Ang pagsusumite ng mga dokumento sa archive ay isa sa mga pangunahing yugto ng trabaho sa opisina. Ito ang panloob na archive ng organisasyon. Ang pinakamahirap na isyu ay ang tagal ng panahon at mga panuntunan para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival, dahil ang mga kinakailangan at regulasyon ay nakakalat sa iba't ibang legal na aksyon. Sa anumang organisasyon mayroong dokumentasyon (pamamahala, tauhan, accounting), na taunang isinampa sa isang solong file at napapailalim sa imbakan.

Isang kumpletong metodolohikal na listahan ng karaniwang dokumentasyon ng pamamahala at ang mga panahon ng pagpapanatili para sa bawat isa sa mga file folder na ito ay ibinibigay sa (tulad ng binago noong Pebrero 16, 2016). Sinasabi nila kung gaano katagal dapat itago ang mga rekord ng tauhan (lahat ng may kaugnayan sa pagsisiyasat ng isang aksidenteng pang-industriya - 45 taon) at (sa mga tuntunin ng mga tauhan, anumang kaso na nilikha bago ang 2003 ay dapat itago sa loob ng 75 taon, anumang kaso sa hinaharap - 50 taon). Ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ng accounting at buwis ay tumutukoy, at isang bilang ng mga by-laws.

Ang mga organisasyon ay patuloy na may mga ekspertong komisyon na ang mga aktibidad ay ang pagtatasa at pagsusuri ng dokumentasyon ng produksyon ng negosyo sa proseso ng trabaho sa opisina at paglipat sa archive, pati na rin ang pagtatatag ng mga panahon ng imbakan. Taun-taon, ang serbisyong ito ang nagpapasya kung aling mga dokumento ang dapat itago at alin ang maaaring sirain.

Paghahanda ng mga kaso para sa pag-archive

Ang isang tiyak na paghahanda ng mga file para sa paglipat sa imbakan ng archival ay kinakailangan, na binubuo sa pagsasama-sama ng magkakaibang mga dokumento sa isang solong file. Ang dami ng folder na naglalaman ng archival file ay hindi dapat lumampas sa 250 mga pahina. Kapag nagdidisenyo ng isang folder, ang kaso ay dapat na:

• tahiin (para sa 4 na butas) o itali ang lahat ng pahina;
• bilangin ang mga pahina sa kanang sulok sa itaas;
• gumuhit ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento - isang talaan ng mga nilalaman;
• maghanda ng isang certification sheet (markahan ang bilang ng mga pahina, tumugma sa pagnunumero, atbp.; sertipikado ng pirma ng compiler);

Sample na pagpuno at anyo ng certification sheet

• mag-isyu ng hardboard cover para sa bawat kaso (na may pangalan ng organisasyon, pamagat, pinakabagong petsa, numero ng pagpaparehistro ng folder na "Kaso");

Template ng case cover

Paghahanda ng mga dokumento para sa pag-archive

Matapos makolekta ang hiwalay na mga folder na "Kaso", kailangan mong gumuhit ng isang pangkalahatang imbentaryo sa kanila.

Sa ganitong paraan, ang mga imbentaryo ng mga folder na "Kaso" para sa permanenteng at pansamantalang imbakan at "Kaso" para sa isang personal na pondo ay pinagsama-sama.

Ang mga folder ng imbentaryo na "Kaso", sa turn, ay napapailalim sa hiwalay na accounting. Dapat silang isama sa imbakan ng archival ayon din sa isang hiwalay na imbentaryo.

Maaari kang mag-download ng mga sample ng mga anyo ng mga imbentaryo ng mga kaso ng archival sa pamamagitan ng link

Mga panuntunan para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival

Ang mga archive para sa pag-iimbak ng mga folder na "Delo" ay matatagpuan sa magkahiwalay na mga silid, na ginagarantiyahan ang kaligtasan ng nakaimbak na dokumentasyon. Ang lugar ay dapat na tuyo, pinainit, mahusay na maaliwalas, sumunod sa mga pamantayan sa kaligtasan ng sunog at sanitary. Kaya, ginagarantiyahan ng serbisyo ng archive ang proteksyon ng mga naka-imbak na folder na "Kaso" mula sa pinsala.

Bilang karagdagan, ang archive ay dapat na ligtas na binabantayan (gamit ang mga metal na bar sa mga bintana, mga alarma ng magnanakaw, atbp.), at pagkatapos ay ang mga folder ng File ay hindi masisira o manakaw ng mga estranghero.

Ang lahat ng mga folder ng Delo ay inilalagay sa mga espesyal na may bilang na mga rack, pangmatagalang imbakan - sa mga kahon o mga kaso, hindi gaanong mahalaga (hanggang sa 10 taon) ay maaaring ilagay sa mga bundle. Ipinagbabawal na maglagay ng hiwalay na mga folder na "Kaso" sa sahig o window sills.

Kung ang dami ng mga folder na "Kaso" ay napakalaki, ang mga tauhan ng archive ay maaaring gumuhit ng tinatawag na mga topographic na mapa na makakatulong sa iyong mag-navigate sa mga istante at rack.

Espesyal na opinyon

Ang mga dokumento ng organisasyon ay isang mahalagang mapagkukunan ng impormasyon. Upang maiwasan itong magamit laban sa iyo, dapat kang sumunod sa mga patakaran para sa pag-iimbak ng dokumentasyon, na inireseta ng batas. Ngunit tinutukoy ng sistemang pambatasan ang pamamaraan para sa paglikha ng isang archive. At kung anong paraan ng pag-iimbak ng mga dokumento ang pipiliin at kung paano ayusin ang mga dokumento sa archive, ang bawat kumpanya ay nagpapasya sa sarili nitong.

Mayroong dalawang pangunahing diskarte sa pag-iimbak ng mga dokumento: ang pagbuo ng isang archive sa enterprise sa sarili nitong at ang paglipat ng mga dokumento para sa imbakan sa mga kumpanya ng archival.

Upang ayusin ang iyong archive sa iyong sarili, kakailanganin mo:

1. Ang mga karampatang tauhan na may kaalaman at karanasan upang isagawa ang pagproseso ng archival ng dokumentasyon at paglilipat ng mga file sa archive (pagguhit ng mga imbentaryo, pagguhit ng mga aksyon sa paglalaan ng mga dokumento para sa pagkawasak, atbp.).
2. Isang dalubhasang silid para sa pangmatagalang imbakan ng papel na media, kung saan ang mga kinakailangan para sa kahalumigmigan, temperatura at dami ng liwanag ay natutugunan.

Kapag ang daloy ng dokumento ng kumpanya ay maliit, ang lahat ng mga dokumento ay maaaring maimbak sa parehong silid kung saan nagaganap ang daloy ng trabaho. Kung mayroong maraming dokumentasyon, kinakailangan na maglaan ng isang hiwalay na silid para sa archive.

Upang gawing madali ang paghahanap ng anumang dokumento sa archive na inayos mo, magsimula ng isang nomenclature ng mga kaso - isang classifier ng mga dokumento na may indikasyon ng kanilang mga panahon ng imbakan.

Upang gawing simple ang paghahanap para sa mga kinakailangang dokumento, maaari mong gamitin ang mga tip:

• maglaan ng lugar para sa bawat yunit ng istruktura para sa dokumentasyon, na isinasaalang-alang ang taunang muling pagdadagdag;
• maglaan ng mga kaso na may permanenteng shelf life at pansamantalang isa (higit sa 10 taon) sa iba't ibang istante.

Hiwalay na panatilihin ang mga file sa mga tauhan at dokumentasyon ng mga liquidated na kumpanya (kung mayroon man).

Ang outsourced na pag-iimbak ng mga dokumento ay may ilang partikular na kalamangan kumpara sa sariling pag-oorganisa ng imbakan at angkop para sa mga nagpaplanong:

1. Makatipid ng pera sa pamamagitan ng pagbawas sa gastos ng pag-upa at pagpapanatili ng espasyo ng opisina na inookupahan ng imbakan.
2. Upang madagdagan ang kahusayan ng mga empleyado at bawasan ang di-pangunahing workload, na kadalasang nahuhulog sa mga balikat ng mga empleyado ng departamento ng accounting at tauhan.
3. Tiyakin ang pagpapatuloy ng mga proseso sa pamamahala ng dokumento.
4. Gumawa ng electronic archive na nagbibigay-daan sa iyong makakuha ng online na access sa database ng dokumentasyon anumang oras at i-optimize ang oras para hanapin ito.

Piliin nang mabuti ang iyong kasosyo sa storage.

Noong Setyembre 21, ang Mga Panuntunan para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Culture of Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526; pagkatapos nito - ang bagong Mga Panuntunan) ay nagsimulang gumana.

Ano ang gumabay sa iyo bago ilabas ang bagong Mga Panuntunan?

Bago ang pag-apruba ng bagong Mga Panuntunan, ang mga archive ng mga awtoridad ng estado, mga lokal na pamahalaan, mga organisasyon (mula rito ay tinutukoy bilang mga archive ng mga organisasyon) ay ginagabayan sa kanilang gawain ng Mga Pangunahing tuntunin para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon, at ilang mga archive ng gumamit ang mga organisasyon ng isang napakatandang dokumento - Mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng departamento. Ang parehong mga dokumento ay hindi mga normatibong dokumento, ngunit tinukoy ang kanilang katayuan bilang isang normatibo at metodolohikal na dokumento. Kasabay nito, ang Mga Pangunahing Panuntunan ng 1985 ay talagang may katayuan ng isang dokumento ng regulasyon, dahil naaprubahan sila ng utos ng Pangunahing Archive, at ang Mga Pangunahing Panuntunan ng 2002 ay hindi naaprubahan ng Federal Archives, samakatuwid wala silang ang katayuan ng isang dokumento ng regulasyon.

