Dostavljanje dokumenata u arhiv je jedna od ključnih faza kancelarijskog rada. Ovo je interna arhiva organizacije. Najteža pitanja su vremenski period i pravila za čuvanje arhivske dokumentacije, budući da su zahtjevi i propisi rasuti po različitim pravnim aktima. U svakoj organizaciji postoji dokumentacija (menadžment, kadrovi, računovodstvo), koja se godišnje pohranjuje u jedan fajl i podliježe čuvanju.

Potpuna metodološka lista standardne dokumentacije za upravljanje i rokovi čuvanja za svaku od ovih fascikli su date u (sa izmjenama i dopunama 16. februara 2016.). Kažu koliko dugo treba čuvati kadrovsku evidenciju (sve u vezi sa istragom industrijske nesreće - 45 godina) i (u kadrovskom smislu, svaki predmet kreiran prije 2003. treba čuvati 75 godina, svaki kasniji slučaj - 50 godina). Utvrđuje se postupak rada sa računovodstvenim i poreskim dokumentima, kao i niz podzakonskih akata.

Organizacije stalno imaju stručne komisije čija je delatnost procena i ispitivanje proizvodne dokumentacije preduzeća u procesu kancelarijskog rada i predaje u arhiv, kao i utvrđivanje rokova skladištenja. Svake godine ova služba odlučuje koja dokumenta će se čuvati, a koja se mogu uništiti.

Priprema predmeta za arhiviranje

Potrebna je određena priprema dosijea za prenos u arhivu, koja se sastoji u kombinovanju različitih dokumenata u jedan dosije. Volumen foldera koji sadrži arhivsku datoteku ne bi trebao biti veći od 250 stranica. Prilikom dizajniranja jedne fascikle, slučaj mora biti:

• zašiti (za 4 punkcije) ili povezati sve stranice;
• numerisati stranice u gornjem desnom uglu;
• sačini interni popis dokumenata - sadržaj;
• pripremiti certifikacijski list (označiti broj stranica, uskladiti numeraciju i sl.; ovjeriti potpisom sastavljača);

Uzorak popunjavanja i obrazac certifikacijskog lista

• izdati omot za svaki slučaj (sa nazivom organizacije, naslovom, zadnjim datumima, registarskim brojem fascikle „Slučaj“);

Šablon poklopca kućišta

Priprema dokumenata za arhiviranje

Nakon što su odvojene fascikle "Slučaj" prikupljene, potrebno je sastaviti opšti inventar na njima.

Na ovaj način sastavljaju se popisi fascikli „Slučaj“ za trajno i privremeno čuvanje i „Slučaj“ za lični fond.

Inventarne fascikle "Slučaj", zauzvrat, podliježu posebnom računovodstvu. U arhivu se moraju uvrstiti i prema posebnom inventaru.

Na linku možete preuzeti uzorke obrazaca inventara arhivskih predmeta

Pravila čuvanja arhivske dokumentacije

Arhivi za čuvanje fascikli "Delo" nalaze se u odvojenim prostorijama, što garantuje sigurnost pohranjene dokumentacije. Prostorije moraju biti suhe, grijane, dobro prozračene, u skladu sa sigurnosnim i sanitarnim standardima. Na taj način arhivski servis garantuje zaštitu pohranjenih fascikli "Case" od oštećenja.

Osim toga, arhiva mora biti sigurno čuvana (koristeći metalne rešetke na prozorima, protuprovalne alarme, itd.), a tada fascikle datoteka neće biti oštećene ili ukradene od strane nepoznatih osoba.

Svi Delo fascikli su postavljeni na posebne numerisane police, dugotrajno skladištenje - u kutijama ili kutijama, manje vredne (do 10 godina) mogu se smestiti u snopove. Zabranjeno je stavljati odvojene fascikle "Case" na pod ili prozorske klupice.

Ako je obim fascikli „Slučaj“ vrlo velik, osoblje arhive može napraviti takozvane topografske karte koje će vam pomoći da se krećete između polica i regala

Posebno mišljenje

Organizacioni dokumenti su vrijedan izvor informacija. Da se ona ne bi upotrebila protiv vas, pridržavajte se pravila čuvanja dokumentacije koja su propisana zakonom. Ali zakonodavni sistem određuje proceduru za stvaranje arhive. A koji način čuvanja dokumenata odabrati i kako urediti dokumente u arhivu, svaka kompanija odlučuje sama.

Postoje dva glavna pristupa čuvanju dokumenata: formiranje arhive u preduzeću samostalno i prenos dokumenata na čuvanje arhivskim preduzećima.

Da biste sami organizirali svoju arhivu, trebat će vam:

1. Kompetentno osoblje sa znanjem i iskustvom za obavljanje arhivske obrade dokumentacije i prenosa dosijea u arhiv (sastavljanje inventara, izrada akata o davanju dokumenata na uništavanje i sl.).
2. Specijalizovana prostorija za dugotrajno skladištenje papirnih medija, gde su ispunjeni zahtevi za vlažnost, temperaturu i količinu svetlosti.

Kada je protok dokumenata kompanije mali, svi dokumenti se mogu pohraniti u istoj prostoriji u kojoj se odvija radni tok. Ukoliko ima puno dokumentacije potrebno je izdvojiti posebnu prostoriju za arhiv.

Da biste lakše pronašli bilo koji dokument u arhivi koju organizirate, započnite nomenklaturu predmeta - klasifikator dokumenata s naznakom perioda njihovog skladištenja.

Da biste pojednostavili pretragu potrebnih dokumenata, možete koristiti savjete:

• za svaku strukturnu jedinicu dodijeliti mjesto za dokumentaciju, uzimajući u obzir godišnju dopunu;
• rasporedite kutije sa trajnim rokom trajanja i privremenim (više od 10 godina) na različite police.

Odvojeno vodite dosijee o osoblju i dokumentaciju likvidiranih preduzeća (ako postoji).

Vanjsko skladištenje dokumenata ima određene prednosti u odnosu na samoorganizaciju skladištenja i pogodno je za one koji planiraju:

1. Uštedite novac smanjenjem troškova iznajmljivanja i održavanja poslovnog prostora koji zauzima skladište.
2. Povećati efikasnost zaposlenih i smanjiti neosnovno radno opterećenje, koje često pada na ramena zaposlenih u računovodstvu i kadrovskoj službi.
3. Osigurati kontinuitet procesa u upravljanju dokumentima.
4. Kreirajte elektronsku arhivu koja vam omogućava da dobijete online pristup bazi dokumentacije u bilo kojem trenutku i optimizirate vrijeme za pretraživanje.

Pažljivo odaberite partnera za skladištenje.

Dana 21. septembra usvojena su Pravila za organizovanje čuvanja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama (odobrena naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. godine broj 526; u daljem tekstu – nova Pravila).

Čime ste se rukovodili prije objavljivanja novih Pravila?

Prije donošenja novog Pravilnika, arhivi državnih organa, jedinica lokalne samouprave, organizacija (u daljem tekstu: arhivi organizacija) su se u svom radu rukovodili Osnovnim pravilima za rad arhiva organizacija, a pojedini arhivi dr. organizacije su koristile veoma stari dokument – ​​Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive. Oba dokumenta nisu bila normativni dokumenti, ali su određivala njihov status normativnog i metodološkog dokumenta. Istovremeno, Osnovna pravila iz 1985. godine zaista su imala status regulatornog dokumenta, jer su odobrena naredbom Glavnog arhiva, a Osnovna pravila iz 2002. godine nisu odobrena od strane Federalnog arhiva, pa stoga nisu imala status regulatornog dokumenta.

