapan.

Ang isa pang paraan upang madagdagan ang aktibidad sa isang pulong ay ang pag-aatas sa bawat kalahok na magsalita.

Pagtalakay ng mga dissenting opinion.

Tulad ng nabanggit na, ang isang garantiya ng isang matagumpay na pagpupulong ay isinasaalang-alang ang mga opinyon ng lahat ng mga kalahok nito. Siyempre, ang ilan sa kanila ay maaaring mali. Ngunit sa kasong ito, ang pinuno ng pulong ay dapat na maikli na ipaliwanag ang dahilan ng maling opinyon (walang sinuman ang dapat umalis sa pulong na may pakiramdam na ang kanyang pananaw ay tama, at ang desisyon ng pulong ay mali).

3.1. Mga kondisyon para sa epektibong negosasyon. 23

Konsepto ng pulong ng negosyo

Kahulugan 1

Ang isang pagpupulong sa negosyo ay isang mahalagang anyo ng aktibidad sa pamamahala, kung saan ang impormasyon ay ipinagpapalit sa pagitan ng mga tagapamahala at mga subordinates at ginawa ang mga desisyon sa pamamahala.

Sa isang pulong ng negosyo, ang mga kalahok nito ay kasangkot sa kolektibong pagbuo ng isang pinakamainam na solusyon sa natukoy na problema na lumitaw sa kumpanya.

Kaugnay nito, ang proseso ng pamamahala ay karaniwang nahahati sa 3 yugto:

• Yugto ng pagkolekta at pagproseso ng impormasyon;
• Pag-uugnay sa paggana ng lahat ng mga empleyado at departamento ng negosyo;
• Yugto ng paggawa ng desisyon.

Ang papel ng pulong sa kumpanya

Sa tulong ng epektibong organisadong mga pagpupulong sa negosyo, posible na malutas ang mahahalagang problema sa edukasyon. Sa tulong ng mga pagpupulong, natututo ang kanilang mga kalahok sa kolektibong paggawa ng desisyon, kumplikadong paglutas ng problema, at pag-abot sa mga kompromiso. Sa panahon ng pagpupulong, ang isang kultura ng corporate communication sa pagitan ng mga empleyado ng kumpanya ay nakuha.

Sa karamihan ng malalaking negosyo, ang tanging paraan para makipag-ugnayan sa mga tagapamahala ay senior management ay tiyak na mga pagpupulong.

Ang pagpupulong ay isang karagdagan sa gawaing pangangasiwa ng manager; ang mga pang-araw-araw na isyu at problema sa negosyo ay maaaring malutas sa kanila.

Mga layunin ng mga pagpupulong sa negosyo

Sa pamamagitan ng mga pagpupulong sa negosyo, ang mga sumusunod na gawain ay nalutas:

• Ang patakaran ng kumpanya ay binuo at pinalakas at ang pagpapatupad nito ay nagaganap;
• Ang mga aktibidad ng lahat ng mga departamento ng negosyo ay isinama, na isinasaalang-alang ang pangkalahatang mga layunin ng kumpanya;
• Ang mga kolektibong resulta ay kinilala at kinakalkula;
• Mayroong isang kolektibong solusyon ng mga problema habang isinasaalang-alang ang epekto ng pagkatuto.

Mga yugto ng pagpupulong

Tandaan 1

Sa yugto ng paghahanda ng isang pulong ng negosyo, ang pagiging posible ng pagdaraos ng pulong ay natutukoy, ang tagapamahala ay nagtatakda ng mga pangunahing gawain na kinakailangan upang malutas. Maipapayo na magdaos ng isang pagpupulong kung may pangangailangan na makipagpalitan ng impormasyon, gayundin upang tukuyin ang mga opinyon at paraan upang malutas ang mga problema at hindi karaniwang mga sitwasyon, at gumawa ng mga desisyon sa mga kumplikadong isyu.

Sa parehong yugto, ang agenda at komposisyon ng mga kalahok ng pulong ng negosyo ay tinutukoy. Sa proseso ng paghahanda ng agenda, kailangang linawin:

• nilalaman ng mga isyung tinalakay at pangunahing paksa nagpapakilala sa kakanyahan nito;
• ang mga kondisyon na dapat matugunan ng huling resulta ng pulong;
• pulong ng mga kalahok at ang kanilang mga tungkulin.

Kapag natukoy na ang listahan ng mga kalahok, itatakda ang petsa at oras para sa pulong. Karamihan sa mga kumpanya ay naglalaan ng isang partikular na araw sa isang linggo para sa mga pagpupulong, na nagpapahintulot sa mga kalahok na makatwiran na planuhin ang kanilang oras ng pagtatrabaho at gumawa ng mga wastong paghahanda.