Sa anong dahilan, sa pagkakaroon ng Mga Pangunahing Panuntunan ng 2002, naging kinakailangan upang bumuo ng isang bago, bukod dito, normatibo, dokumento sa pag-aayos ng pag-iimbak ng mga dokumento sa mga archive ng mga organisasyon?

Ang katotohanan ay noong 2004, ang Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa Russian Federation" (simula dito - Pederal na Batas Blg. 125-FZ) ay pinagtibay, na nagpakilala ng maraming mga pagbabago sa organisasyon ng pag-archive sa bansa:

pagkuha

mula sa Federal Law No. 125-FZ

Artikulo 13. Paglikha ng mga archive

1. Mga katawan ng estado, mga lokal na katawan ng self-government ng munisipal na distrito at urban na distrito kinakailangan upang lumikha ng mga archive para sa imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad.

2. Mga organisasyon at mamamayan ang karapatang lumikha ng mga archive para sa layunin ng pag-imbak ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad, kabilang ang para sa layunin ng pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento ng archival na hindi ari-arian ng estado o munisipyo.

Artikulo 17

1. Ang mga katawan ng estado, mga lokal na katawan ng self-government, mga organisasyon at mamamayan na nakikibahagi sa mga aktibidad na pangnegosyo nang hindi bumubuo ng isang legal na entity ay obligadong tiyakin ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival, kabilang ang mga dokumento sa mga tauhan, sa mga panahon ng kanilang imbakan na itinatag ng mga pederal na batas, iba pa mga regulasyong ligal na kilos ng Russian Federation, pati na rin ang mga listahan ng mga dokumento […]

Gayundin, ipinakilala ng Pederal na Batas na ito ang konsepto ng pagmamay-ari ng mga dokumento ng archival (mga dokumento ay maaaring nasa estado (pederal, pag-aari ng mga nasasakupang entity ng Russian Federation), munisipyo, pribadong pag-aari (mga non-governmental na organisasyon at indibidwal)).

Bilang karagdagan, inaprubahan ng Order of the Ministry of Culture of Russia No. 19 na may petsang Enero 18, 2007 ang Mga Panuntunan para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa estado at mga archive ng munisipyo, museo at aklatan, mga organisasyon ng Russian Academy of Sciences (mula rito ay tinutukoy bilang Mga Panuntunan 2007).

Ang dalawang pangyayaring ito, pati na rin ang katotohanan na ang Mga Pangunahing Panuntunan ay walang katayuan ng isang normatibong dokumento, ay pinilit kaming bumaling sa pagbuo ng isang normatibong dokumento na tumutukoy sa pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa mga archive ng mga organisasyon.

"Ano ang magiging komento?"

Sa panahon ng pagbuo ng draft na bagong Mga Panuntunan, ang dokumento ay dalawang beses na malawak na tinalakay sa mga archivists:

• sa unang pagkakataon - ng mga empleyado ng mga katawan ng pamamahala ng archival sa mga nasasakupang entidad ng Russian Federation, mga archive ng estado at munisipyo;
• sa pangalawang pagkakataon - ng mga empleyado ng mga pederal na ehekutibong katawan.

Mahigit sa 400 mga pangungusap ay nagmula sa estado at munisipal na mga archive lamang. Ang lahat ng mga komento na natanggap ay maingat na isinasaalang-alang, at sa huling yugto - sa pamamagitan ng isang pansamantalang grupo ng pagtatrabaho, na kinabibilangan ng mga espesyalista mula sa Federal Archives at VNIIDAD. Dapat pansinin na maraming mga komento ang sanhi ng pagnanais ng mga archivist na ilarawan nang detalyado hangga't maaari ang mga indibidwal na proseso ng mga teknolohiya ng archival na ginagamit upang matiyak ang kaligtasan, accounting, compilation at paggamit ng mga dokumento sa mga archive ng mga organisasyon, na, sa prinsipyo, ay imposibleng gawin, dahil sa katayuan ng bagong Mga Panuntunan bilang isang normatibong dokumento.

Kasabay nito, ang ilang mga puna ay may pangunahing katangian, halimbawa, ang pangungusap na sa seksyong "Assembly" ng draft ng bagong Mga Panuntunan, ang tanong ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento ay hindi pare-parehong nakasaad, lalo na, dahil sa katotohanan na ang mga probisyon na may kaugnayan sa nomenclature ng mga kaso ay hindi kasama. Isinasaalang-alang na sa kasalukuyan ang anyo ng nomenclature ng mga gawain ng organisasyon at ang pamamaraan para sa pag-unlad nito ay itinakda lamang sa isang metodolohikal na dokumento - Mga rekomendasyong metodolohikal para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, kapag tinatapos ang draft ng bagong Mga panuntunan, napagpasyahan na isama sa seksyong "Packing" ang mga pangunahing probisyon sa nomenclature ng mga kaso, kabilang ang anyo ng nomenclature ng mga kaso (buod at structural subdivisions).

Paghirang ng mga bagong Panuntunan

Ang mga bagong Panuntunan ay inilaan para sa mga pampublikong awtoridad, lokal na pamahalaan, mga organisasyon na lumikha ng mga archive para sa imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad.

Hindi sila nalalapat sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival na naglalaman ng impormasyon na bumubuo ng isang lihim ng estado.

Ang bagong Mga Panuntunan ay isang normatibong dokumento. Tinutukoy ng kanilang status sa regulasyon ang mas mahigpit na mga kinakailangan para sa kanilang nilalaman. Kasama sa mga naunang inilabas na panuntunan (tingnan sa itaas) hindi lamang ang mga pamantayan (mga tuntunin, mga kinakailangan), kundi pati na rin ang mga rekomendasyon, mga pamamaraan kung paano dapat ilapat ang mga pamantayang ito. Ang lahat ng mga probisyon ng isang rekomendasyon, pamamaraan at mapaglarawang kalikasan ay hindi kasama sa bagong Mga Panuntunan. Sa bahaging ito na ang draft ng Mga Panuntunang ito sa panahon ng talakayan ay pinuna ng mga archivist, na patuloy na nagsasabi na ang Mga Panuntunan ay dapat na detalyado at naglalaman hindi lamang ng mga patakaran mismo, kundi pati na rin ang mekanismo para sa kanilang pagpapatupad.

Istraktura at nilalaman ng bagong Mga Panuntunan

Ang bagong Mga Panuntunan ay binubuo ng pitong seksyon:

1. Pangkalahatang probisyon.
2. Organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa organisasyon.
3. Accounting para sa mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa organisasyon.
4. Pagkumpleto ng archive na may mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival.
5. Organisasyon ng paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival ng organisasyon.
6. Paglipat ng mga dokumento ng organisasyon para sa imbakan sa archive ng estado (munisipyo).
7. Paglipat ng mga dokumento sa panahon ng muling pag-aayos o pagpuksa ng organisasyon, pagbabago ng pinuno ng archive ng organisasyon.

Ang mga annexes sa bagong Mga Panuntunan ay nagbibigay ng accounting at iba pang anyo ng mga dokumento na ginagamit sa mga archive ng mga organisasyon.

Ang pagkakasunud-sunod ng mga pangunahing seksyon ng Mga Panuntunang ito ay tumutugma sa Pederal na Batas Blg. 125-FZ at sa Mga Panuntunan ng 2007, bagaman, tulad ng nabanggit ng maraming eksperto sa yugto ng talakayan, magiging mas lohikal na magsimula sa pagkuha at magtatapos sa paggamit.

Ang mga seksyon ng bagong Mga Panuntunan ay sumasalamin sa mga pangunahing tungkulin ng archive ng organisasyon:

• organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival;
• accounting ng mga dokumento;
• pagkumpleto ng archive ng organisasyon na may mga dokumento;
• organisasyon ng paggamit ng mga dokumento ng archival;
• paglipat ng mga dokumento para sa imbakan sa archive ng estado (munisipyo).

Bilang karagdagan, kasama sa bagong Mga Panuntunan ang seksyong "Paglipat ng mga dokumento sa kaganapan ng muling pag-aayos o pagpuksa ng isang organisasyon, pagbabago ng pinuno ng archive ng isang organisasyon."

tala

Hindi tulad ng Mga Pangunahing Panuntunan ng 2002, ang Mga Panuntunan Blg. 526 ay hindi naglalaman ng mga probisyon na may kaugnayan sa mga aspeto ng organisasyon ng mga aktibidad ng archive mismo (ang mga layunin at layunin ng archive, mga tungkulin nito, mga karapatan, atbp. ay hindi tinukoy). Ang kanilang pangunahing layunin ay upang magtatag ng mga kinakailangan para sa pag-aayos ng mga proseso ng pag-iimbak ng archival ng mga dokumento mula sa pagkuha ng archive ng isang organisasyon na may mga dokumento hanggang sa organisasyon ng paggamit ng mga dokumento.

Tingnan natin ang mga seksyon nang mas detalyado.

Seksyon I. Pangkalahatang Probisyon

Tinutukoy ang legal na batayan para sa pagbuo at saklaw ng dokumento, at naglalaman din ng mga probisyon na tumutukoy sa ilan sa mga base ng organisasyon para sa archive ng organisasyon.

Ang mga bagong Panuntunan ay nalalapat sa mga pampublikong awtoridad, lokal na pamahalaan at mga organisasyon - mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado at munisipyo, sa kurso kung saan ang mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ay nabuo (simula dito - mga organisasyon). Ang mga probisyon ng Mga Panuntunang ito ay maaari ding gamitin ng ibang mga organisasyon ng estado at hindi estado, kung saan ang mga dokumento ng aktibidad ng Archival Fund ng Russian Federation ay hindi nabuo.