Iz kog razloga je, u prisustvu Osnovnih pravila iz 2002. godine, postala neophodna izrada novog, štaviše, normativnog dokumenta o organizovanju čuvanja dokumenata u arhivima organizacija?

Činjenica je da je 2004. godine usvojen Federalni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“ (u daljem tekstu - Federalni zakon br. 125-FZ), koji je uveo mnoge novine u organizaciju arhiviranje u zemlji:

ekstrakcija

iz Federalnog zakona br. 125-FZ

Član 13. Stvaranje arhiva

1. Državni organi, organi lokalne samouprave opštinskog okruga i gradskog okruga potrebno za kreiranje arhiva za čuvanje, pribavljanje, računovodstvo i korišćenje arhivske dokumentacije nastale u obavljanju delatnosti.

2. Organizacije i građani pravo na stvaranje arhiva za potrebe čuvanja arhivskih dokumenata formiranih u toku njihove delatnosti, uključujući i za potrebe čuvanja i korišćenja arhivskih dokumenata koji nisu državna ili opštinska svojina.

Član 17

1. Državni organi, organi lokalne samouprave, organizacije i građani koji se bave preduzetničkom delatnošću bez osnivanja pravnog lica dužni su da obezbede sigurnost arhivske dokumentacije, uključujući i dokumentaciju o osoblju, tokom perioda njihovog čuvanja utvrđenog saveznim zakonima, dr. regulatorni pravni akti Ruske Federacije, kao i spiskovi dokumenata […]

Takođe, ovim Saveznim zakonom je uveden koncept vlasništva arhivskih dokumenata (dokumenti mogu biti u državnoj (saveznoj, svojini konstitutivnih entiteta Ruske Federacije), opštinskoj, privatnoj svojini (nevladine organizacije i pojedinci)).

Pored toga, Naredbom Ministarstva kulture Rusije br. 19 od 18. januara 2007. odobrena su Pravila za organizaciju skladištenja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i opštinski arhivi, muzeji i biblioteke, organizacije Ruske akademije nauka (u daljem tekstu Pravila 2007).

Ove dvije okolnosti, kao i činjenica da Osnovna pravila nisu imala status normativnog dokumenta, natjerale su nas da se okrenemo izradi normativnog dokumenta kojim se utvrđuje postupak čuvanja dokumenata u arhivima organizacija.

"Kakvi će biti komentari?"

Tokom izrade nacrta novog Pravilnika, dokument je dva puta bio naširoko raspravljan među arhivistima:

• prvi put - od strane zaposlenih u organima upravljanja arhivima u konstitutivnim entitetima Ruske Federacije, državnim i opštinskim arhivima;
• drugi put - od strane zaposlenih u saveznim izvršnim organima.

Samo iz državnih i opštinskih arhiva stiglo je više od 400 primjedbi. Svi primljeni komentari pažljivo su razmotreni, au završnoj fazi - od strane privremene radne grupe, u kojoj su bili stručnjaci iz Federalnog arhiva i VNIIDAD-a. Treba napomenuti da je veliki broj komentara izazvan željom arhivista da što detaljnije opišu pojedinačne procese arhivskih tehnologija koje se koriste za osiguranje sigurnosti, računovodstva, sastavljanja i korišćenja dokumenata u arhivima organizacija, koje u principa, bilo nemoguće uraditi, s obzirom na status novog Pravilnika kao normativnog dokumenta.

Istovremeno, neke primjedbe su bile fundamentalne prirode, na primjer da se u dijelu „Skupština“ nacrta novog Pravilnika nije dosljedno postavljalo pitanje ispitivanja vrijednosti dokumenata, posebno zbog na činjenicu da su odredbe vezane za nomenklaturu predmeta isključene. S obzirom da su za sada oblik nomenklature poslova organizacije i postupak za njenu izradu utvrđeni samo u metodološkom dokumentu - Metodološkim preporukama za izradu uputstva za kancelarijski rad u saveznim izvršnim tijelima, prilikom finalizacije nacrta novog Pravilnika, odlučeno je da se u odjeljak „Pakovanje“ unesu glavne odredbe o nomenklaturi predmeta, uključujući i oblik nomenklature predmeta (sažetak i strukturne podjele).

Imenovanje novih Pravila

Nova Pravila namijenjena su organima javne vlasti, jedinicama lokalne samouprave, organizacijama koje stvaraju arhive za čuvanje, nabavku, računovodstvo i korištenje arhivske dokumentacije koja se formira u okviru njihove djelatnosti.

Oni se ne primjenjuju na organizaciju skladištenja, nabavke, računovodstva i korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata koji sadrže podatke koji predstavljaju državnu tajnu.

Nova Pravila su normativni dokument. Njihov regulatorni status određuje strože zahtjeve za njihov sadržaj. Ranije izdata pravila (vidi gore) su uključivala ne samo norme (pravila, zahtjeve), već i preporuke, metode kako ove norme treba primijeniti. Sve odredbe preporuke, metodološke i deskriptivne prirode isključene su iz novih Pravila. Upravo u tom dijelu nacrt ovog Pravilnika je tokom rasprave bio kritikovan od strane arhivista, koji su stalno govorili da Pravilnik treba da bude detaljan i da sadrži ne samo sama pravila, već i mehanizam za njihovu primjenu.

Struktura i sadržaj novih Pravila

Nova Pravila se sastoje od sedam sekcija:

1. Opće odredbe.
2. Organizacija skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji.
3. Računovodstvo dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji.
4. Upotpunjavanje arhive dokumentima iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugim arhivskim dokumentima.
5. Organizacija korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata organizacije.
6. Prenos dokumenata organizacije na čuvanje u državni (opštinski) arhiv.
7. Prenos dokumenata tokom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promena rukovodioca arhive organizacije.

U aneksima novog Pravilnika dat je računovodstveni i drugi oblici dokumenata koji se koriste u arhivima organizacija.

Redoslijed glavnih odjeljaka ovih Pravila odgovara Federalnom zakonu br. 125-FZ i Pravilima iz 2007. godine, iako bi, kao što su mnogi stručnjaci primijetili u fazi rasprave, bilo logičnije početi sa nabavkom i završiti upotrebom.

Odjeljci novih Pravila odražavaju glavne funkcije arhive organizacije:

• organizacija skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata;
• računovodstvo dokumenata;
• kompletiranje arhive organizacije dokumentima;
• organizacija korištenja arhivske dokumentacije;
• prenos dokumenata na čuvanje u državni (opštinski) arhiv.

Pored toga, nova Pravila uključuju i odjeljak „Prenos dokumenata u slučaju reorganizacije ili likvidacije organizacije, promjene rukovodioca arhive organizacije“.

Bilješka

Za razliku od Osnovnih pravila iz 2002. godine, Pravilnik broj 526 ne sadrži odredbe koje se odnose na organizacione aspekte rada samog arhiva (nisu definisani ciljevi i zadaci arhiva, njegove funkcije, prava itd.). Njihova osnovna svrha je uspostavljanje uslova za organizovanje procesa arhivskog skladištenja dokumenata od nabavke arhive organizacije sa dokumentima do organizacije korišćenja dokumenata.

Pogledajmo odjeljke detaljnije.

Odjeljak I. Opće odredbe

Definiše pravni osnov za izradu i obim dokumenta, a sadrži i odredbe koje definišu neke od organizacionih osnova za arhiv organizacije.

Nova Pravila odnose se na organe javne vlasti, lokalne samouprave i organizacije - izvore nabavke državnih i opštinskih arhiva, u okviru kojih se formiraju dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije (u daljem tekstu - organizacije). Odredbe ovih Pravila mogu koristiti i druge državne i nedržavne organizacije u čijem djelovanju nisu formirani dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije.