Ang huling yugto ng pamamaraan para sa paghahanda ng isang pulong ng negosyo ay paghahanda ng mga kalahok sa pulong. Ang batayan ng lahat ng gawain sa lugar na ito ay maaaring mabawasan sa paunang kakilala ng bawat kalahok sa pagpupulong na may agenda at mga kinakailangang materyales. Ang bawat kalahok ay kailangang maging pamilyar sa paksa at mga layunin ng pulong nang maaga, na gagawing mas epektibo ang pulong sa hinaharap.

Ang susunod na yugto ay ang aktwal na pagpupulong. Ang pinakamainam na tagal ng magkasanib na aktibidad ng kaisipan para sa karamihan ng mga tao, ayon sa mga siyentipiko, ay 40-45 minuto lamang. Pagkatapos ng 50-60 minuto, ang atensyon ng mga kalahok sa pagpupulong ay maaaring humina, na nagreresulta sa labis na ingay, hindi kinakailangang paggalaw at pag-uusap sa mga abstract na paksa. Kung hindi ka magpahinga sa oras na ito, mas maraming kalahok ang magiging sobrang pagod. Kung kukuha ka ng 30-40 minutong pahinga, makikita mo ang isang pagpapabuti sa kapakanan ng mga naroroon, ang pagpapanumbalik ng isang normal na estado, upang ang pagtalakay sa mga problema ay maaaring ipagpatuloy nang mas produktibo.

Pagpupulong sa negosyo- isang pangkalahatang tinatanggap na paraan ng komunikasyon sa negosyo kapag ang mga isyu sa produksyon at mga problema na nangangailangan ng sama-samang solusyon ay tinatalakay.

Ang ganitong komunikasyon ay nagsasangkot ng isang pinuno ng komunikasyon (ang pinuno ng isang yunit, departamento, isa sa mga nangungunang empleyado na may katungkulan sa paghahanda at pagdaraos ng isang pulong), pati na rin ang mga espesyalista na ang kakayahan ay kasama ang ibinigay na problema, o ang mga kailangang lutasin ito. . Sa pulong, ang mga paksa lamang na hindi malulutas ng mga indibidwal na espesyalista sa isang regular na batayan ang tinatalakay.

Layunin ng pulong— paglalarawan ng inaasahang resulta, ang kinakailangang uri ng solusyon. Ang mas tiyak na ang paksa ng talakayan ay nabuo, mas malaki ang pagkakataon na makuha ang ninanais na resulta.

Agenda - isang nakasulat na dokumento na ipinadala sa mga kalahok sa pulong nang maaga. Ang agenda ay nagpapahiwatig ng paksa ng pulong, mga layunin nito, buong listahan mga isyu na tinalakay, ang oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pulong, ang lugar kung saan ito gaganapin, ang mga pangalan at posisyon ng mga tagapagsalita (karaniwang 6-7 tao), ang oras na inilaan para sa bawat isyu (limitasyon sa oras para sa pagsasalita), at ang lugar kung saan maaari kang maging pamilyar sa mga materyales sa bawat isyu. Ito ay magbibigay-daan sa mga kalahok na mag-isip nang maaga tungkol sa mga nakabubuo na panukala para sa paglutas ng mga problema.

Mas mainam na ang mga pagpupulong ay hindi pinamumunuan ng pinuno ng organisasyon, ngunit ng mga espesyalista na pinaka-karampatang sa problemang tinatalakay. Pinapataas nito ang responsibilidad ng empleyado para sa mga desisyong ginawa iba't ibang antas at ang aktibidad ng mga kalahok sa pagbuo ng mga ideya.

Organisasyon ng spatial na kapaligiran sa pulong

Napag-alaman na ang mga nakaupo sa tapat ng isa't isa ay may mga salungatan nang mas madalas kaysa sa mga nakaupo sa tabi ng bawat isa. Nangangahulugan ito na ang mga kalahok sa pulong ay kailangang maupo upang ang mga maaaring magdulot ng hidwaan at makagambala sa pulong ay hindi magkatapat.

Sa pangkalahatan, karaniwan para sa isang tao na makaranas ng isang pakiramdam ng kakulangan sa ginhawa dahil sa ang katunayan na, sa kanyang opinyon, siya ay hindi maginhawang nakatuon sa espasyo - siya ay nakaupo/nakatayo sa maling lugar at/o, atbp. Bilang isang patakaran, naiintindihan at alam ng isang tao kung saan mismo ang kanyang lugar sa kalawakan. Kung ang isang tao ay hindi nararamdaman espasyo ng komunikasyon intuitively, lumalabag sa lahat ng hindi nakasulat na panuntunan, na nangangahulugang siya ay malamang na may sakit sa pag-iisip. Kasabay nito, maraming tao ang nakakaranas ng stress sa nerbiyos dahil lang sa patuloy na nilalabag ng isang tao ang kanilang mga pag-aangkin sa teritoryo. SA modernong mundo ito ay totoo lalo na: lahat tayo, sa isang paraan o iba pa, ay nakakaranas kapag ang mga estranghero ay pumipilit laban sa amin sa masikip na pampublikong sasakyan, kapag ang 4-5 na tao ay napilitang umakyat sa sahig na kailangan nila sa isang masikip na elevator na kotse. Sa komunikasyon sa pagsasalita, mayroong apat na zone ng diskarte ng mga interlocutors.