Batay sa mga probisyon ng Pederal na Batas Blg. 125-FZ, ang bagong Mga Panuntunan ay nagsasaad na ang mga katawan ng estado, mga lokal na self-government na katawan ng isang munisipal na distrito, distrito ng lungsod at distrito ng intracity ay obligadong lumikha ng mga archive para sa imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad. Ang mga gawain at pag-andar ng archive (central archive) ng katawan ng estado, katawan ng lokal na pamahalaan, organisasyon - ang pinagmulan ng pagkuha ng estado, archive ng munisipyo ay tinutukoy ng regulasyon na inaprubahan ng pinuno ng organisasyon.

tala

Ang mga bagong Panuntunan ay hindi nalalapat sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival na naglalaman ng impormasyon na bumubuo ng isang lihim ng estado.

Seksyon II. Organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa organisasyon

Tinutukoy ang konsepto ng archival fund ng organisasyon at ang mga uri ng archival fund ng organisasyon.

Ang pondo ng archival ng organisasyon ay bahagi ng pondo ng dokumentaryo, kabilang ang mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation, mga dokumento sa mga tauhan at mga dokumento ng pansamantalang (mahigit sa 10 taon) na mga panahon ng imbakan na kasama sa mga talaan ng archive. Ang pondo ng archival ay napapailalim sa imbakan sa archive ng organisasyon.

Mga uri ng mga pondo ng archival ng organisasyon:

• ang pondo ng archival ng organisasyon, na binubuo ng mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival;
• isang pinagsamang pondo ng archival, na binubuo ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng dalawa o higit pang mga organisasyon at iba pang mga dokumento ng archival na may kasaysayan at / o lohikal na nakakondisyon na mga koneksyon sa bawat isa;
• isang koleksyon ng archival na binubuo ng mga indibidwal na dokumento ng archival ng iba't ibang mga pinagmulan, pinagsama ayon sa isa o higit pang mga katangian (pakay, may-akda, tiyak, bagay, atbp.).

Imbakan ng mga dokumento sa papel. Ang Clause 2.9 ng bagong Mga Panuntunan ay nagbibigay-diin sa: ang mga dokumento ng archival ay iniimbak sa isang sistematikong paraan sa loob ng pondo ng archival. Ang yunit ng systematization ng mga dokumento ng archival fund sa archive ng organisasyon ay ang yunit ng imbakan. Tinutukoy din ng mga patakaran ang mga palatandaan ng systematization ng mga yunit ng imbakan ng pondo ng archival:

• istruktura (pag-aari ng mga yunit ng imbakan sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon);
• kronolohikal (ayon sa mga panahon o petsa kung saan nabibilang ang mga yunit ng imbakan);
• functional, sectoral, thematic, subject-question (isinasaalang-alang ang mga function ng organisasyon, mga paksa o mga isyu na may kaugnayan sa nilalaman ng mga yunit ng imbakan);
• nominal (ayon sa clerical form - mga uri at uri ng mga dokumento);
• koresponden (para sa mga organisasyon, bilang isang resulta ng pagsusulatan kung saan nabuo ang mga yunit ng imbakan);
• heograpikal (alinsunod sa ilang mga teritoryo, pamayanan at iba pang mga heograpikal na bagay kung saan nauugnay ang nilalaman ng mga dokumento, ang kanilang mga may-akda, mga kasulatan);
• ng may-akda (sa mga pangalan ng mga organisasyon o mga pangalan ng mga mamamayan na may-akda ng mga dokumento).

Ang mga kinakailangan ay itinatag para sa pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento (normative (pinakamainam) na mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento; makatwirang paglalagay ng mga dokumento sa archive; pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento, ang pamamaraan para sa paghahanap ng mga dokumento), kabilang ang mga tampok ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento

Imbakan ng mga elektronikong dokumento. Tinutukoy ng mga patakaran ang mga ipinag-uutos na kondisyon para sa pag-iimbak ng mga naturang dokumento:

• ang pagkakaroon sa archive ng organisasyon ng hindi bababa sa dalawang kopya ng bawat yunit ng imbakan ng mga elektronikong dokumento (ang pangunahing at gumaganang mga kopya ay dapat na nasa iba't ibang mga pisikal na aparato);
• pagkakaroon ng mga teknikal at software na tool na idinisenyo upang kopyahin, kopyahin, i-convert at i-migrate ang mga elektronikong dokumento, kontrolin ang kanilang pisikal at teknikal na kondisyon;
• tinitiyak ang paraan ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento, hindi kasama ang pagkawala, hindi awtorisadong pamamahagi, pagkasira o pagbaluktot ng impormasyon.

Ang format ng teksto ng mga elektronikong dokumento na inilipat para sa imbakan sa archive ng organisasyon - ang pinagmulan ng pagkuha ng estado at munisipal na mga archive - PDF / A.

Ang mga patakaran ay nagbibigay na sa kaganapan ng isang pagbabago sa software at hardware na kapaligiran at ang pagkaluma ng mga format ng computer, pinsala sa media, ang archive ng organisasyon ay nagsasagawa ng trabaho sa pag-convert ng mga elektronikong dokumento sa mga bagong format at / o sa bagong media.

Bilang karagdagan sa mga probisyon na isinasaalang-alang, ang seksyon na ito ay nagtatatag ng pamamaraan para sa pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ng archival (sugnay 2.39-2.43), pag-aayos ng paghahanap para sa mga hindi natukoy na dokumento (sugnay 2.44), ang pamamaraan para sa paglabas ng mga dokumento mula sa mga archive (sugnay 2.45 -2.48), pati na rin ang pamamaraang tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival sa mga sitwasyong pang-emergency (sugnay 2.49).

Sinusuri ang pagkakaroon at katayuan ng mga dokumentong papel. Isinasagawa sa archive ng organisasyon ng isang komisyon o hindi bababa sa dalawang empleyado ng hindi bababa sa isang beses bawat 10 taon, mga elektronikong dokumento - hindi bababa sa isang beses bawat 5 taon.

Ayon sa sugnay 2.11.5 ng Order of 2007, ang mga pambihirang isang beses na pagsusuri ng pagkakaroon at kondisyon ng lahat ng mga dokumento ng archive ng organisasyon o ang kanilang mga indibidwal na bahagi (mga grupo) ay isinasagawa:

• sa kaso ng mga natural na sakuna, malawakang paglilipat at iba pang mga pangyayari, bilang resulta kung saan ang mga dokumento ng archival ay maaaring mawala o masira,
• kapag binabago ang mga ulo ng archive.

Batay sa mga resulta ng pag-audit, ang mga sumusunod na aksyon ay iginuhit:

• pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ng archival (Appendix No. 3);
• sa mga teknikal na pagkakamali sa mga dokumento ng accounting (kung mayroon man) (Appendix No. 4);
• tungkol sa pagtuklas ng mga dokumento (hindi nauugnay sa pondong ito, hindi natukoy) (Appendix No. 5).

Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga dokumento mula sa mga archive. Ang mga dokumento ay inisyu batay sa nakasulat na pahintulot ng pinuno ng archive ng organisasyon o ng kanyang representante (kung ang archive ay isang institusyon), ang pinuno ng istrukturang yunit ng organisasyon (kung ang archive ay isang istrukturang yunit):

• mga empleyado ng mga istrukturang dibisyon ng samahan;
• hudisyal, tagapagpatupad ng batas at iba pang awtorisadong mga katawan sa inireseta na paraan;
• iba pang mga gumagamit sa nakasulat na kahilingan.

Ang termino para sa pagbibigay ng mga dokumento mula sa archive ay hindi dapat lumampas sa:

• isang buwan - para sa paggamit ng mga empleyado ng organisasyon at iba pang mga gumagamit;
• anim na buwan - sa hudikatura, tagapagpatupad ng batas at iba pang awtorisadong katawan.

Posibleng pahabain ang panahon para sa pag-isyu ng mga dokumento - na may pahintulot ng pinuno ng organisasyon batay sa isang nakasulat na kumpirmasyon ng gumagamit sa pangangalaga / pangangalaga ng mga dokumento.

Ang mga elektronikong dokumento ay ibinibigay mula sa archive sa anyo ng mga elektronikong kopya o mga kopya sa papel.

Ang mga dokumento mula sa archive ay hindi ibinibigay:

1. kung mayroong pondo sa paggamit;
2. sa mahinang pisikal na kondisyon.

Seksyon III. Accounting para sa mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa organisasyon

Dedicated sa mga tanong isang pares ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga organisasyon.

Tulad ng itinatag sa sugnay 3.1 ng bagong Mga Panuntunan, ang lahat ng mga dokumento na nakaimbak sa archive ng organisasyon, kabilang ang mga dokumento sa mga tauhan, mga kopya ng mga dokumento mula sa pondo para sa paggamit (kung mayroon man) at mga imbentaryo ng mga kaso at dokumento ay napapailalim sa accounting.

Ang mga pangunahing yunit ng accounting ng mga dokumento ng archival ay:

Ang bawat storage unit ay binibigyan ng account number, na bahagi ng archive cipher.

Ang aming diksyunaryo

Archival cipher- isang pagtatalaga na inilapat sa ibabang kaliwang sulok sa bawat yunit ng imbakan upang matiyak ang accounting at pagkakakilanlan - binubuo ng: ang bilang ng pondo ng archive; mga numero ng imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento; numero ng yunit ng imbakan.

Ang archival cipher ng mga elektronikong dokumento na nakaimbak sa hiwalay na electronic media ay ipinahiwatig sa insert na nakapaloob sa media case. Ang archival cipher ng mga electronic na dokumento na nakaimbak sa archive information system ay bahagi ng meta description (mandatory description element) ng electronic na lalagyan ng dokumento.

Ang impormasyon tungkol sa mga yunit ng accounting ng archive ay makikita sa mga dokumento ng accounting. Ang isang bagong probisyon ng Mga Panuntunan sa organisasyon ng accounting ng dokumento ay ang probisyon sa paglalaan ng dalawang grupo ng mga dokumento ng accounting sa archive ng organisasyon: pangunahing (mandatory) at auxiliary.