Na osnovu odredbi Federalnog zakona br. 125-FZ, nova Pravila propisuju da su državni organi, organi lokalne samouprave opštinskog okruga, gradskog okruga i međugradskog okruga dužni da stvaraju arhive za čuvanje, nabavku, računovodstvo i korišćenje. arhivskih dokumenata formiranih u toku njihove delatnosti. Poslovi i funkcije arhiva (centralnog arhiva) državnog organa, organa lokalne samouprave, organizacije - izvora nabavke državnog, opštinskog arhiva utvrđuju se propisom koji donosi rukovodilac organizacije.

Bilješka

Nova Pravila ne primjenjuju se na organizaciju čuvanja, nabavke, računovodstva i korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata koji sadrže podatke koji predstavljaju državnu tajnu.

Odjeljak II. Organizacija skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji

Definiše pojam arhivskog fonda organizacije i vrste arhivskih fondova organizacije.

Arhivski fond organizacije dio je dokumentarnog fonda, uključujući dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije, dokumente o osoblju i dokumente privremenog (preko 10 godina) perioda čuvanja uključenih u arhivsku evidenciju. Arhivski fond podliježe čuvanju u arhivu organizacije.

Vrste arhivskih fondova organizacije:

• arhivski fond organizacije, koji se sastoji od dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata;
• zajednički arhivski fond, koji se sastoji od dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije formiranih u toku aktivnosti dvije ili više organizacija i drugih arhivskih dokumenata koji imaju istorijski i / ili logički uvjetovane veze jedni s drugima;
• arhivska zbirka koju čine pojedinačni arhivski dokumenti različitog porijekla, objedinjeni prema jednoj ili više karakteristika (tematski, autorski, specifični, predmetni itd.).

Čuvanje papirne dokumentacije. Tačka 2.9 novih Pravila naglašava: arhivska dokumenta se sistematski pohranjuju u okviru arhivskog fonda. Jedinica sistematizacije dokumenata arhivskog fonda u arhivu organizacije je jedinica skladištenja. Pravilima su definisani i znakovi sistematizacije skladišnih jedinica arhivskog fonda:

• strukturni (pripadnost skladišnih jedinica strukturnim odjeljenjima organizacije);
• hronološki (po periodima ili datumima kojima pripadaju skladišne ​​jedinice);
• funkcionalno, sektorsko, tematsko, predmetno-pitanje (uzimajući u obzir funkcije organizacije, teme ili pitanja u vezi sa sadržajem skladišnih jedinica);
• nominalni (prema službenom obliku - vrste i vrste dokumenata);
• dopisnik (za organizacije, kao rezultat prepiske sa kojima su formirane skladišne ​​jedinice);
• geografski (u skladu sa određenim teritorijama, naseljima i drugim geografskim objektima sa kojima se vezuje sadržaj dokumenata, njihovi autori, dopisnici);
• autorski (po nazivima organizacija ili imenima građana koji su autori dokumenata).

Uspostavljaju se zahtjevi za osiguranje sigurnosti dokumenata (normativni (optimalni) uslovi za čuvanje dokumenata; racionalno smještanje dokumenata u arhivu; provjera dostupnosti i stanja dokumenata, postupak traženja dokumenata), uključujući karakteristike skladištenja elektronskih dokumenata

Čuvanje elektronskih dokumenata. Pravila definišu obavezne uslove za čuvanje takvih dokumenata:

• prisustvo u arhivi organizacije najmanje dva primerka svake jedinice za skladištenje elektronskih dokumenata (glavni i radni primerci moraju biti na različitim fizičkim uređajima);
• dostupnost tehničkih i softverskih alata dizajniranih za reprodukciju, kopiranje, konverziju i migraciju elektronskih dokumenata, kontrolu njihovog fizičkog i tehničkog stanja;
• osiguravanje načina čuvanja elektronskih dokumenata, isključujući gubitak, neovlaštenu distribuciju, uništavanje ili izobličenje informacija.

Format tekstualnih elektronskih dokumenata koji se prenose na skladištenje u arhiv organizacije - izvor nabavke državne i opštinske arhive - PDF / A.

Pravila predviđaju da u slučaju promjene softverskog i hardverskog okruženja i zastarjelosti kompjuterskih formata, oštećenja medija, arhiv organizacije obavlja poslove na pretvaranju elektronskih dokumenata u nove formate i/ili na nove medije.

Pored razmotrenih odredbi, ovim odeljkom se utvrđuje postupak provere dostupnosti i stanja arhivskih dokumenata (tač. 2.39-2.43), organizovanje potrage za neotkrivenim dokumentima (klauzula 2.44), postupak izdavanja dokumenata iz arhive (klauzula 2.45). -2.48), kao i postupak kojim se obezbjeđuje sigurnost arhivske dokumentacije u vanrednim situacijama (tačka 2.49).

Provjera dostupnosti i statusa papirne dokumentacije. U arhivu organizacije sprovodi komisija ili najmanje dva zaposlena najmanje jednom u 10 godina, elektronski dokumenti - najmanje jednom u 5 godina.

Prema klauzuli 2.11.5 Naredbe iz 2007. godine, vrše se vanredne jednokratne provjere dostupnosti i stanja svih dokumenata arhive organizacije ili njihovih pojedinačnih dijelova (grupa):

• u slučaju elementarnih nepogoda, masovnih raseljavanja i drugih okolnosti, usled kojih može doći do gubitka ili oštećenja arhivske dokumentacije,
• prilikom promjene šefova arhiva.

Na osnovu rezultata revizije sastavljaju se sljedeći akti:

• provjera dostupnosti i stanja arhivske dokumentacije (Prilog br. 3);
• o tehničkim greškama u računovodstvenim dokumentima (ako ih ima) (Prilog br. 4);
• o pronalasku dokumenata (koji se ne odnose na ovaj fond, neobraćeni) (Prilog br. 5).

Postupak izdavanja dokumenata iz arhiva. Dokumenti se izdaju na osnovu pismene dozvole rukovodioca arhiva organizacije ili njegovog zamenika (ako je arhiv ustanova), rukovodioca strukturne jedinice organizacije (ako je arhiv strukturna jedinica):

• zaposleni u strukturnim odjeljenjima organizacije;
• sudskih, policijskih i drugih ovlašćenih organa na propisan način;
• drugih korisnika na pisani zahtjev.

Rok za izdavanje dokumenata iz arhive ne bi trebalo da prelazi:

• mjesec dana - za korištenje zaposlenima u organizaciji i drugim korisnicima;
• šest mjeseci - sudskim, policijskim i drugim nadležnim organima.

Moguće je produžiti rok za izdavanje dokumenata - uz dozvolu rukovodioca organizacije na osnovu pisane potvrde korisnika o čuvanju/čuvanju dokumenata.

Elektronski dokumenti se izdaju iz arhive u obliku elektronskih kopija ili kopija na papiru.

Dokumenti iz arhive se ne izdaju:

1. ako postoji fond za korišćenje;
2. u lošem fizičkom stanju.

Odjeljak III. Računovodstvo dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji

Posvećeno pitanjima nekoliko dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizacije.

Kako je utvrđeno u tački 3.1 novih Pravila, sva dokumenta koja se čuvaju u arhivi organizacije, uključujući dokumentaciju o osoblju, kopije dokumenata iz fonda za korištenje (ako ih ima) i popise predmeta i dokumenata podliježu računovodstvu.

Glavne obračunske jedinice arhivske dokumentacije su:

Svakoj skladišnoj jedinici je dodijeljen broj računa, koji je dio arhivske šifre.