Itim na lugar- 15-50 cm: tanging ang pinakamalapit na tao lamang ang maaaring pumasok dito, kaya hindi ka dapat lumapit sa isang estranghero na mas malapit sa kalahating metro; kung hindi ay makaramdam siya ng poot sa iyo at ang komunikasyon sa pagitan mo ay maaantala sa simula. SA wikang Ingles ang intimate zone ay tinatawag na bubble, na tumpak na sumasalamin sa kakanyahan ng saradong personal na espasyo ng isang tao: para siyang nagtatago mula sa buong mundo sa kanyang bula.

Personal na sona- 0.5-1.2 m Ito ang distansya na pinapanatili ng isang tao kapag nakikipag-usap sa isang palakaibigan na kapaligiran - sa mga reception, gabi, atbp. Maaaring isipin ng isang tao ang isang pagtatangka na bawasan ang distansya na ito bilang masamang asal, at ang isang pagtatangka na dagdagan ito bilang isang pag-aatubili na makipag-ugnayan, pag-iingat, o pagbibigay-diin sa pormalidad. Pinagsasama-sama ng simpatiya ang mga tao sa pinakaliteral na kahulugan ng salita.

Sonang panlipunan— 1.2-3.6 m. Ang distansyang ito ay maginhawa para sa pakikipag-usap sa mga bagong empleyado, postman, atbp. - kasama ang mga estranghero.

No wonder na modernong tao ay palaging na-expose sa stress kapag nakikipag-ugnayan sa "mga estranghero" sa pampublikong sasakyan, lalo na sa oras ng rush, sa linya, sa isang elevator, atbp. Ang mga tao ay nakabuo ng mga paraan ng pagtatanggol sa sarili sa kapaligirang ito: katahimikan, kawalan ng pakikipag-ugnay sa mata at, nang naaayon, ang ugali ng pagbabasa sa subway, pag-dozing, atbp., isang walang kibo na ekspresyon ng mukha, kawalang-kilos. Ang pag-aari sa isang pulutong ay palaging hindi sinasadya na nagdudulot ng pagsalakay sa isang tao at isang ugali sa mga mapanirang aksyon.

Pampublikong lugar- higit sa 3.6 m. Ito ang pinaka maginhawang espasyo para sa pagsasalita sa harap ng madla.

Tungkol sa paglalagay ng mga kasosyo sa kalawakan sa panahon ng mga negosasyon sa negosyo, ang mga eksperto ay nangangatuwiran na ang epektibong komunikasyon ay nangangailangan na ang mga mata ng mga nag-uusap ay magkatagpo ng humigit-kumulang isang katlo ng oras ng pakikipag-ugnay.

Ang mga kasosyo sa negosyo ay nakaupo tulad ng sumusunod:

• ang mga kasosyo ay pinaghihiwalay ng isang sulok ng mesa(90°) - ang posisyon na ito ay angkop para sa parehong kaswal na pag-uusap at isang pag-uusap sa negosyo ng uri ng manager-subordinate. Itinataguyod nito ang patuloy na pakikipag-ugnay sa mata at nagbibigay-daan sa iyo na kumilos nang hindi nakakagambala sa iyong kapareha, at angkop din para sa pagmamasid sa isa't isa. Nakikita ng bawat kausap ang pisngi ng isa. Kasabay nito, ang sulok ng mesa ay nagsisilbing bahagyang hadlang: kung lumitaw ang paghaharap, maaari kang lumayo, sa isang sitwasyon ng pag-unawa sa isa't isa, maaari kang maging mas malapit; walang teritoryal na dibisyon ng talahanayan;
• magkatabi na nakaupo- ang posisyon na ito ay angkop para sa direktang pakikipag-ugnayan sa negosyo. Kapag ang isang problema ay sama-samang nalutas, ang mga kausap ay kailangang magkatabi upang mas maunawaan ang mga intensyon ng isa't isa, makita ang mga materyales na sinusuri, talakayin at bumuo ng mga karaniwang solusyon. Gayunpaman, mahirap makipag-eye contact sa ganoong "demokratikong" posisyon, at ito ang kawalan nito;
• magkatapat ang magkapareha- ang posisyong ito ay lumilikha ng kapaligiran ng kumpetisyon, kapag ang bawat negosyador ay mahigpit na sumusunod sa kanyang sariling linya, ipagtanggol ang kanyang posisyon, at sinusubukang malampasan ang kanyang kasosyo sa negosyo. Kapag ang mga kasosyo ay nakaupo sa tapat ng bawat isa, ang kanilang mga mata ay hindi sinasadyang magkita nang mas madalas, na lilikha ng isang pakiramdam ng kakulangan sa ginhawa. Ang mesa sa pagitan nila ay nagiging isang uri ng hadlang. Sa ganoong posisyon sa talahanayan, napakahirap na maabot ang kasunduan, kahit na ang kompromiso ay mahirap, at ang salungatan ay posible. Gayunpaman, ito ay kung paano dumating ang isa sa talahanayan ng negosasyon: pagkatapos ay nangangahulugan ito ng isang pantay na posisyon at maaaring magsulong ng nakabubuo na komunikasyon. Ang parehong posisyon ay maaaring magpahiwatig ng subordination. Sa kasong ito, ang pag-uusap ay magiging maikli at tiyak;
• pahilis sa kabila ng mesa- isang malayang posisyon, katangian ng mga taong ayaw makipag-ugnayan. Ito ay nagpapahiwatig ng kakulangan ng interes o isang pagnanais na manatiling hindi napapansin, halimbawa sa isang pulong ng negosyo, seminar, atbp.

Mahalaga rin ang hugis ng mesa. Ang isang parisukat na talahanayan ay nagtataguyod ng pagbuo ng mga relasyon ng kumpetisyon at tunggalian sa pagitan ng mga negosyador ng pantay na katayuan. Sa isang hugis-parihaba na mesa sa pagitan ng mga kasosyo ng parehong katayuan sa lipunan, ang pangunahing lugar ay itinuturing na kung saan nakaupo ang tao, na nakaharap sa pintuan. Ang isang bilog na mesa ay lilikha ng isang kapaligiran ng impormal at kadalian.

Tipolohiya ng mga kalahok sa pagpupulong

Gumawa si Mark McCormack ng tipolohiya ng mga kalahok sa pagpupulong at binalangkas ito sa aklat na "Mga Lihim ng Negosyo para sa Lahat":

« pagsasalita ng tapat“—they always express their opinions honestly, they don’t cheat, they don’t have ulterior motives. Ang mga ito ay mahalagang kalahok sa anumang pagpupulong, ngunit hindi nila kayang tapusin ang mga hindi pagkakaunawaan gaya ng lumikha ng mga bago;

« mga martir“—pinipigilan nila ang sitwasyon dahil mabilis silang umako ng responsibilidad kapag may nangyaring mali. Gayunpaman, masyadong mabilis itong nangyayari, marahil bago malaman ng mga kalahok sa pulong kung sino at ano ang pinagmulan ng nangyari;

« mga mukha ng bato- panatilihin ang kanilang mga iniisip sa kanilang sarili, at ang ibang mga kalahok sa pulong ay kailangang hulaan kung anong laro ang kanilang nilalaro at kung kaninong panig sila;

« mga pinuno- natutunan ang mga salitang: "Tama ka. Hindi ko naisip ito"; Ito mabubuting kalahok mga pagpupulong;

« mga nagsasalita"- ang pananaw sa esensya ng problema ay napalitan ng emosyon at retorika. Mukhang sinusubukan nilang kumbinsihin ang kanilang mga sarili at higit sa lahat, hindi ikaw. Mas mabuti at mas ligtas para sa negosyo na huwag pansinin ang mga ito;

« tagapagtanggol ng diyablo“—talagang lahat ay pinagtatalunan ito. Totoo, madalas nilang nalaman ang katotohanan, ngunit tumatagal sila ng masyadong maraming oras. Hindi hihigit sa isa sa kanila ang dapat anyayahan sa pulong;

« mga maninira“- sa bawat salita maaari nilang sirain ang ideya ng isang tao, proyekto ng isang tao o pagmamalaki ng isang tao;

« mahilig sa pagpapahinga“—ginagawa nila ang kanilang sarili na komportable sa isang upuan, naghahanda para sa isang mahaba, kaaya-ayang pahinga at hindi nagmamadaling lutasin ang mga isyu sa agenda. Maipapayo na makipagkita sa gayong mga kasosyo sa bulwagan o sa isang silid kung saan walang mga upuan;

"mga estadista" - itaguyod ang kanilang sarili o pilitin ang pulong na sumulong sa pamamagitan ng mahusay na paghawak ng mga tao. Sa teorya, ang kalahok na ito ay dapat na pinuno ng pulong.