Ang komposisyon ng pangunahing (mandatory) na mga dokumento ng accounting ng archive ng samahan ay kinabibilangan ng:

• aklat ng accounting para sa pagtanggap at pagtatapon ng mga kaso, mga dokumento (Appendix No. 11);
• listahan ng mga pondo (Appendix No. 12);
• sheet ng pondo (Appendix No. 13);
• imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento (mga appendice No. 14-16);
• rehistro ng mga imbentaryo (Appendix No. 19).

Ang mga anyo ng mga imbentaryo ng mga elektronikong kaso ay ibinibigay sa mga apendise No. 17, 18 ng bagong Mga Panuntunan.

Ang komposisyon ng mga dokumento ng auxiliary accounting ay hindi kinokontrol, ang bawat archive ay may karapatang gamitin bilang pantulong ang mga form ng accounting na kailangan nito dahil sa mga detalye ng mga dokumento sa imbakan, o para sa iba pang mga kadahilanan.

Itinatag din ng mga patakaran na ang archive ng organisasyon ay maaaring magtago ng mga tala sa isang automated mode gamit ang mga database ng accounting (DB) (tingnan ang sugnay 3.13). Ang mga database ng accounting ng archive ng organisasyon - ang pinagmulan ng pagkuha ng archive ng estado (munisipyo) ay dapat na katugma sa kaukulang mga database ng accounting ng mga archive ng estado (munisipyo) at mga katawan ng pamamahala ng archival.

Seksyon IV. Pagkumpleto ng archive na may mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival

nakatuon mga isyu ng pagkumpleto ng archive ng organisasyon na may mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival. Ang pagkuha ng archive ng organisasyon ay isang sistematikong muling pagdadagdag ng archive na may mga dokumento ng mga istrukturang dibisyon ng organisasyon.

Ito ay itinatag na ang mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at mga dokumento ng pansamantalang (mahigit sa 10 taon) na mga panahon ng imbakan, kasama. ang mga dokumento sa mga tauhan ay inilipat sa archive ng organisasyon nang hindi mas maaga kaysa sa isang taon at hindi lalampas sa tatlong taon pagkatapos makumpleto ang mga kaso sa trabaho sa opisina. Ang pagbubukod ay mga dokumento sa mga tauhan ng mga empleyado ng sibil at munisipyo ng estado na tinanggal mula sa serbisyo - inilipat sila sa archive ng organisasyon pagkatapos ng 10 taon mula sa petsa ng pagpapaalis ng mga empleyado.

tala

Ang mga kaso ng pansamantalang mga panahon ng pag-iimbak (hanggang sa 10 taon kasama), dahil ito ay matagal nang naitatag sa pagsasagawa ng mga archive ng mga organisasyon, ay hindi inilipat sa archive, sila ay naka-imbak sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon at pagkatapos ng pag-expire ng ang mga panahon ng imbakan ay napapailalim sa pagkawasak sa inireseta na paraan.

Ang bagong Mga Panuntunan ay nagsasaad na ang mga kaso ay inililipat sa archive ng organisasyon pagkatapos ng pagsusuri sa kanilang halaga. Para sa kadahilanang ito, ang seksyon na ito ay nagtatatag ng pamamaraan para sa pagsasagawa ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento, paghahanda ng mga kaso para sa paglipat sa archive ng organisasyon, pag-iipon ng mga imbentaryo ng mga kaso ng mga yunit ng istruktura, batay sa kung saan ang mga kaso ay inilipat sa archive ng organisasyon, at binibigyang-diin din na bago ang pagsusuri ng halaga ng mga dokumento sa iniresetang paraan, ipinagbabawal ang mga dokumento ng pagkasira.

Sa mga probisyon ng seksyon, ang pansin ay iginuhit sa katotohanan na ang mga imbentaryo para sa mga permanenteng kaso ng imbakan at para sa mga tauhan, na kumikilos para sa pagkasira ng mga dokumento ay isinasaalang-alang sa isang pulong ng komisyon ng dalubhasa (EC) ng organisasyon, bilang panuntunan, nang sabay-sabay. . Batay sa mga resulta ng pagsasaalang-alang, inaayos ng EC ang mga imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento ng permanenteng imbakan at mga tauhan, at kumikilos sa paglalaan ng mga dokumento para sa pagkawasak.

Mga organisasyon - ang mga mapagkukunan ng pagkuha ng archive ng estado (munisipal) ay nagsumite ng mga imbentaryo ng mga file ng mga dokumento ng isang permanenteng panahon ng pag-iimbak at mga tauhan (taunang mga seksyon), na sinang-ayunan ng EC ng organisasyon, para sa pagsasaalang-alang ng komisyon sa pag-verify ng eksperto (EPC) ng institusyon ng archival :

• permanenteng panahon ng imbakan - para sa pag-apruba;
• sa mga tauhan - para sa kasunduan.

Matapos ang mga imbentaryo ng mga kaso, ang mga dokumento ay naaprubahan at napagkasunduan ng EPC, ang mga imbentaryo na ito at ang pagkilos sa paglalaan para sa pagsira ng mga dokumento na hindi napapailalim sa imbakan ay inaprubahan ng pinuno ng organisasyon. Dagdag pa, ang mga kaso na inilaan sa ilalim ng batas para sa pagsira ay maaaring sirain.

Ang mga organisasyon na ang mga aktibidad ay hindi lumikha ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ay hindi dapat i-coordinate ang mga imbentaryo ng mga kaso ng mga tauhan sa EPC ng institusyon ng archival.

tala

Ang sugnay 4.13 ng bagong Mga Panuntunan ay nagtatatag na ang mga elektronikong file na may nag-expire na mga panahon ng imbakan ay napapailalim sa paglalaan para sa pagkasira sa pangkalahatang batayan, pagkatapos nito ay pisikal na sinisira o sinisira ng software at hardware na may kaukulang tala sa akto.

Ang partikular na atensyon sa seksyong ito ng Mga Panuntunan ay ibinibigay sa katawagan ng mga gawain ng organisasyon. Ayon sa mga pangunahing prinsipyo nito:

• inaayos ang pag-uuri (pagpapangkat) ng mga naisagawang dokumento sa mga file (electronic file) at ito ang pangunahing dokumento ng accounting na sumasalamin sa komposisyon at organisasyon ng dokumentaryo na pondo ng organisasyon;
• ay ang batayan para sa pag-iipon ng mga imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento ng permanenteng at pansamantalang (mahigit sa 10 taon) na mga panahon ng imbakan, pati na rin para sa pagtatala ng mga kaso ng pansamantalang (hanggang 10 taon kasama) na mga panahon ng imbakan;
• ay binuo batay sa pamantayan, departamento at iba pang mga listahan ng mga dokumento na nagsasaad ng mga panahon ng pag-iimbak, iba pang mga regulasyong legal na aksyon, pati na rin ang pamantayan at huwarang mga katawagan ng mga kaso;
• ay iginuhit sa inireseta na form (Appendix No. 25) batay sa mga nomenclature ng mga kaso ng structural divisions (Appendix No. 26).

Mga organisasyon - pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipal) isang beses bawat limang taon na nag-uugnay sa mga nomenclature ng mga kaso sa CEC (EC) ng organisasyon at isumite ito para sa pag-apruba ng may-katuturang EPC o ng estado (munisipal) archive, alinsunod sa kapangyarihang ipinagkaloob dito. Ang mga organisasyon na ang mga aktibidad ay hindi lumikha ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ay aprubahan ang mga katawagan ng mga kaso sa kanilang sarili.

Ang mga patakaran ay nagtatakda ng pagkakasunud-sunod pagsasanay para sa paglipat sa archive ng organisasyon ng mga elektronikong dokumento. Sa partikular, ipinagkakaloob na ang mga hiwalay na imbentaryo ay pinagsama-sama para sa mga yunit ng imbakan ng mga elektronikong dokumento ng permanenteng imbakan, pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan, kasama. ng mga tauhan. Ang mga anyo ng mga imbentaryo ng mga elektronikong kaso, gaya ng nasabi na natin, ay ibinibigay sa mga apendise No. 17, 18 sa bagong Mga Panuntunan.

Seksyon V. Organisasyon ng paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival ng organisasyon

Ang seksyon na ito ay nagtatatag ng mga patakaran tungkol sa organisasyon ng paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival ng organisasyon. Ang mga pangunahing probisyon ng Mga Panuntunan sa bahaging ito ay ang mga sumusunod:

Tandaan

Tinutukoy ng bagong Mga Panuntunan ang mga paraan ng paggamit ng mga dokumento sa archive. Ang mga pangunahing ay:

suporta sa impormasyon ng mga empleyado ng organisasyon;

pagpapatupad ng mga kahilingan ng gumagamit, kasama. mga katanungan ng mga mamamayan ng isang panlipunan at legal na kalikasan;

pagpapalabas ng mga dokumento at kaso para sa pansamantalang paggamit, pagkakaloob ng mga kopya ng mga dokumento ng archival sa kahilingan ng mga gumagamit, kasama. sa anyo ng mga elektronikong dokumento.

Ang partikular na atensyon sa bagong Mga Panuntunan ay binabayaran sa organisasyon ng trabaho sa mga kahilingan ng user. Tinukoy:

• mga uri ng mga kahilingan (thematic at socio-legal na kalikasan);
• mga kinakailangan para sa isang nakasulat na kahilingan (ang anyo nito, ang komposisyon ng impormasyon na dapat na nilalaman sa kahilingan);
• ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga kahilingan (mga deadline para sa pagpaparehistro, pagsasaalang-alang, pag-redirect ng mga hindi pangunahing kahilingan, paghahanda ng mga tugon sa mga kahilingan ng gumagamit sa anyo ng isang sanggunian sa archival, isang archival extract at isang archival copy);
• mga tampok ng organisasyon ng trabaho na may mga kahilingan na natanggap sa pamamagitan ng Internet.