Naš rječnik

Arhivska šifra- oznaka koja se u donjem lijevom uglu stavlja na svaku skladišnu jedinicu radi osiguranja knjigovodstva i identifikacije - sastoji se od: broja arhivskog fonda; brojevi popisa predmeta, dokumenata; broj skladišne ​​jedinice.

Arhivska šifra elektronskih dokumenata pohranjenih na posebnom elektronskom mediju naznačena je na ulošku priloženom u koferu medija. Arhivska šifra elektronskih dokumenata pohranjenih u arhivskom informacionom sistemu dio je meta opisa (obaveznog elementa opisa) kontejnera za elektronski dokument.

Podaci o računovodstvenim jedinicama arhive ogledaju se u knjigovodstvenim dokumentima. Nova odredba Pravilnika u organizaciji knjigovodstva dokumenata je odredba o raspodjeli dvije grupe knjigovodstvenih dokumenata u arhivu organizacije: glavna (obavezna) i pomoćna.

Sastav glavnih (obaveznih) računovodstvenih dokumenata arhive organizacije uključuje:

• knjiga računovodstva prijema i raspolaganja predmeta, dokumenata (Prilog br. 11);
• spisak fondova (Prilog br. 12);
• fond fonda (Prilog br. 13);
• popis predmeta, dokumenata (prilozi br. 14-16);
• registar zaliha (Prilog br. 19).

Obrasci popisa elektronskih predmeta dati su u prilozima broj 17, 18 novog Pravilnika.

Sastav pomoćne knjigovodstvene isprave nije regulisan, svaki arhiv ima pravo da kao pomoćne koristi one računovodstvene obrasce koji su mu potrebni zbog specifičnosti dokumenata u čuvanju, ili iz drugih razloga.

Pravila takođe utvrđuju da arhiva organizacije može da vodi evidenciju u automatizovanom režimu koristeći računovodstvene baze podataka (DB) (videti klauzulu 3.13). Računovodstvene baze podataka arhiva organizacije – izvora nabavke državnog (opštinskog) arhiva moraju biti kompatibilne sa odgovarajućim računovodstvenim bazama podataka državnih (opštinskih) arhiva i organa arhivskog upravljanja.

Odjeljak IV. Upotpunjavanje arhive dokumentima iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugim arhivskim dokumentima

posvećeno pitanja kompletiranja arhive organizacije dokumentima iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugim arhivskim dokumentima. Nabavka arhive organizacije je sistematsko dopunjavanje arhive dokumentima strukturnih odjela organizacije.

Utvrđeno je da dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije i dokumenti privremenog (preko 10 godina) perioda čuvanja, uklj. dokumenti o osoblju prenose se u arhivu organizacije najkasnije godinu dana, a najkasnije tri godine nakon završetka predmeta u kancelarijskom radu. Izuzetak su dokumenti o osoblju državnih civilnih i opštinskih službenika koji su otpušteni iz službe - oni se prenose u arhivu organizacije nakon 10 godina od datuma otpuštanja zaposlenih.

Bilješka

Slučajevi privremenog skladištenja (do 10 godina uključujući), kako je to odavno utvrđeno u praksi arhiva organizacija, ne prenose se u arhiv, čuvaju se u strukturnim odjelima organizacije i nakon isteka roka rokovi skladištenja podliježu uništavanju na propisan način.

Novim Pravilnikom se navodi da se predmeti prenose u arhiv organizacije nakon provjere njihove vrijednosti. Iz tog razloga, ovim odeljkom se utvrđuje postupak za provođenje ispitivanja vrijednosti dokumenata, priprema predmeta za predaju u arhiv organizacije, sastavljanje inventara predmeta strukturnih jedinica, na osnovu kojih se predmeti prenose u arhivu. organizacije, te također naglašava da je prije ispitivanja vrijednosti dokumenata na propisan način zabranjeno uništavanje dokumenata.

U odredbama odjeljka skreće se pažnja na činjenicu da se inventari za trajna skladišta i za osoblje, akti za uništavanje dokumenata razmatraju na sastanku stručne komisije (EK) organizacije, po pravilu, istovremeno . Na osnovu rezultata razmatranja, EK koordinira popise predmeta, dokumenata trajnog skladištenja i osoblja, te djeluje o dodjeli dokumentacije za uništavanje.

Organizacije - izvori nabavke državnog (opštinskog) arhiva dostavljaju popise dosijea dokumenata trajnog perioda čuvanja i osoblja (godišnji odsjeci), dogovorene sa EK organizacije, na razmatranje stručnoj verifikacionoj komisiji (EPK) arhivske ustanove. :

• trajno skladištenje - na odobrenje;
• o osoblju - po dogovoru.

Nakon popisa predmeta, dokumenta odobrava i usaglašava EPK, ove popise i akt o izdvajanju za uništavanje dokumentacije koja ne podliježe čuvanju odobrava rukovodilac organizacije. Nadalje, predmeti dodijeljeni zakonom za uništavanje mogu biti uništeni.

Organizacije čije aktivnosti ne stvaraju dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije ne bi trebale da usklađuju popise predmeta od strane osoblja sa EPC arhivske ustanove.

Bilješka

Tačkom 4.13 novih Pravila utvrđeno je da elektronski fajlovi sa isteklim rokovima skladištenja podležu izdvajanju za uništavanje na opštem osnovu, nakon čega se fizički uništavaju ili uništavaju softverom i hardverom uz odgovarajuću napomenu u aktu.

Posebna pažnja u ovom dijelu Pravila posvećena je nomenklaturi poslova organizacije. Prema njegovim glavnim principima:

• utvrđuje klasifikaciju (grupiranje) izvršenih dokumenata u dosijee (elektronske datoteke) i glavni je računovodstveni dokument koji odražava sastav i organizaciju dokumentarnog fonda organizacije;
• je osnova za sastavljanje popisa predmeta, isprava trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, kao i za evidentiranje predmeta privremenog (do zaključno 10 godina) perioda čuvanja;
• izrađuje se na osnovu standardnih, odeljenskih i drugih spiskova dokumenata koji ukazuju na periode skladištenja, drugih regulatornih pravnih akata, kao i standardne i uzorne nomenklature predmeta;
• sastavlja se na propisanom obrascu (Prilog br. 25) na osnovu nomenklatura predmeta strukturnih podjela (Prilog br. 26).

Organizacije - izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva jednom u pet godina usklađuju nomenklaturu predmeta sa CIK-om (EK) organizacije i dostavljaju je na odobrenje nadležnom EPK ili državnom (opštinskom) arhivu, u skladu sa propisima. ovlašćenja koja su mu data. Organizacije čije aktivnosti ne stvaraju dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije same odobravaju nomenklaturu predmeta.

Pravila postavljaju red obuku za prenos u arhivu organizacije elektronskih dokumenata. Posebno je predviđeno da se sastavljaju posebni inventari za jedinice skladištenja elektronskih dokumenata trajnog čuvanja, privremenog (preko 10 godina) perioda čuvanja, uklj. od strane osoblja. Obrasci popisa elektronskih predmeta, kao što smo već rekli, dati su u prilozima br. 17, 18 novog Pravilnika.

Odjeljak V. Organizacija korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata organizacije

Ovaj odjeljak utvrđuje pravila o organizaciji korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata organizacije. Glavne odredbe Pravila u ovom dijelu su sljedeće:

Bilješka

Novim Pravilima utvrđuju se oblici korišćenja arhivske dokumentacije. Glavni su:

informatička podrška zaposlenih u organizaciji;

izvršenje zahtjeva korisnika, uklj. upiti građana socijalne i pravne prirode;

izdavanje dokumenata i predmeta na privremeno korišćenje, obezbeđivanje kopija arhivskih dokumenata na zahtev korisnika, uklj. u obliku elektronskih dokumenata.