Tinutukoy ng bagong Mga Panuntunan ang mga kaso kung saan maaaring tumanggi ang archive na mag-isyu ng mga dokumento ng archival:

• pagkakaroon ng isang pondo ng paggamit;
• mahinang pisikal na kondisyon ng mga dokumento;
• ang mga dokumento ay hindi nakapasa sa siyentipikong paglalarawan at teknikal na disenyo (hanggang sa pagkumpleto ng mga gawaing ito);
• mga paghihigpit sa paggamit na itinatag ng batas ng Russian Federation o ang pinagmulan ng pondo.

R seksyon IV. Paglipat ng mga dokumento ng organisasyon para sa imbakan sa archive ng estado (munisipyo).

Tinutukoy ang pamamaraan para sa paglilipat ng mga dokumento ng organisasyon para sa imbakan sa archive ng estado (munisipyo). Ang seksyong ito ay nagtatatag na:

• mga organisasyon - mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipyo) pagkatapos ng pag-expire ng pansamantalang pag-iimbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation sa archive, inililipat ng mga organisasyon ang mga ito para sa permanenteng imbakan sa naaangkop na archive ng estado (munisipal) alinsunod sa Mga Panuntunan No. 19;
• Ang mga organisasyon ng estado at hindi estado na hindi pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipal) ay maaaring ilipat ang mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation, na nabuo sa kanilang mga aktibidad, sa mga archive ng estado (munisipyo) batay sa mga kasunduan.

Ang bagong Mga Panuntunan ay nagtatatag ng pamamaraan para sa paglilipat ng mga dokumento. Binibigyang-diin nila na ang mga dokumento ay inililipat para sa permanenteng pag-iimbak sa isang maayos na paraan na may naaangkop na pang-agham na sangguniang kagamitan, at ang paglilipat ng mga dokumento sa archive ng estado (munisipal) ay pormal sa pamamagitan ng isang pagkilos ng pagtanggap at paglilipat ng mga dokumento para sa imbakan (Appendix No. 30 ).

Seksyon VII. Paglipat ng mga dokumento sa panahon ng muling pag-aayos o pagpuksa ng organisasyon, pagbabago ng pinuno ng archive ng organisasyon

Tinutukoy ang pagkakasunud-sunod paglipat ng mga dokumento sa panahon ng muling pag-aayos o pagpuksa ng organisasyon, pagbabago ng pinuno ng archive ng organisasyon. Ang seksyon na ito ay nagtatatag na ang paglipat ng mga dokumento ng liquidated na organisasyon ay ang responsibilidad ng komisyon na nabuo para sa paglipat ng mga gawain at ari-arian.

Sa kaso ng pagpuksa ng mga organisasyon - mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipal), isang kinatawan ng archive ng estado (munisipyo) ay kasama sa komisyon ng pagpuksa.

Kapag binago ang pinuno ng archive ng organisasyon (ang taong responsable para sa archive ng organisasyon), ang pagtanggap at paglipat ng mga dokumento mula sa archive, accounting at scientific reference apparatus sa kanila ay isinasagawa ayon sa batas.

Buod

1. Ang bagong Mga Panuntunan ay isang hanay ng mga regulasyon na sumasaklaw sa lahat ng pangunahing proseso na isinagawa ng archive ng organisasyon:

• organisasyon ng imbakan ng dokumento,
• pag-archive ng mga dokumento,
• pag-archive ng mga dokumento
• paggamit ng mga dokumento ng archival.

2. Dahil ang mga Panuntunang ito ay isang normatibong dokumento, posible na sa proseso ng paglalapat nito sa pagsasagawa, maaaring kailanganin ang isang metodolohikal na suplemento sa dokumento (pagbuo ng mga rekomendasyon, mga rekomendasyong pamamaraan sa Mga Panuntunan sa kabuuan o indibidwal mga seksyon ng Mga Panuntunan).

3. Ang pangunahing pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga bagong Panuntunan at iba pang mga dokumento ay ang Mga Panuntunang ito ay isang normatibong dokumento. Ang Mga Pangunahing Panuntunan ng 2002 ay likas na nagpapayo, ang Mga Pangunahing Panuntunan ng 1985 ay isang dokumento ng regulasyon at pamamaraan. Para sa kadahilanang ito, ang bagong Mga Panuntunan ay mas maliit sa saklaw: naglalaman lamang ang mga ito ng mga probisyon (mga tuntunin, mga kinakailangan) na dapat ilapat nang walang kabiguan. Ang lahat ng iba pa - iyon ay, kung paano gawin ito - ay nasa awa ng mga archivist.

4. Masasabi natin na ang mga kinakailangan ay naging mas kaunti. Ang bilang ng mga anyo ng mga dokumento na ipinag-uutos ay nabawasan. Dati, mayroong higit sa 40 sa kanila: sa Basic Rules No. 263 - 44 forms, sa Basic Rules - 48, ngayon, sa bagong Rules - 30. Nangangahulugan ito na ang mga archive ay maaaring gumamit ng sarili nilang mga form kung kinakailangan. Sa pagsasagawa, ito ay.

5. Ang mga bagong Panuntunan ay pangunahing nakatuon sa mga organisasyon na pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado at munisipyo, ngunit hindi ito direktang binanggit sa dokumento, kaya mas tamang sabihin na ang mga patakaran ay naka-address sa mga organisasyong may sariling archive.

Naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Main Archive ng USSR na may petsang Setyembre 5, 1985 No. 263 (simula dito - ang Pangunahing Mga Panuntunan ng 1985). Sa katunayan, nawala ang kanilang puwersa sa paglalathala ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526, na inaprubahan ang bagong Mga Panuntunan na isinasaalang-alang namin sa artikulo.

Ang mga kaganapan ng pang-ekonomiyang buhay ng samahan ay iginuhit at isinasaalang-alang sa pangunahing, naipon na mga dokumento, ay makikita sa pag-uulat - buwis, istatistika, departamento. Habang ang bilang ng mga dokumento ng papel at pag-uulat ay naipon, ang tanong ng kanilang imbakan ay lumitaw. Paano mag-imbak ng mga dokumento sa archive ng organisasyon? Ano ang mga panahon ng pagpapanatili para sa mga dokumento? Paano magtapos ng isang kasunduan sa isang third-party na archive at isinasaalang-alang ang mga gastos sa archival sa sistema ng accounting? Lagi bang libre ang serbisyong ito? Tatalakayin ito sa artikulong ito.

Pangkalahatang mga prinsipyo para sa pag-aayos ng pag-archive sa Russia at ang mga tuntunin para sa pag-iimbak ng mga dokumento

Ang pagtatrabaho sa mga dokumento ng archival ay kinokontrol ng Federal Law No. 125 na may petsang Oktubre 22, 2004. Ayon dito, ang mga archive ay nilikha:

• mga katawan ng estado, mga lokal na pamahalaan;
• mga kumpanya.

Inaatasan sila ng Pederal na Batas na tiyakin ang kaligtasan ng dokumentasyon, kasama. tungkol sa payroll, sa buong panahon ng pag-iimbak (Artikulo 17-1 ng Pederal na Batas Blg. 125). Ang mga panahon ng pag-iimbak ay itinatag din ng Federal Law No. 125, isang bilang ng mga artikulo nito. Ang mga listahang binanggit sa teksto ng Pederal na Batas, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento, ay inilathala ng Federal Archives, mga ahensya ng gobyerno, at ang Bangko ng Russian Federation. Halimbawa: Order ng Ministry of Culture ng Russian Federation No. 558 na may petsang 08/25/10, na naglalaman ng buod ng impormasyon sa mga panahon ng imbakan. Ang mga JSC ay napapailalim sa "Mga Regulasyon", na partikular na kinokontrol ang pamamaraan at tagal ng pag-iimbak ng mga dokumento ng Kumpanya. Ang normative act na ito ay inaprubahan ng Decree No. 03-33 / ps. Pederal na Komisyon para sa Mga Seguridad ng Russian Federation na may petsang 16-07-03

Ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng dokumentasyon ng BU ay napapailalim sa Federal Law No. 402 na may petsang 06-12-11, NU - Tax Code ng Russian Federation.

Kapag tinutukoy ang panahon ng pagpapanatili para sa mga dokumento ng isang organisasyon, ang ilang mga pangunahing punto ay isinasaalang-alang:

1. Ang mga dokumentong nauugnay sa payroll (na inilabas bago ang 2003) ay iniingatan nang hindi bababa sa 75 taon.
2. Ang mga dokumentong nauugnay sa payroll (na inilabas pagkatapos ng 2003) ay iniingatan nang hindi bababa sa 50 taon.
3. Dokumentasyon ng tauhan, katulad ng mga timesheet, mga sertipiko ng paglalakbay, mga listahan ng mga empleyado, atbp. - 5 taon.
4. Mga dokumento sa kalusugan at kaligtasan, i.e. PPE issuance sheets, briefing logs, documented industrial accidents, listahan ng mga manggagawa sa mga mapanganib na kondisyon sa produksyon - mula 12 buwan. hanggang 75 taong gulang.
5. Taunang accounting at katulad na pag-uulat sa FSS - palagi. Quarterly na pag-uulat sa FSS - 6 na taon.
6. Pag-uulat sa Pension Fund - mula 6 na taon hanggang 75 taon bawat pers. accounting.
7. Pangunahing dokumentasyon ng accounting, patakaran sa accounting, pag-uulat at mga rehistro ng NU, impormasyon sa kita ng mga indibidwal. tao - 5 taon.
8. Mga invoice - 4 na taon.