Posebna pažnja u novim Pravilima posvećena je organizaciji rada sa zahtjevima korisnika. Definirano:

• vrste zahtjeva (tematske i društveno-pravne prirode);
• zahtjevi za pismeni zahtjev (njegova forma, sastav podataka koji moraju biti sadržani u zahtjevu);
• postupak rada sa zahtjevima (rokovi za registraciju, razmatranje, preusmjeravanje nepobitnih zahtjeva, priprema odgovora na zahtjeve korisnika u vidu arhivske reference, arhivskog izvoda i arhivske kopije);
• karakteristike organizacije rada sa zahtjevima primljenim putem interneta.

Novi pravilnik definiše slučajeve u kojima arhiv može odbiti izdavanje arhivske dokumentacije:

• dostupnost fonda korišćenja;
• loše fizičko stanje dokumenata;
• dokumenti nisu prošli naučni opis i tehnički projekat (do završetka ovih radova);
• ograničenja upotrebe utvrđena zakonodavstvom Ruske Federacije ili osnivača fonda.

R odjeljak IV. Prenos dokumenata organizacije na čuvanje u državni (opštinski) arhiv

Utvrđuje postupak prenošenja dokumenata organizacije na čuvanje u državni (opštinski) arhiv. Ovaj odjeljak utvrđuje da:

• organizacije - izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva nakon isteka privremenog skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije u arhivu, organizacije ih prenose na trajno skladištenje u odgovarajući državni (opštinski) arhiv u skladu sa Pravilima br. 19;
• Državne i nedržavne organizacije koje nisu izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva mogu prenijeti dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije, formirane u njihovoj djelatnosti, državnim (opštinskim) arhivima na osnovu sporazuma.

Nova Pravila utvrđuju proceduru za prenos dokumenata. Naglašavaju da se dokumenti uredno prenose na trajno čuvanje odgovarajućim naučnim referentnim aparatom, a predaja dokumenata u državni (opštinski) arhiv ozvaničava se aktom o prijemu i predaji dokumenata na čuvanje (Prilog br. 30). ).

Odjeljak VII. Prenos dokumenata tokom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promena rukovodioca arhive organizacije

Određuje redoslijed prenos dokumenata tokom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promena rukovodioca arhive organizacije. Ovaj odjeljak utvrđuje da je prijenos dokumenata likvidirane organizacije odgovornost komisije formirane za prijenos poslova i imovine.

U slučaju likvidacije organizacija - izvora nabavke državnih (opštinskih) arhiva, u komisiju za likvidaciju uključuje se predstavnik državnog (opštinskog) arhiva.

Prilikom promjene rukovodioca arhive organizacije (osobe odgovorne za arhiv organizacije), prijem i prijenos dokumenata iz arhivskog, računovodstvenog i naučno-referentnog aparata na njih vrši se prema aktu.

Sažetak

1. Nova Pravila su skup propisa koji pokrivaju sve glavne procese koje obavlja arhiv organizacije:

• organizacija skladištenja dokumenata,
• arhiviranje dokumenata,
• arhiviranje dokumenata
• korišćenje arhivskih dokumenata.

2. Budući da su ova Pravila normativni dokument, moguće je da će se u procesu njegove primjene u praksi pojaviti potreba za metodološkom dopunom dokumenta (izrada preporuka, metodoloških preporuka o Pravilima u cjelini ili pojedinačno). odeljci Pravila).

3. Osnovna fundamentalna razlika između novih Pravila i drugih dokumenata je u tome što su ova Pravila normativni dokument. Osnovna pravila iz 2002. godine su savjetodavne prirode, Osnovna pravila iz 1985. su bila regulatorni i metodološki dokument. Iz tog razloga, nova Pravila su mnogo manjeg obima: sadrže samo one odredbe (pravila, zahtjeve) koje se moraju primjenjivati ​​bez izostanka. Sve ostalo - odnosno kako to učiniti - je na milosti arhivista.

4. Možemo reći da su zahtjevi postali manji. Smanjen je broj obaveznih obrazaca dokumenata. Ranije ih je bilo više od 40: u Osnovnom pravilniku broj 263 - 44 obrazaca, u Osnovnom pravilniku - 48, sada, u novom pravilniku - 30. To znači da arhiv može po potrebi koristiti svoje obrasce. U praksi je tako bilo.

5. Nova Pravila su fokusirana prvenstveno na organizacije koje su izvori nabavke državnih i opštinskih arhiva, ali to nije direktno precizirano u dokumentu, pa je ispravnije reći da su pravila upućena organizacijama koje imaju svoje arhiva.

Odobreno naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 5. septembra 1985. br. 263 (u daljem tekstu - Osnovna pravila iz 1985. godine). U stvari, oni su izgubili snagu objavljivanjem naredbe Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. br. 526, kojom su odobrena nova Pravila koja razmatramo u članku.

Događaji iz ekonomskog života organizacije sastavljaju se i uzimaju u obzir u primarnim, akumulativnim dokumentima, odražavaju se u izvještajima - poreznim, statističkim, odjelima. Kako se broj papirnih dokumenata i izvještaja gomila, postavlja se pitanje njihovog skladištenja. Kako pohraniti dokumente u arhivu organizacije? Koji su rokovi čuvanja dokumenata? Kako sklopiti ugovor sa arhivom treće strane i uzeti u obzir arhivske troškove u računovodstvenom sistemu? Je li ova usluga uvijek besplatna? O tome će biti riječi u ovom članku.

Opšti principi za organizovanje arhiviranja u Rusiji i uslovi za čuvanje dokumenata

Rad sa arhivskom dokumentacijom regulisan je Saveznim zakonom broj 125 od 22. oktobra 2004. godine. Po njemu se formiraju arhivi:

• vladine agencije, lokalne samouprave;
• kompanije.

Savezni zakon ih obavezuje da osiguraju sigurnost dokumentacije, uklj. što se tiče platnog spiska, tokom čitavog perioda skladištenja (član 17-1 Saveznog zakona br. 125). Rokovi skladištenja su takođe utvrđeni Saveznim zakonom br. 125, nekoliko njegovih članova. Liste navedene u tekstu Federalnog zakona, s naznakom perioda čuvanja dokumenata, objavljuju Federalni arhiv, vladine agencije i Banka Ruske Federacije. Primjer: Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 558 od 25.08.2010., koja sadrži sažete informacije o rokovima skladištenja. Akcionarska društva podležu "Pravilniku" koji posebno reguliše postupak i trajanje čuvanja dokumenata Kompanije. Ovaj normativni akt je odobren Uredbom br. 03-33 / ps. Federalna komisija za vrijednosne papire Ruske Federacije od 16.07.2003

Uslovi skladištenja BU dokumentacije podležu Federalnom zakonu br. 402 od 06-12-11, NU - Poreski zakonik Ruske Federacije.

Prilikom određivanja roka čuvanja dokumenata organizacije, uzima se u obzir nekoliko ključnih tačaka:

1. Dokumenti koji se odnose na platni spisak (izdati prije 2003. godine) čuvaju se najmanje 75 godina.
2. Dokumenti koji se odnose na platni spisak (izdati nakon 2003. godine) čuvaju se najmanje 50 godina.
3. Kadrovska dokumentacija, odnosno satnice, putne potvrde, spiskovi zaposlenih i sl. - 5 godina.
4. Dokumenti o zdravlju i sigurnosti, tj. Liste za izdavanje LZO, dnevnike brifinga, dokumentovane industrijske nezgode, spiskove radnika u opasnim uslovima proizvodnje - od 12 meseci. do 75 godina.
5. Godišnje računovodstvo i slično izvještavanje FSS - stalno. Kvartalno izveštavanje FSS - 6 godina.
6. Prijavljivanje Fondu PIO - od 6 godina do 75 godina po osobi. računovodstvo.
7. Primarna računovodstvena dokumentacija, računovodstvena politika, izvještaji i registri NU, podaci o prihodima fizičkih lica. osobe - 5 godina.
8. Računi - 4 godine.

Arhiva kompanije i arhiva trećih lica

Dokumenti koji imaju trajni rok čuvanja i privremeni, ali stari više od 10 godina, prenose se u arhivu kompanije. Završeni predmeti se prenose prema njihovom opisu. Prilikom slanja predmeta u arhivu treće strane (najčešće je to državna ili opštinska institucija), uz njih se prilaže:

• pismo veze sa zahtjevom upućenom njegovom rukovodiocu, u kojem se navodi broj predmeta i njihov posljednji datum;
• opisi u 3 primjerka;
• istorijska referenca kompanije (samo pri prvom kontaktu);
• potvrdu, kojom se po potrebi utvrđuje nepotpuna sigurnost predmeta ili pojedinačnih dokumenata u njima.

Predmeti se predaju po aktu prema opisima. Nakon položenog ispita, predmeti se prihvataju u arhivu na čuvanje.

Dogovor sa arhivom

Arhiva treće strane, kao i organizacija, su pravna lica. Njihov odnos je formalizovan ugovorom (sporazumom). Dokumenti od društvenog, istorijskog značaja, predati „na stranu“, čuvaju se o trošku državnih sredstava, a dokumenti preduzeća koje ne želi ili nije u mogućnosti da čuva na svojoj teritoriji se plaćaju.

• kako se formira nomenklatura prenesenih predmeta i kako se usklađuje;
• ko osigurava selekciju, pripremu i prenos predmeta, ko ih dovodi u uredno stanje (obično je to odgovornost kompanije);
• ko vrši pregled dokumentacije (obično je to u nadležnosti arhive);
• kakav je sastav komisije koja kontroliše prenos predmeta;
• u kojem obliku se prenose slučajevi (pomoću kontejnera, u paketima) itd.

Državne, opštinske arhivske ustanove u ugovoru navode da su dokumenti od javne ili istorijske vrednosti. Formulacija može biti sljedeća: „Ovaj ugovor reguliše odnose strana u procesu prenosa dokumenata koji proizilaze iz aktivnosti „Organizacije“ u „Arhiv“, kao i njihovu kasniju upotrebu u naučne, praktične i druge svrhe ." Na osnovu prethodnog stava, u ugovoru je upisan upis „besplatno skladištenje“ ili slično po značenju. Dakle, učesnici u odnosima u oblasti arhiviranja poštuju uslove Saveznog zakona br. 125, čl. 17-1.

Ako kompanija nije likvidirana, nije zatvorena, ali nije moguće čuvati dokumente na njenoj teritoriji, oni se predaju "na stranu" na plaćenoj osnovi. Kako bi se smanjili troškovi u ugovoru sa arhivom, preporučljivo je ne navoditi određeni period za čuvanje datoteka. Formulacija bi mogla biti: „Dokumenti se arhiviraju na zahtjev organizacije. Nakon isteka roka (godine), dokumenti se uništavaju.

Računovodstvo troškova čuvanja dokumenata i registara

Troškovi čuvanja dokumenata u vlastitoj arhivi preduzeća najčešće se naplaćuju na račun 26 „Opšti troškovi poslovanja (OPP)“. Takvi troškovi mogu uključivati:

• plaćanje komunalija;
• renoviranje prostorija;
• plaćanja zakupa ako zgradu iznajmljuje organizacija;
• plate sa odbicima za zaposlene itd.

Ožičenje:

• Dt 26 Kt 60, 76– računi za komunalije, plaćanje zakupnine;
• Dt 26 Kt 23, 10, 70, itd. računi troškova (ili 60, 76)- u zavisnosti od toga da li se popravka vrši samostalno ili od strane organizacije treće strane;
• Dt 26 K 70, 69, 68- plata sa odbitcima, ako je u arhivi evidentiran poseban službenik;
• Dt 19 Kt 60, 76- evidentirano za usluge trećih lica;
• Dt 68 Ct 19– odbitni PDV za usluge trećih lica;
• Dt 60 Kt 51, 50– plaćanje usluga trećih lica.

Imajte na umu da organizacija također može samostalno izvršiti popravke o trošku stvorenog fonda za popravke. Tada će linije biti ovako:

• Dt 26 Kt 96- mjesečni doprinosi fondu;
• Dt 96 Kt 23, 10, 70, itd.- stvarni trošak popravke arhive.

Za obračun usluga arhive treće strane koristi se račun 97 „Odgođeni troškovi“:

• Dt 97 Kt 60, 76- troškovi arhivskih usluga evidentiraju se u računovodstvu;
• Dt 60, 76 Kt 51– platili troškove arhivskih usluga;
• Dt 26 Kt 97- dio troškova skladištenja je uključen u troškove.

Dio troškova koji se uračunava u troškove na mjesečnom nivou obračunava se na osnovu naloga rukovodioca sa naznakom perioda otpisa troškova arhivskih usluga (npr. 12 mjeseci).

U poreskom računovodstvu, „arhivirani“ troškovi se klasifikuju kao direktno povezani sa proizvodnjom i prodajom proizvoda, kao troškovi upravljanja (član 264-1 Poreskog zakona Ruske Federacije, stav 18). Iznosi su uključeni u kalkulacije za potrebe NU.

Treba imati na umu da prema čl. 149-2 Poreskog zakona Ruske Federacije, st. 6, arhivske usluge ne podliježu PDV-u, stoga nije potrebno izuzeti iznos poreza iz troškova.

Glavna stvar

1. Obaveza čuvanja dokumenata u skladu sa rokovima dodijeljena je arhivskoj službi preduzeća i državnom (opštinskom) arhivu.
2. Ako preduzeće više ne može da ispunjava zahtjeve federalnog zakona, na primjer, zbog likvidacije, dokumenti od društvenog i istorijskog značaja prenose se u državni arhiv.
3. Možete koristiti i instituciju treće strane ako nije moguće pohraniti datoteke na teritoriji postojeće organizacije.

Čuvanje dokumenata u Arhivu OSG prati kontrola kretanja svakog nosioca informacija na svakom koraku. Zahvaljujući tome, brzo pronalazimo dokumente na vaš zahtjev, dostavljamo original u vašu kancelariju ili skeniranu kopiju putem elektronske arhive. Ne morate plaćati radno vrijeme zaposlenih utrošeno tražeći dokumente.

Skladištenje dokumenata u Arhivu OSG ograničava pristup podacima svih neovlašćenih lica.Arhiva OSG je opremljena po međunarodnim i GOST standardima, što omogućava dugotrajno čuvanje dokumenata. Čuvanje dokumenata u OSG-u siguran je način čuvanja dokumenata decenijama.

Zašto vam je potrebno arhivsko skladištenje dokumenata?

Čuvanje dokumenata u Arhivu - mogućnost oslobađanja prostora za ono što je važno za poslovanje, uz uštedu novca.

Uštede na iznajmljivanju prostora

Skladištenje dokumenata u kancelariji, prema statistici, zauzima do 20% poslovnog prostora. Premještanjem dokumenata u arhivu OSG-a za skladištenje, oslobađate do 20% iznajmljenog prostora, a možete ga odbiti, smanjujući troškove zakupa, ili iskoristiti ovaj prostor na kvalitetan način, opremivši ugodan prostor za klijente ili radna mjesta za svoje nove zaposlenima.