Archive ng kumpanya at archive ng third party

Ang mga dokumentong may permanenteng panahon ng imbakan at pansamantala, ngunit higit sa 10 taong gulang, ay inililipat sa archive ng kumpanya. Ang mga nakumpletong kaso ay inililipat ayon sa kanilang paglalarawan. Kapag nagpapadala ng mga kaso sa isang third-party na archive (kadalasan ito ay isang institusyon ng estado o munisipyo), sinamahan sila ng:

• liham ng relasyon na may kahilingan na naka-address sa ulo nito, na nagsasaad ng bilang ng mga kaso at ang kanilang mga pinakabagong petsa;
• mga paglalarawan sa 3 kopya;
• makasaysayang sanggunian ng kumpanya (lamang sa unang contact);
• sertipiko, pag-aayos ng hindi kumpletong kaligtasan ng mga kaso o indibidwal na mga dokumento sa kanila, kung kinakailangan.

Ang mga kaso ay ipinasa ayon sa kilos ayon sa mga paglalarawan. Matapos maipasa ang pagsusuri, ang mga kaso ay tinatanggap ng archive para sa imbakan.

Kasunduan sa archive

Ang isang third-party na archive, pati na rin ang isang organisasyon, ay mga legal na entity. Ang kanilang relasyon ay pinapormal sa pamamagitan ng isang kontrata (kasunduan). Ang mga dokumento ng panlipunan, makasaysayang kahalagahan, na ibinigay "sa gilid", ay naka-imbak sa gastos ng mga pondo ng estado, at ang mga dokumento ng kumpanya na hindi nito nais o hindi maiimbak sa teritoryo nito ay may bayad.

• kung paano nabuo ang nomenclature ng mga inilipat na kaso at kung paano ito pinag-ugnay;
• na nagsisiguro sa pagpili, paghahanda at paglipat ng mga kaso, na nagdadala sa kanila sa isang maayos na estado (kadalasan ito ang responsibilidad ng kumpanya);
• na gumagawa ng pagsusuri sa dokumentasyon (karaniwan ay responsibilidad ito ng archive);
• ano ang komposisyon ng komisyon na kumokontrol sa paglilipat ng mga kaso;
• sa anong anyo ang mga kaso ay inililipat (gamit ang mga lalagyan, sa mga bundle), atbp.

Ipinapahiwatig ng mga institusyong arkibal ng estado, munisipyo sa kontrata na ang mga dokumento ay pampubliko o makasaysayang halaga. Ang mga salita ay maaaring ang mga sumusunod: "Ang kasunduang ito ay namamahala sa mga relasyon ng mga partido sa proseso ng paglilipat ng mga dokumento na nagreresulta mula sa mga aktibidad ng "Organisasyon" sa "Archive", pati na rin ang kanilang kasunod na paggamit para sa pang-agham, praktikal at iba pang mga layunin. ." Sa batayan ng talata sa itaas, ang kontrata ay nagtatala ng entry na "libreng imbakan" o katulad ng kahulugan. Kaya, ang mga kalahok sa relasyon sa larangan ng pag-archive ay sumusunod sa mga kinakailangan ng Federal Law No. 125, Art. 17-1.

Kung ang kumpanya ay hindi na-liquidate, hindi sarado, ngunit hindi posible na mag-imbak ng mga dokumento sa teritoryo nito, sila ay ipinasa "sa gilid" sa isang bayad na batayan. Upang mabawasan ang mga gastos sa kontrata sa archive, ipinapayong huwag tukuyin ang isang tiyak na panahon para sa pag-iimbak ng mga file. Ang mga salita ay maaaring: "Ang mga dokumento ay naka-archive kapag hinihiling ng organisasyon. Matapos ang pag-expire ng panahon (mga taon), ang mga dokumento ay nawasak.

Accounting para sa gastos ng pag-iimbak ng mga dokumento at mga rehistro

Ang mga gastos sa pag-iimbak ng mga dokumento sa sariling archive ng kumpanya ay karaniwang kinokolekta sa account 26 "General business expenses (OHP)". Maaaring kabilang sa mga naturang gastos ang:

• pagbabayad para sa mga kagamitan;
• pagsasaayos ng lugar;
• mga pagbabayad sa pag-upa kung ang gusali ay inuupahan ng organisasyon;
• sahod na may mga kaltas para sa mga empleyado, atbp.

Mga kable:

• Dt 26 Kt 60, 76– mga bayarin sa utility, pagbabayad ng upa;
• Dt 26 Kt 23, 10, 70, atbp. mga account sa gastos (o 60, 76)- depende sa kung ang pag-aayos ay isinasagawa sa sarili nitong o ng isang third-party na organisasyon;
• Dt 26 K 70, 69, 68- suweldo na may mga pagbabawas, kung ang isang hiwalay na empleyado ay nakarehistro sa archive;
• Dt 19 Kt 60, 76- naitala para sa mga serbisyo ng mga ikatlong partido;
• Dt 68 Ct 19– Nababawas sa VAT para sa mga serbisyong ibinigay ng mga ikatlong partido;
• Dt 60 Kt 51, 50– pagbabayad para sa mga serbisyo ng mga ikatlong partido.

Tandaan na ang organisasyon ay maaari ding magsagawa ng mga pagkukumpuni sa sarili nitong sa gastos ng nilikhang pondo sa pagkukumpuni. Pagkatapos ang mga linya ay magiging ganito:

• Dt 26 Kt 96- buwanang kontribusyon sa pondo;
• Dt 96 Kt 23, 10, 70, atbp.- ang aktwal na gastos sa pag-aayos ng archive.

Upang i-account ang mga serbisyo ng isang third-party na archive, ang account 97 na "Mga ipinagpaliban na gastos" ay ginagamit:

• Dt 97 Kt 60, 76- ang halaga ng mga serbisyo sa archive ay naitala sa accounting;
• Dt 60, 76 Kt 51– binayaran ang halaga ng mga serbisyo sa archive;
• Dt 26 Kt 97- bahagi ng mga gastos sa imbakan ay kasama sa mga gastos.

Ang bahagi ng mga gastos na kasama sa mga gastos sa buwanang batayan ay kinakalkula batay sa pagkakasunud-sunod ng ulo, na nagpapahiwatig ng panahon para sa pagsulat ng mga gastos ng mga serbisyo sa archive (halimbawa, 12 buwan).

Sa accounting ng buwis, ang mga "naka-archive" na gastos ay inuri bilang direktang nauugnay sa paggawa at pagbebenta ng mga produkto, bilang mga gastos sa pamamahala (Artikulo 264-1 ng Tax Code ng Russian Federation, talata 18). Ang mga halaga ay kasama sa mga kalkulasyon para sa mga layunin ng NU.

Dapat tandaan na ayon sa Art. 149-2 ng Tax Code ng Russian Federation, paras. 6, ang mga serbisyo sa archive ay hindi napapailalim sa VAT, samakatuwid, hindi kinakailangan na ibukod ang halaga ng buwis mula sa mga gastos.

Ang pangunahing bagay

1. Ang obligasyon na mag-imbak ng mga dokumento bilang pagsunod sa mga deadline ay itinalaga sa serbisyo ng archival ng kumpanya at sa archive ng estado (munisipal).
2. Kung ang isang kumpanya ay hindi na makasunod sa mga kinakailangan ng Pederal na Batas, halimbawa, dahil sa pagpuksa, ang mga dokumento ng panlipunan at makasaysayang kahalagahan ay inilipat sa archive ng estado.
3. Maaari ka ring gumamit ng isang third-party na institusyon kung hindi posible na mag-imbak ng mga file sa teritoryo ng umiiral na organisasyon.

Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa OSG Archive ay sinamahan ng kontrol ng paggalaw ng bawat carrier ng impormasyon sa bawat hakbang. Salamat dito, mabilis kaming nakahanap ng mga dokumento sa iyong kahilingan, ihatid ang orihinal sa iyong opisina o isang na-scan na kopya sa pamamagitan ng electronic archive. Hindi mo kailangang magbayad para sa oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado na ginugol sa paghahanap ng mga dokumento.

Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa OSG Archive ay naglilimita sa pag-access sa data ng lahat ng hindi awtorisadong tao. Ang OSG Archives ay nilagyan ng ayon sa internasyonal at GOST na mga pamantayan, na nagbibigay-daan para sa pangmatagalang imbakan ng mga dokumento. Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa OSG ay isang tiyak na paraan upang mapanatili ang mga dokumento sa loob ng mga dekada.

Bakit kailangan mo ng archival storage ng mga dokumento?

Imbakan ng mga dokumento sa Archive - ang kakayahang magbakante ng espasyo para sa kung ano ang mahalaga para sa negosyo, habang nagse-save ka ng pera.

Pagtitipid sa pag-upa ng mga lugar

Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa opisina, ayon sa mga istatistika, ay tumatagal ng hanggang 20% ​​ng espasyo ng opisina. Sa pamamagitan ng paglilipat ng mga dokumento sa archive ng OSG para sa imbakan, malilibre mo ang hanggang 20% ​​ng inuupahang espasyo, at maaari mong tanggihan ito, bawasan ang mga gastos sa pagrenta, o gamitin ang espasyong ito sa mahusay na paggamit, na nagbibigay ng kaaya-ayang lugar ng kliyente o mga lugar ng trabaho para sa iyong bagong mga empleyado.

Pagtitipid sa paghahanap ng mga dokumento

Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa OSG Archive ay isinasagawa nang may kontrol sa paggalaw ng mga dokumento sa lahat ng yugto. Sa pamamagitan ng pagrerehistro sa bawat paggalaw ng mga dokumento, lagi naming alam kung saan matatagpuan ang dokumentong kailangan mo ngayon, at kapag hiniling ay inihahatid namin ang orihinal na dokumento sa iyong opisina o isang na-scan na kopya sa pamamagitan ng e-Archive. Hindi mo kailangang gumugol ng oras sa paghahanap ng mga dokumento, at magbayad para sa oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado na ginugol sa paghahanap para sa tamang dokumento.