Ušteda na traženju dokumenata

Čuvanje dokumenata u Arhivu OSG vrši se uz kontrolu kretanja dokumenata u svim fazama. Registracijom svakog kretanja dokumenata uvijek znamo gdje se nalazi dokument koji vam je trenutno potreban, a na zahtjev dostavljamo original dokumenta u Vašu kancelariju ili skeniranu kopiju putem e-Arhive. Ne morate trošiti vrijeme na traženje dokumenata, a plaćajte radno vrijeme zaposlenih utrošeno na traženje pravog dokumenta.

Sigurno skladištenje dokumenata i zaštita podataka

Arhiv dokumenata OSG opremljen je u skladu sa GOST-om i međunarodnim zahtevima za organizaciju arhiva. Pristup svakoj arhivi i sistemu računovodstva kutija je strogo ograničen. Ovo osigurava visok nivo sigurnosti dokumenata i povjerljivosti podataka. Čuvanje dokumenata u profesionalnoj OSG arhivi pomaže vam da ispunite zahtjeve sigurnosti informacija.

Usklađenost

Na uslove čuvanja dokumenata, rok čuvanja dokumenata, pribavljanje arhivske dokumentacije i dr. zahtjevi su napravljeni u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije. Visokokvalifikovani arhivisti OSG-a pomoći će vam da pravilno i ekonomično organizirate skladištenje dokumenata u arhivu, poštujući trenutni regulatorni okvir Ruske Federacije.

Kako pravilno organizovati skladištenje dokumenata u Arhivu?

Za brz i tačan rad sa dokumentima organizujemo sve faze obrade dokumenata: od pakovanja u arhivske kutije do predaje dokumenata u državni arhiv.

Video o pohranjivanju dokumenata u OSG

OSG Records Management je najveća arhivska kompanija u Rusiji i zemljama ZND. Opremili smo za vas 50 Arhiva, pogledajte kako čuvamo vaše dokumente u videu.

Pravila arhivskog kancelarijskog rada sadrže ključne uslove za rad sa papirima i materijalima koji nisu uključeni u tekuću delatnost preduzeća. Formulisani su u skladu sa postojećom regulativom o obimu obrade, sumiranja i čuvanja informacija. Ključni koncepti koji se koriste u okviru aktivnosti su utvrđeni od strane GOST-a o radu arhivskog ureda. Prilikom njihovog sastavljanja uzeta su u obzir savremena dostignuća u korišćenju tehničkih sredstava i napredne informacione tehnologije. Razmotrimo dalje osnove rada arhivske službe.

Obim distribucije

Za poslove arhivske službe nastupaju u odnosu na državne institucije. Oni su takođe obavezni za komercijalna preduzeća koja obavljaju određene vrste poslova. Konkretno, propisi su na snazi ​​u smislu obezbjeđivanja opisa, računovodstva, čuvanja i korišćenja dokumentacije iz Arhivskog fonda Ruske Federacije, koja je klasifikovana kao državna svojina.

Pododjeljci preduzeća koja se bave filmskim, fono, video, fotografskim materijalima, kartografskim, naučnim, tehničkim, telemetrijskim informacijama rukovode se utvrđenim odredbama u pogledu planiranja i izvještavanja.

Obaveza i pravo formiranja arhiva u organizacijama za privremeno čuvanje dokumentacije VS RF predviđena je Osnovama industrijskog zakonodavstva (od 1993.), Pravilnikom (od 1994. i 1998. godine). Regulatorni okvir čine i pravni akti od regionalnog značaja. Pravila o kojima je reč ne važe za dokumente koji su regulisani Saveznim zakonom br. 5485-1 i predsedničkim dekretom br. 1203 od 30. novembra 1995. godine.

Akvizicija

To je sistematsko dopunjavanje dokumentarne baze odjeljenja preduzeća. Berba uključuje definiciju:

1. Izvori.
2. Sastav materijala koji se prihvata.

U okviru ove aktivnosti vrši se i direktan prenos dokumenata u arhiv. Izvori su:

1. Poslovni odjeli.
2. Pojedinci.
3. podređene strukture.

Sastav materijala

Uputstvom o radu arhivske službe utvrđeno je da se nabavka vrši sa predmetima privremenog (više od 10 godina) i trajnog čuvanja. Informacije o osoblju su također sažete. Predmeti sa rokom trajanja manjim od 10 godina po pravilu se ne prenose u arhiv. Oni se nalaze u odgovarajućim odeljenjima preduzeća. Na kraju perioda skladištenja, takvi slučajevi su podložni uništenju. Podaci individualne prirode prenose se na zahtjev vlasnika. Nakon toga se šalju u državni arhiv na trajno održavanje. Materijali prethodnih preduzeća i likvidiranih podređenih struktura takođe su predmet prenosa.

Upravljanje arhivskom dokumentacijom i nomenklatura

Ovlašćeni radnici koji rade sa informativnim materijalima preduzeća sastavljaju sistematsku listu predmeta. To se zove nomenklatura. Kada se formira, naznačeni su materijali. Uputstvom o radu arhivske službe nalaže se nadležnoj jedinici da prati i pomaže službi podrške u sastavljanju nomenklature. Sistematizovana lista služi kao osnova za formiranje inventara informativnog materijala za trajno i privremeno (do 10 godina) skladištenje. Nomenklatura je ujedno i glavni računovodstveni dokument. Koristi se za registraciju predmeta privremenog skladištenja, uključujući i one sa periodom manjim od 10 godina. Šema sistematizacije utvrđena nomenklaturom može se koristiti pri izradi kartoteke za izvršene akte.

Klasifikacija

Vođenje arhivske dokumentacije vrši se prema tri vrste nomenklature:

1. Tipično.
2. Približno.
3. Pojedinac (za određeno preduzeće).

Prvi određuje sastav materijala formiranih u ustanovama istog tipa. Standardna nomenklatura se smatra normativnim dokumentom. Približna sistematizacija određuje približan sastav informativnog materijala za preduzeća na koja se primjenjuje, navodeći indekse. Ima preporučljivi karakter. Ove vrste sistematizacije koriste se u formiranju pojedinačne nomenklature i prenose se na nju bez promjena.

Karakteristike pripreme

Dokumenti o poslovima arhivske službe preduzeća sistematizovani su u utvrđenom obliku u skladu sa nomenklaturama strukturnih odjeljenja. Potonji moraju biti dogovoreni i potpisani od strane lidera.

Nomenklatura preduzeća je sastavljena na zajedničkom obrascu. Ovjerava ga rukovodilac arhive ili odgovorno lice, a potpisuje rukovodilac službe za podršku ili od njega ovlašteni službenik. Nomenklaturu mora odobriti stručna komisija, nakon čega je odobrava direktor preduzeća. Nakon sprovođenja ovih procedura, rukovodiocima strukturnih odjela preduzeća dostavljaju se izvodi iz relevantnih odjeljaka.

Nomenklatura za narednu godinu formira se tokom posljednjeg kvartala tekućeg perioda. Usklađivanje se vrši najmanje jednom u 5 godina. Kada se struktura i funkcije preduzeća promene, formira se nova nomenklatura.

Procedura za sastavljanje predmeta

Formiranje je grupisanje izvršenih akata u skladu sa nomenklaturom. Arhivsko-kancelarijski rad organizacije obuhvata sistematizaciju informativnog materijala u skladu sa nazivima fascikli. Grupisanje instanci dubleta i drafta nije dozvoljeno. Izuzetak su posebno vrijedni prijevoznici. Zabranjeno je stavljati papire za vraćanje u fascikle.

Upravljanje arhivskom evidencijom vrši se centralizovanim radom sa građom od strane službe informacione podrške, a decentralizovanim radom, kako strukturnih odeljenja tako i gore navedenih odeljenja. Grupisanje se vrši pod neposrednim nadzorom osoba odgovornih za sigurnost nosilaca podataka. Po potrebi mogu se uključiti i zaposlenici Državnog arhiva.

Ključni zahtjevi

Upravljanje arhivskom evidencijom vrši se u skladu sa zahtjevima podzakonskih akata. Prilikom kreiranja foldera sa, morate se pridržavati sljedećih zahtjeva:

1. Materijali za privremeno i trajno skladištenje grupisani su posebno.
2. Fascikla sadrži po jedan primjerak svakog rada.
3. Fascikla mora sadržavati materijale za jednu kalendarsku godinu. Međutim, postoje izuzeci od ovog pravila. To uključuje:

• lični dosijei koji se formiraju za sve vreme rada odgovarajućeg zaposlenog;
• materijali izbornih struktura i stalnih komisija pri njima, poslaničkih grupa, sistematizovani u periodu njihovog saziva;
• radovi obrazovnih ustanova, sastavljeni i grupirani u toku školske godine;
• pozorišni materijali koji karakteriziraju aktivnosti za sezonu;
• anamneza itd.

Fascikla ne smije sadržavati više od 250 stranica debljine ne veće od 4 cm.

Grupisanje upravnih akata

Arhivsko-kancelarijski rad podrazumeva sistematizaciju različitih vrsta informacionih medija. Oni takođe uključuju propise. Grupirani su prema vrsti i kronologiji s primjenama:

1. Propisi, povelje, odobrene administrativnim aktima, djeluju kao aneksi njima. Grupiraju se zajedno. Ako su odredbe, uputstva, povelje usvojeni kao samostalni akti, sistematizovani su u posebne predmete.
2. Nalozi viših struktura i odluke o njihovom sprovođenju grupišu se prema oblastima rada preduzeća.
3. Nalozi koji se odnose na osoblje sistematizovani su prema rokovima skladištenja. Uz veliku količinu informativnog materijala, preporučljivo je posebno grupirati akte koji se odnose na različite aspekte rada kompanije.
4. Nalozi u ključnoj oblasti aktivnosti sistematizovani su odvojeno od kadrova. Na primjer, nalog za arhivsko-kancelarijski rad se unosi u jednu fasciklu, a po imenovanju šefa nadležnog odjeljenja - u drugu.
5. Odobreni limiti, izvještaji, procjene, naslovne liste, planovi itd. grupisane odvojeno od projekata po njima.
6. Sređivanje dokumenata u ličnim dosijeima vrši se po redoslijedu njihovog prijema.
7. Lični računi zaposlenih po platama sistematizovani su u posebne fascikle. Oni su raspoređeni po abecednom redu.
8. Prigovori, prijedlozi, izjave građana u vezi sa radom preduzeća, dokumentacija za njihovo razmatranje i realizaciju grupišu se odvojeno od žalbi pojedinaca o ličnim pitanjima.
9. Prepiska se obično sistematizira za kalendarski period hronološkim redom. Odgovori se nalaze iza pitanja. U slučaju nastavka korespondencije o posebnoj temi, započete u prethodnoj godini, dokumenti se uključuju u fasciklu tekućeg perioda. U ovom slučaju je naznačen indeks slučaja iz prethodne godine.

Registracija nosilaca informacija prihvaćenih za skladištenje

Rad arhivskog biroa daje niz uputstava za strukturne odjele koji rade na papirnim aktima. Registracija prijevoznika može biti djelomična ili potpuna. Zavisi od perioda skladištenja. Potpuna registracija se vrši u odnosu na dokumente privremenog (više od 10 godina), trajnog sadržaja, kao i kadrovske akte. To podrazumijeva:

1. Fascikla za povez/uvezivanje.
2. Numeracija listova.
3. Kreiranje stranice za verifikaciju.
4. Formiranje internog inventara po potrebi.
5. Pojašnjenja detalja. Mogu se odnositi na naziv preduzeća, registarski broj fascikle, rokove i tako dalje.

Materijali za privremeno skladištenje, uključujući i one sa periodom manjim od 10 godina, obrađuju se djelomično. Dakle, dozvoljeno je ne slagati papire u fasciklu, ne numerisati listove, ne praviti certifikacijske natpise.

Nijanse

Arhivsko kancelarijski rad je vrsta djelatnosti u kojoj stručnjaci osiguravaju ne samo sigurnost informativnih medija, već i mogućnost rada s njima ako je potrebno. Za to su akti koji čine fascikle opšiveni sa četiri uboda u kartonsku koricu. Dozvoljeno im je i uvezivanje, uzimajući u obzir mogućnost čitanja tekstova, rezolucija, datuma, vize u svim listovima.

U pripremi za grupisanje uklanjaju se svi metalni zatvarači. Materijali namijenjeni trajnom čuvanju i koji se sastoje od posebno vrijednih ili neformatiranih akata nalaze se u zatvorenim fasciklama sa tri preklopa sa vezicama ili u posebnim kutijama.

Ako se u predmetu nalaze nepotraženi dokumenti lične prirode (radne knjižice, uvjerenja, vojne knjižice i sl.), oni se stavljaju u posebnu kovertu i u nju polažu sa ostatkom materijala. Na kraju fascikli treba da bude prazan list svedoka. Na početku fascikle nalazi se obrazac za interni popis. Kako bi se osigurala sigurnost i red radova, svaki list je numerisan arapskim brojevima. Ovo pravilo se ne primjenjuje na stranicu certifikata i obrazac inventara. Broj je upisan olovkom u gornjem desnom uglu.

Verifikacioni list

Sastavlja se na propisan način. Označeno je riječima i brojevima:

1. Broj listova sa numeracijom.
2. Broj stranica internog inventara.

Certifikacijski list također navodi specifičnosti numeracije. Posebno se utvrđuje prisustvo slovnih indeksa, kodova koji nedostaju, brojeva stranica sa zalijepljenim fotografskim materijalom, stranica velikog formata itd. Osim toga, list ukazuje na prisutnost štampanih brošura u fascikli, ako nisu označene u glavnoj numeraciji. Certifikacijski list potvrđuje sastavljač. Naknadne promene stanja i sastava fascikle treba da budu zabeležene u njemu sa osvrtom na relevantne akte. Nije dozvoljeno vađenje ovjerenog lista na naslovnoj strani fascikle ili na praznoj stranici posljednjeg dokumenta u njemu.

Interni inventar

Formira se za čuvanje i snimanje informativnih materijala privremenog (više od 10 godina) i trajnog sadržaja. Interni popis se sačinjava i za predmete koji su nastali na osnovu vrsta dokumenata, u čijim se naslovima njihov sadržaj ne otkriva. Obrazac mora sadržavati podatke o serijskim brojevima akata u fascikli, indekse, naslove, datume i brojeve stranica.

Završni unos je priložen internom inventaru. Brojkama i slovima označava broj dokumenata koji su u njemu uključeni, kao i broj listova koji ga čine. Prevodilac odobrava interni inventar. Ako je fascikla uvezana ili ukoričena bez obrasca, onda se sastavljeni list lijepi na unutrašnju stranu prednje korice.

Promjene u sastavu materijala u fascikli treba da se odraze u polju "Napomene". To se posebno odnosi na povlačenje, zamjenu papira kopijama, ubacivanje dodatnih dokumenata u fasciklu. Istovremeno se stavljaju veze sa relevantnim aktima. Po potrebi se može formirati novi generalizujući zapis za interni inventarni list, kao i ovjerni natpis fascikle.