Secure na imbakan ng dokumento at proteksyon ng data

Ang mga archive ng mga dokumento ng OSG ay nilagyan alinsunod sa GOST at internasyonal na mga kinakailangan para sa organisasyon ng Archives. Mahigpit na limitado ang access sa bawat Archive at box accounting system. Tinitiyak nito ang mataas na antas ng seguridad ng dokumento at pagiging kumpidensyal ng data. Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa isang propesyonal na OSG Archive ay tumutulong sa iyong matugunan ang mga kinakailangan sa seguridad ng impormasyon.

Pagsunod

Sa mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento, ang panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento, ang pagkuha ng mga dokumento ng archival, atbp. ang mga kinakailangan ay ginawa alinsunod sa batas ng Russian Federation. Tutulungan ka ng mga mataas na kwalipikadong archivist ng OSG na maayos at matipid na ayusin ang pag-iimbak ng mga dokumento sa archive, na sinusunod ang kasalukuyang balangkas ng regulasyon ng Russian Federation.

Paano maayos na ayusin ang pag-iimbak ng mga dokumento sa Archive?

Para sa mabilis at tumpak na trabaho sa mga dokumento, inaayos namin ang lahat ng mga yugto ng pagproseso ng dokumento: mula sa pag-iimpake sa mga kahon ng archival hanggang sa paglilipat ng mga dokumento sa archive ng estado.

Video tungkol sa pag-iimbak ng mga dokumento sa OSG

Ang OSG Records Management ay ang pinakamalaking kumpanya ng archive sa Russia at mga bansa ng CIS. Mayroon kaming 50 Archive para sa iyo, tingnan kung paano namin iniimbak ang iyong mga dokumento sa video.

Ang mga patakaran ng gawain sa opisina ng archival ay naglalaman ng mga pangunahing kinakailangan para sa pagtatrabaho sa mga papel at materyales na hindi kasangkot sa kasalukuyang mga aktibidad ng kumpanya. Ang mga ito ay binuo alinsunod sa umiiral na regulasyon ng saklaw ng pagproseso, pagbubuod at pag-iimbak ng impormasyon. Ang mga pangunahing konsepto na ginamit sa loob ng balangkas ng aktibidad ay itinatag ng GOST sa gawaing opisina ng archival. Kapag pinagsama-sama ang mga ito, ang mga modernong tagumpay sa paggamit ng mga teknikal na paraan at mga advanced na teknolohiya ng impormasyon ay isinasaalang-alang. Isaalang-alang pa natin ang mga pangunahing kaalaman sa gawaing opisina ng archival.

Saklaw ng pamamahagi

Para sa gawaing opisina ng archival, kumikilos sila kaugnay ng mga institusyon ng estado. Ang mga ito ay ipinag-uutos din para sa mga komersyal na negosyo na nagsasagawa ng ilang mga uri ng trabaho. Sa partikular, ang mga regulasyon ay may bisa sa mga tuntunin ng pagtiyak ng paglalarawan, accounting, pangangalaga at paggamit ng dokumentasyon mula sa Archival Fund ng Russian Federation, na inuri bilang ari-arian ng estado.

Ang mga subdibisyon ng mga negosyong nagtatrabaho sa pelikula, phono, video, photographic na materyales, cartographic, siyentipiko, teknikal, telemetric na impormasyon ay ginagabayan ng itinatag na mga probisyon sa mga tuntunin ng pagpaplano at pag-uulat.

Ang obligasyon at karapatang bumuo ng mga archive sa mga organisasyon para sa pansamantalang pag-iimbak ng dokumentasyon ng RF AF ay ibinibigay ng Fundamentals of Industry Legislation (na may petsang 1993), Regulasyon (na may petsang 1994 at 1998). Ang balangkas ng regulasyon ay nabuo din sa pamamagitan ng mga legal na gawaing may kahalagahang pangrehiyon. Ang mga tuntuning pinag-uusapan ay hindi nalalapat sa mga dokumento na kinokontrol ng Federal Law No. 5485-1 at Presidential Decree No. 1203 ng Nobyembre 30, 1995.

Pagkuha

Ito ay isang sistematikong muling pagdadagdag ng dokumentaryong base ng mga dibisyon ng negosyo. Kasama sa pagpili ang kahulugan ng:

1. Mga pinagmumulan.
2. Ang komposisyon ng mga materyales na tatanggapin.

Bilang bahagi ng aktibidad na ito, ang direktang paglipat ng mga dokumento sa archive ay isinasagawa din. Ang mga mapagkukunan ay:

1. Mga dibisyon ng negosyo.
2. Mga indibidwal.
3. mga subordinate na istruktura.

Komposisyon ng mga materyales

Ang pagtuturo sa gawaing opisina ng archival ay nagtatatag na ang pagkuha ay isinasagawa sa mga kaso ng pansamantalang (higit sa 10 taon) at permanenteng imbakan. Binubuod din ang impormasyon sa mga tauhan. Ang mga kaso na may shelf life na mas mababa sa 10 taon, bilang panuntunan, ay hindi inilipat sa archive. Ang mga ito ay matatagpuan sa kani-kanilang mga departamento ng negosyo. Sa pagtatapos ng panahon ng imbakan, ang mga naturang kaso ay napapailalim sa pagkawasak. Ang impormasyon ng isang indibidwal na kalikasan ay inilipat sa kahilingan ng may-ari. Kasunod nito, ipinadala sila sa archive ng estado para sa permanenteng pagpapanatili. Ang mga materyales ng hinalinhan na mga negosyo at mga likidadong subordinate na istruktura ay napapailalim din sa paglipat.

Pamamahala ng mga talaan ng archival at nomenclature

Ang mga awtorisadong empleyado na nagtatrabaho sa mga materyales ng impormasyon ng negosyo ay nag-iipon ng isang sistematikong listahan ng mga kaso. Tinatawag itong nomenclature. Kapag ito ay nabuo, ang mga materyales ay ipinahiwatig. Ang pagtuturo sa archival office work ay nagtuturo sa awtorisadong yunit na subaybayan at tulungan ang serbisyo ng suporta sa pag-iipon ng mga katawagan. Ang sistematikong listahan ay nagsisilbing batayan para sa pagbuo ng mga imbentaryo ng mga materyales ng impormasyon para sa permanenteng at pansamantalang (hanggang 10 taon) na imbakan. Ang katawagan ay din ang pangunahing dokumento ng accounting. Ito ay ginagamit upang irehistro ang mga kaso ng pansamantalang imbakan, kabilang ang mga may panahon na mas mababa sa 10 taon. Ang scheme ng systematization na itinatag ng nomenclature ay maaaring gamitin kapag bumubuo ng isang file cabinet para sa mga executed acts.

Pag-uuri

Ang pamamahala ng mga talaan ng archival ay isinasagawa ayon sa tatlong uri ng katawagan:

1. Karaniwan.
2. Tinatayang.
3. Indibidwal (para sa isang partikular na negosyo).

Tinutukoy ng una ang komposisyon ng mga materyales na nabuo sa parehong uri ng mga institusyon. Ang karaniwang nomenclature ay itinuturing na isang normatibong dokumento. Tinutukoy ng isang tinatayang systematization ang tinatayang komposisyon ng mga materyales ng impormasyon para sa mga negosyo kung saan ito nalalapat, na nagpapahiwatig ng mga index. Mayroon itong karakter na nagrerekomenda. Ang mga uri ng systematization ay ginagamit sa pagbuo ng isang indibidwal na katawagan at inililipat dito nang walang pagbabago.

Mga tampok ng paghahanda

Ang mga dokumento sa archival office work ng enterprise ay na-systematize sa itinatag na form alinsunod sa mga nomenclature ng mga structural divisions. Ang huli ay dapat sumang-ayon at pirmahan ng mga pinuno.

Ang nomenclature ng enterprise ay iginuhit sa isang karaniwang anyo. Ito ay ineendorso ng pinuno ng archive o isang responsableng tao, na nilagdaan ng pinuno ng serbisyo ng suporta o isang empleyado na pinahintulutan niya. Ang katawagan ay dapat na aprubahan ng komisyon ng dalubhasa, pagkatapos nito ay naaprubahan ng direktor ng kumpanya. Matapos isagawa ang mga pamamaraang ito, ang mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura ng negosyo ay binibigyan ng mga extract mula sa mga nauugnay na seksyon.

Ang nomenclature para sa darating na taon ay nabuo sa huling quarter ng kasalukuyang panahon. Ang pagkakasundo ay isinasagawa nang hindi bababa sa isang beses bawat 5 taon. Kapag nagbago ang istraktura at pag-andar ng negosyo, nabuo ang isang bagong katawagan.

Pamamaraan para sa pag-compile ng mga kaso

Ang pagbuo ay ang pagpapangkat ng mga natapos na kilos alinsunod sa katawagan. Kasama sa archival office work ng organisasyon ang systematization ng mga materyales ng impormasyon alinsunod sa pangalan ng mga folder. Hindi pinapayagan ang pagpapangkat ng doublet at draft na mga instance. Ang mga pagbubukod ay lalong mahalagang mga carrier. Bawal maglagay ng mga papel na ibabalik sa mga folder.

Isinasagawa ang pamamahala ng mga talaan ng archival sa pamamagitan ng sentralisadong gawain sa mga materyales ng serbisyo ng suporta sa impormasyon, at sa desentralisadong gawain, kapwa ng mga dibisyong istruktura at ng departamentong nakasaad sa itaas. Ang pagpapangkat ay isinasagawa sa ilalim ng direktang pangangasiwa ng mga taong responsable para sa kaligtasan ng mga carrier ng data. Kung kinakailangan, ang mga empleyado ng State Archive ay maaaring kasangkot.

Mga Pangunahing Kinakailangan

Ang pamamahala ng mga talaan ng archival ay isinasagawa alinsunod sa mga kinakailangan ng mga regulasyong pagsasabatas. Kapag lumilikha ng mga folder na may, ang mga sumusunod na kinakailangan ay dapat sundin:

1. Ang mga materyales para sa pansamantala at permanenteng pag-iimbak ay nakagrupo nang hiwalay.
2. Kasama sa folder ang isang kopya ng bawat papel.
3. Ang folder ay dapat maglaman ng mga materyales para sa isang taon ng kalendaryo. Gayunpaman, may mga pagbubukod sa panuntunang ito. Kabilang dito ang:

• mga personal na file na nabuo sa buong oras ng trabaho ng may-katuturang empleyado;
• mga materyales ng mga elektibong istruktura at permanenteng komisyon na nakalakip sa kanila, mga representante na grupo, na sistematiko sa panahon ng kanilang pagpupulong;
• mga papel ng mga institusyong pang-edukasyon, na iginuhit at pinagsama-sama sa panahon ng akademikong taon;
• mga materyales sa teatro na nagpapakilala sa mga aktibidad para sa panahon;
• medikal na kasaysayan, atbp.

Ang folder ay dapat maglaman ng hindi hihigit sa 250 mga pahina na may kapal na hindi hihigit sa 4 cm.

Pagpapangkat ng mga gawaing administratibo

Kasama sa gawaing opisina ng archival ang sistematisasyon ng iba't ibang uri ng media ng impormasyon. Kasama rin sa mga ito ang mga regulasyon. Ang mga ito ay pinagsama ayon sa uri at kronolohiya na may mga aplikasyon:

1. Ang mga regulasyon, charter, na inaprubahan ng mga gawaing administratibo, ay kumikilos bilang mga annexes sa kanila. Magkagrupo sila. Kung ang mga probisyon, mga tagubilin, mga charter ay naaprubahan bilang mga independiyenteng gawain, ang mga ito ay isinasaayos sa magkakahiwalay na mga kaso.
2. Ang mga order ng mas mataas na istruktura at mga resolusyon sa kanilang pagpapatupad ay pinagsama ayon sa mga lugar ng trabaho ng negosyo.
3. Ang mga order na may kaugnayan sa mga tauhan ay nakaayos ayon sa mga panahon ng imbakan. Sa malaking halaga ng mga materyales ng impormasyon, ipinapayong mag-grupo ng mga aksyon na may kaugnayan sa iba't ibang aspeto ng trabaho ng kumpanya nang hiwalay.
4. Ang mga order sa isang pangunahing lugar ng aktibidad ay systematized nang hiwalay mula sa mga aksyon sa mga tauhan. Halimbawa, ang isang order para sa gawaing opisina ng archival ay kasama sa isang folder, at sa pamamagitan ng appointment ng pinuno ng responsableng departamento - sa isa pa.
5. Mga naaprubahang limitasyon, ulat, pagtatantya, listahan ng pamagat, plano, atbp. nakagrupo nang hiwalay sa mga proyekto nila.
6. Ang pag-aayos ng mga dokumento sa mga personal na file ay isinasagawa sa pagkakasunud-sunod ng kanilang resibo.
7. Ang mga personal na account ng mga empleyado ayon sa suweldo ay na-systematize sa magkahiwalay na mga folder. Nakaayos ang mga ito sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto.
8. Ang mga reklamo, panukala, pahayag ng mga mamamayan tungkol sa mga aktibidad ng negosyo, dokumentasyon para sa kanilang pagsasaalang-alang at pagpapatupad ay pinagsama nang hiwalay mula sa mga apela ng mga indibidwal sa mga personal na isyu.
9. Karaniwang isinasaayos ang pagsusulatan para sa isang panahon ng kalendaryo sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Ang mga sagot ay inilalagay pagkatapos ng mga tanong. Sa kaso ng pagpapatuloy ng sulat sa isang hiwalay na paksa, na nagsimula sa nakaraang taon, ang mga dokumento ay kasama sa folder ng kasalukuyang panahon. Sa kasong ito, ang index ng kaso ng nakaraang taon ay ipinahiwatig.

Pagpaparehistro ng mga carrier ng impormasyon na tinatanggap para sa imbakan

Ang gawain sa opisina ng archival ay nagbibigay ng ilang mga tagubilin para sa mga istrukturang dibisyon na nagtatrabaho sa mga gawaing papel. Ang pagpaparehistro ng mga carrier ay maaaring bahagyang o kumpleto. Depende ito sa panahon ng imbakan. Ang buong pagpaparehistro ay isinasagawa na may kaugnayan sa mga dokumento ng pansamantalang (higit sa 10 taon), permanenteng nilalaman, pati na rin ang mga aksyon sa mga tauhan. Ito ay nagpapahiwatig:

1. Nagbubuklod / folder ng binder.
2. Pagnunumero ng sheet.
3. Paglikha ng isang pahina ng pagpapatunay.
4. Pagbubuo ng isang panloob na imbentaryo, kung kinakailangan.
5. Paggawa ng mga paglilinaw sa mga detalye Maaaring nauugnay ang mga ito sa pangalan ng negosyo, numero ng pagpaparehistro ng folder, mga deadline, at iba pa.

Ang mga pansamantalang imbakan na materyales, kabilang ang mga may panahon na mas mababa sa 10 taon, ay bahagyang pinoproseso. Kaya, pinapayagan na huwag ayusin ang mga papel sa folder, hindi bilangin ang mga sheet, hindi gumuhit ng mga inskripsiyon sa sertipikasyon.

Nuances

Ang gawain sa opisina ng archival ay isang uri ng aktibidad kung saan tinitiyak ng mga espesyalista hindi lamang ang kaligtasan ng media ng impormasyon, kundi pati na rin ang kakayahang makipagtulungan sa kanila kung kinakailangan. Para dito, ang mga kilos na bumubuo sa mga folder ay nilagyan ng apat na butas sa isang takip ng karton. Pinapayagan din silang matali, na isinasaalang-alang ang posibilidad ng pagbabasa ng mga teksto, resolusyon, petsa, visa sa lahat ng papel.

Bilang paghahanda para sa pagpapangkat, ang lahat ng mga fastener ng metal ay tinanggal. Ang mga materyal na inilaan para sa permanenteng imbakan at binubuo ng mga partikular na mahalaga o hindi naka-format na mga gawa ay nakapaloob sa mga saradong folder na may tatlong flaps na may mga kurbatang o sa mga espesyal na kahon.

Kung mayroong mga hindi na-claim na mga dokumento ng isang personal na kalikasan sa kaso (mga libro ng trabaho, mga sertipiko, mga card ng militar, atbp.), Ang mga ito ay inilalagay sa isang hiwalay na sobre at isinampa dito kasama ang iba pang mga materyales. Sa dulo ng mga folder ay dapat mayroong isang blangko na sheet ng saksi. Sa simula ng folder, isang form para sa panloob na imbentaryo ay isinampa. Upang matiyak ang kaligtasan at pagkakasunud-sunod ng mga papel, ang bawat sheet ay binibilangan ng Arabic numerals. Hindi nalalapat ang panuntunang ito sa page ng sertipikasyon at sa form ng imbentaryo. Ang numero ay inilalagay sa lapis sa kanang sulok sa itaas.

Sheet ng pagpapatunay

Ito ay pinagsama-sama sa iniresetang paraan. Ito ay ipinahiwatig sa mga salita at numero:

1. Ang bilang ng mga sheet na may pagnunumero.
2. Ang bilang ng mga pahina ng panloob na imbentaryo.

Tinukoy din ng certification sheet ang mga detalye ng pagnunumero. Sa partikular, tinutukoy ang pagkakaroon ng mga index ng titik, nawawalang mga code, mga numero ng pahina na may mga naka-paste na photographic na materyales, malalaking format na pahina, atbp. Bilang karagdagan, ang sheet ay nagpapahiwatig ng pagkakaroon ng mga naka-print na polyeto sa folder, kung hindi sila minarkahan sa pangunahing pagnunumero. Ang certification sheet ay ineendorso ng compiler. Ang mga kasunod na pagbabago sa estado at komposisyon ng folder ay dapat tandaan dito na may kaugnayan sa mga nauugnay na aksyon. Hindi pinapayagan na kunin ang certification sheet sa pahina ng pamagat ng folder o sa blangkong pahina ng huling dokumento sa loob nito.

Panloob na imbentaryo

Ito ay nabuo upang mag-imbak at magtala ng mga materyal ng impormasyon ng pansamantala (higit sa 10 taon) at permanenteng nilalaman. Ang isang panloob na imbentaryo ay pinagsama-sama din para sa mga kaso na nilikha batay sa mga uri ng mga dokumento, sa mga heading kung saan ang kanilang nilalaman ay hindi isiwalat. Ang form ay dapat maglaman ng data sa mga serial number ng mga kilos sa folder, mga index, mga heading, mga petsa at mga numero ng pahina.

Ang isang huling entry ay naka-attach sa panloob na imbentaryo. Ipinapahiwatig nito sa mga numero at sa mga salita ang bilang ng mga dokumento na kasama dito, pati na rin ang bilang ng mga sheet na bumubuo dito. Inendorso ng compiler ang panloob na imbentaryo. Kung ang folder ay nakatali o nakatali nang walang form, pagkatapos ay ang pinagsama-samang sheet ay nakadikit sa loob ng front cover.

Ang mga pagbabago sa komposisyon ng mga materyales sa folder ay dapat na maipakita sa field na "Mga Tala". Sa partikular, ito ay tumutukoy sa pag-withdraw, pagpapalit ng mga papel na may mga kopya, ang pagsasama ng mga karagdagang dokumento sa isang folder. Kasabay nito, ang mga link sa mga nauugnay na aksyon ay nakakabit. Kung kinakailangan, ang isang bagong entry sa pangkalahatan ay maaaring mabuo para sa panloob na sheet ng imbentaryo, pati na rin ang inskripsyon ng sertipikasyon ng folder.